¿Quieres invertir en una herramienta para gestionar tus proyectos? ¿Cómo selecciona el software de gestión de proyectos adecuado para usted?
Ya sea a pedido de su gerente, una elección personal o una moda pasajera, es posible que se pregunte si no aumentaría su productividad con la ayuda del software. La gestión de un proyecto puede ser una tarea sencilla, fácil y rápida de completar durante el día, hasta el proyecto que requiere una gran inversión y una buena organización.
La primera pregunta que debe hacerse antes de invertir en una herramienta de este tipo es: " ¿Cómo elegimos el software de Gestión de Proyectos que mejor se adapta a nuestras necesidades? "
Definición de necesidades (o redacción de especificaciones)
Se puede desarrollar un análisis funcional de la necesidad para elegir mejor un software de gestión de proyectos. Debes definir la utilidad de tener esta herramienta. También hablamos de una función de uso.
- ¿Qué debería hacer el software de gestión de proyectos? - Describe todas las características que esperas.
- ¿Cuáles son las limitaciones a las que me enfrento? - Desarrollar lo que requiere una aplicación de gestión de proyectos.
- - ¿Satisfará mis necesidades / expectativas? ¿A mis colaboradores? Mis clientes ?
- - ¿Puedo usarlo en una o más computadoras?
- - ¿Puedo (o necesito) usarlo sin conexión?
- - ¿Cómo puedo utilizar los datos?
- - ¿Puedo hacer una extracción para compartir los datos con un colaborador que no tiene el software?
- etc.
Pueden expresarse otras necesidades secundarias. Solo debes ingresarlos en los entregables de tus especificaciones.
Las principales características de un software de gestión de proyectos
Dependiendo de la solución elegida, es posible gestionar todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto . Algunos incluso ofrecen la posibilidad de gestionar una cartera de proyectos.
Identificación y programación de tareas
La gestión de tareas es una función central . Cuando empezamos a planificar un proyecto, lo primero que nos preguntaremos es la viabilidad en el tiempo.
Con los características de planificación de proyectos , es fácil establecer una ruta crítica a partir de una lista de tareas pendientes.
La herramienta de planificación de tareas también proporciona una visualización rápida (ejemplo de diagrama GANTT) sobre las actividades actuales y futuras para un seguimiento eficaz del proyecto.
Algunas aplicaciones facilitan la organización de tareas mediante un sistema Kanban. Como se puede encontrar en el popular software gratuito de gestión de proyectos Trello.
Administracion de recursos
Agregue a eso los recursos. ¿Quién debe gestionar qué tarea? Es posible asignar un recurso a una tarea que se debe realizar para identificar la carga de trabajo de cada una.
Gestión de informes
Otra función, después de cada reunión, cita o avance en un proyecto, es muy recomendable o incluso imprescindible emitir un informe.
Según un informe (Radicati Group, marzo de 2015), en las empresas se intercambian cerca de 122 correos electrónicos por empleado, por día.
Para evitar que su informe pase desapercibido en los sistemas de mensajería de sus colaboradores, el software de gestión de proyectos incluye páginas (espacio de trabajo personal o colaborativo) para escribir, compartir y modificar fácilmente estos informes. Esto evita un incesante intercambio de correos con la mención "Última actualización, tome nota" para la próxima reunión.
¿Alguna vez te has encontrado en una reunión con otros miembros del proyecto sin tener la misma información?
Trabajo en equipo
Software de gestión de proyectos también promueve el intercambio de datos desde una interfaz intuitiva transformándose en una plataforma colaborativa: almacenamiento y compartición de documentos relacionados con el proyecto (gestión documental), como hemos visto: informe elaborado por uno de los colaboradores, etc.
Para estar informado del avance del proyecto, tener los datos centralizados en un mismo lugar, interactuar con el resto de miembros del equipo, editar rápidamente informes y mediciones.
Panel de control e informes
Para conocer los resultados del proyecto y su avance, este tipo de software puede emitir rápidamente un informe en formato de panel . Esta transferencia de datos le permite extraer rápidamente ratios e indicadores sin tener que construirlos usted mismo. La gestión de proyectos se simplifica.
Pero también…
En el software de gestión de proyectos se integran otras funcionalidades como Budget, trazabilidad del avance del proyecto, gestión del tiempo (para evitar hojas de tiempo en Excel), así como la posibilidad de realizar un Return of Experience.
Existen muchas otras características, específicas de cada software de Gestión de Proyectos, que se pueden configurar para brindar una solución completa a sus necesidades.
Ofertas existentes
Soluciones de gestión de proyectos sin conexión
Llamado "desconectado", este modo no requiere una conexión a Internet para que funcione.
Sin embargo, el software deberá estar conectado de vez en cuando, de modo que haya sincronización de los datos para mantenerlos actualizados.
- La ventaja principal: el software se puede utilizar en un entorno donde la red no está disponible.
- El principal inconveniente: para un proyecto grande con una gran cantidad de interacciones, las actualizaciones no serán instantáneas y esto puede causar errores.
Software de gestión de proyectos SaaS
Hay un modo, SaaS "Software como servicio", en francés "Software como servicio".
Ejemplos de soluciones SaaS: Wrike, proyecto Genius
Se trata de herramientas web alojadas en un servidor externo a la empresa.
- La ventaja principal: Las soluciones de gestión de proyectos en línea permiten actualizaciones automáticas de datos en tiempo real, con fácil acceso en todas las computadoras y sin la necesidad de estar en la red corporativa interna.
- El principal inconveniente: el software no se puede utilizar sin conexión.
