En las profesiones de recursos humanos, los enfoques están evolucionando. La transformación digital afecta a todos, ya sea en nuestra vida personal o profesional.
RR.HH. no está al margen, ya que el 80% de los departamentos de RR.HH. indican que su función se ve afectada por los proyectos digitales.
Para seguir siendo productivo frente a la masa de datos a procesar, se vuelve esencial equiparse para automatizar los procesos de RR.HH. y desmaterializar miles de archivos.
Las tareas de informatización que más tiempo requieren cuando se gestionan manualmente con archivos (Excel, Word, correo electrónico o papel) son, sin duda, las entrevistas anuales de valoración.
Pero, ¿cuáles son los beneficios de la entrevista de evaluación computarizada? ¿Cómo formalizar la entrevista de evaluación con una herramienta HRIS? ¿Cómo utilizar los resultados de la evaluación en la gestión general de recursos humanos?
Luz sobre los diferentes tipos de entrevistas
Entrevista de evaluación anual (EAE), entrevista de evaluación individual, entrevista de desempeño … se dan varios nombres, a veces confusos, a esta reunión organizada en 8 de cada 10 empresas.
Suele tener lugar al final del año, pero se puede organizar con mayor o menor frecuencia, o incluso "continuamente", según la cultura de la empresa: cada 6 meses, cada año o incluso cada 2 años. A los ojos de la ley, no es obligatorio (excepto en el caso de aplicación del convenio o convenio colectivo). No debe confundirse con la entrevista profesional, que debe realizarse cada 2 años en empresas de más de 50 empleados (ver Código del Trabajo: artículo L6315-1).
Un momento importante en la gestión de los hombres y mujeres de la empresa, la entrevista anual se centra principalmente en dos puntos:
- Evaluación del trabajo del empleado durante el año pasado,
- Definición de objetivos y misiones para el año siguiente,
- Evaluación de habilidades,
- Colección de necesidades de formación
Para rentabilizar la compra o el alquiler de un HRIS, puede imaginarse el uso de estos servicios para otras entrevistas y procesos de recursos humanos:
- encuentro profesional,
- entrevista de evaluación,
- entrevista de carrera,
- mantenimiento al final del período de prueba o reanudación de la actividad,
- Evaluación de 360 °,
- entrevista de habilidades,
- revisión de personal …
Una solución para una mejor colaboración
Una plataforma HRIS con un portal de recursos humanos brinda una visión de la entrevista a todas sus partes interesadas. La mayoría de los HRMS actuales están en modo de "autoservicio". Cualquiera puede conectarse, con un nombre de usuario y una contraseña, a través de un navegador de Internet (no se requiere instalación en la PC), desde cualquier lugar. Para cada rol, sus derechos de acceso:
- el gerente puede completar los formularios de evaluación para cada uno de sus empleados,
- el empleado puede entonces consultar, comentar y validar su evaluación anual,
- RRHH tiene una visión general de la marcha de las campañas, puede acceder a las entrevistas de cada empleado y sobre todo hacer extractos de toda la población por temas muy concretos: necesidades formativas, deseos de desarrollo …
Concretamente, ¿cómo funciona una campaña anual de entrevistas con un HRIS?
Hay 3 ventajas principales en la informatización de sus entrevistas anuales:
- Centralizar, explotar y archivar información
- Mejorar el seguimiento y la gestión general de los datos para simplificar la gestión de recursos humanos.
- Establecer vínculos con otros procesos de RRHH: formación, competencias, retribución, movilidad, etc.
¿Cómo funciona en la práctica? Cada empresa tiene su propia forma de gestionar las entrevistas, por lo que es importante asegurarse de que el software de RR.HH. se adapte a sus hábitos de trabajo. Cada paso de su entrevista debe poder integrarse en su formulario computarizado.
Consultar los órganos de representación de los empleados (IRP)
En algunas empresas grandes, los IRP deben solicitar el despliegue de campañas de revisión anual.
Antes de la campaña de mantenimiento
Configurar la campaña de mantenimiento
La automatización del proceso aliviará a RR.HH. de una implementación engorrosa y que requiere mucho tiempo. Gracias al HRIS se ofrecerá automáticamente a los distintos actores de la operación un checklist de las tareas a realizar para el establecimiento de campañas. Por ejemplo :
- Verificación del organigrama, la definición de puestos.
- Actualización de funciones y habilidades
- Actualización de la guía de entrevistas para gerentes y empleados
- Actualización de soporte de mantenimiento de recursos humanos
- Lanzamiento de la campaña: definición del período, de la población afectada, etc.
