La palabra "retroplanificación" se usa comúnmente en las empresas, pero ¿qué es exactamente? ¿Cuáles son las diferencias entre planificación y planificación retrospectiva? ¿Cómo construir un horario a partir de una fecha límite?
¿Qué es una retroplanificación?
A diferencia del cronograma clásico que se construye a partir de la fecha de inicio del proyecto, la planificación posterior, por su parte, se desarrolla a partir de la fecha de finalización del proyecto . Este es un método de planificación inversa. La mecánica sigue siendo la misma, es decir, el posicionamiento de hitos y tareas en un calendario. Sin embargo, el ensamblaje es diferente, incluso si el resultado visualizado en un diagrama de Gantt es similar.
En realidad, esta práctica es coherente con el ciclo de vida de un proyecto en el que el producto final se asocia generalmente con una fecha límite.
El método de planificación posterior se utiliza ampliamente para eventos, por ejemplo: organizar su participación en una feria comercial. La última fecha es inmutable por naturaleza.
Interés de la planificación retrospectiva
Esta eficaz herramienta tiene muchas ventajas como:
- Organice un proyecto con restricciones para respetar una fecha de entrega firme.
- Verifique su viabilidad en el tiempo asignado.
- Establezca un presupuesto en términos de tiempo para cada paso.
- Determine los recursos necesarios para cumplir con los plazos.
- Establezca cuándo comenzar el proyecto a más tardar (fecha límite).
¿Cómo construir una planificación retrospectiva?
Su implementación es simple y lógica. Incluye 2 fases: la preparación del contenido y la propia creación del horario.
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Preparar el contenido del proyecto a planificar
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Enumere las tareas del proyecto
Definir el trabajo a realizar para completar el proyecto. Use verbos en infinitivo para describir acciones, por ejemplo: "Construya un equipo". Puede comenzar con los objetivos generales del proyecto, dividirlos en subobjetivos y luego en tareas.
Nota: una herramienta para realizar este trabajo es la EDT. Le permite visualizar el proyecto en forma de estructura de árbol de tareas a realizar.
Es conveniente identificar cada tarea mediante una letra o algún otro código. También es necesario en esta etapa definir los gerentes asociados y los recursos necesarios.
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Estimar la duración de las tareas.
Este paso es importante, pero a menudo sigue siendo incierto. Con la experiencia, la estimación se vuelve más precisa. El hecho es que es imperativo evaluar la duración de cada tarea en términos de días, semanas, meses.
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Programar tareas
Empiece por colocarlos en orden cronológico. La mayoría de las tareas son secuenciales: una no puede comenzar hasta que se complete otra. Por ejemplo, un subcontratista no puede comenzar su trabajo hasta que se finalicen las especificaciones. Por lo tanto, es importante identificar claramente estas dependencias para posicionar las tareas en relación entre sí en el cronograma. La correcta sincronización de los elementos es un elemento clave en la consecución de los objetivos.
Lo ideal es utilizar la herramienta PERT que ofrece un método completo para definir dependencias e identificar la ruta crítica (pasos más largos que determinan la duración máxima del proyecto).
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Construye la retroplanificación
Contrariamente a la costumbre de empezar a planificar con el primer trabajo a realizar, Empiece por posicionar la fecha de entrega del proyecto. Luego el paso anterior, luego el anterior, etc. Es posible que se encuentre en una situación en la que no podrá ubicar las primeras tareas que debe completar. Entonces será necesario proceder al arbitraje para cumplir con los plazos. Este es el objetivo de esta planificación restringida: definir los medios correctos y el método correcto para lograr el resultado final.
¡Tenga cuidado de mantener un margen de maniobra para hacer frente a posibles peligros sin entrar en rojo!
Una práctica común es establecer el inicio de las tareas en función de la fecha objetivo. Ilustración con un ejemplo de planificación posterior para la organización de una reunión anual:
- - Reserva la sala 20 días antes de la reunión
- - Pedir comidas 15 días antes
- - Enviar invitaciones 10 días antes
- - Confirmar la agenda 7 días antes
- -etc.
La planificación se puede enriquecer añadiendo "a más tardar".
- - Reserve la habitación a más tardar 20 días antes
Ejemplo de planificación inversa simple para un proyecto de marketing
Tome el ejemplo de prepararse para participar en una feria comercial (muy simplificado) con fechas límite a más tardar
| Tareas |
D - 10 meses |
D - 7 meses |
D - 2 meses |
D - 3 semanas