Complete los formularios de evaluación
El gerente a cargo de las evaluaciones de su equipo creará la evaluación en la plataforma de forma rápida y sencilla. El va :
- evaluar a su empleado según diferentes criterios organizados en los formularios de evaluación: (logro de objetivos, conocimientos, saber hacer, habilidades, etc.)
- fijar metas,
- definir las necesidades de formación y los deseos de desarrollo.
Si no es posible evaluar al empleado frente a una computadora o tableta, se pueden imprimir las cuadrículas de entrevistas.
Informar al empleado
Los empleados deben ser notificados de este nombramiento. El software HRIS permite:
- informarles: a través de widgets destinados a la información de la empresa y / o RR.HH. en el portal de RR.HH.
- para invitarlos a sus entrevistas: enviando un correo electrónico de invitación,
- registre la reunión directamente en el horario del buzón para los empleados y el gerente.
Durante la entrevista
Recopilar comentarios
Durante la discusión, el revisor ingresará comentarios en el espacio dedicado. Por lo tanto, estas observaciones y notas se pueden argumentar y presentar al empleado para una mejor comprensión.
Identificar las necesidades de desarrollo e involucrar la capacitación.
Para ayudar al empleado a realizar mejor sus misiones, el gerente puede ofrecerle capacitación. Algunos HRMS se utilizan para gestionar todos los procesos de recursos humanos. La solicitud de formación se puede procesar en el módulo de gestión de formación, donde el empleado tendrá acceso a los catálogos de formación.
Gestionar deseos de desarrollo
Las soluciones de RRHH con cobertura global ofrecen la posibilidad de gestionar los deseos de desarrollo de los empleados. Suelen estar vinculados a la gestión de la estructura organizativa (geográfica, movilidad funcional, etc.) y / o competencias. La planificación de la fuerza laboral permite identificar puestos vacantes, estudiar la movilidad teórica con el fin de ofrecer a los empleados un desarrollo profesional acorde a sus aspiraciones y sus niveles de competencia.
Archivar la evaluación, enviar un informe, comparar
Colaborador, gerente, RRHH tienen acceso a la evaluación anual en su portal de RRHH. Allí se guarda y se puede analizar, comparándolo con los de años anteriores.
Durante la campaña de evaluación
Seguimiento de las evaluaciones RRHH podrá seguir las diferentes etapas de la campaña de entrevistas: validaciones por cada empleado, N + 1, N + 2, etc. El HRIS les permitirá ser alertados sobre indicadores relevantes como, por ejemplo, el número de evaluaciones validadas por departamento hasta la fecha. El HRIS enviará recordatorios automáticamente por correo electrónico. Visualizar vía reporting En su plataforma, RRHH tendrá la posibilidad de seguir notas de evaluación, deseos de desarrollo, formación, etc. Podrán visualizar la distribución de resultados y desempeño. Estos datos están disponibles en varias representaciones: tablas, gráficos, etc. Son exportables (Excel, Word, PDF, etc.) e imprimibles. Por su parte, el gerente también puede visualizar los resultados y mostrar los objetivos consolidados de todo su equipo.
Para ir más lejos
Evaluar a los evaluadores
Algunos proveedores de software de RR.HH. ofrecen aplicaciones que permiten que cada empleado sea evaluado por sus pares, subordinados, clientes internos, etc. y evaluar equipos entre ellos, son "evaluaciones de 360 °" o "retroalimentación de 360 °".
Analizar habilidades
La Planificación Avanzada de Empleos y Habilidades (GPEC) permite evaluar las habilidades contra los niveles requeridos y monitorear y consolidar los talentos.
Procesar revisiones salariales
Después de las entrevistas, algunos HRIS también permiten gestionar el proceso de revisión salarial: aumentos, bonificaciones, bonificaciones, etc. Los gerentes pueden ingresar propuestas de aumentos (correlacionados con las evaluaciones) que luego serán procesadas por la gerencia y RR.HH. El HRIS permite, entre otras cosas, a RR.HH. relacionar las distintas solicitudes de incrementos con el presupuesto planificado y analizar la nómina.
En conclusión, hoy los recursos informáticos a disposición de RR.HH., referentes a la gestión de la evaluación, ofrecen innumerables posibilidades para apoyarle en la gestión del capital humano de su empresa. Y tú, ¿crees que tienes las herramientas de RR.HH. necesarias para completar con éxito tus entrevistas anuales?
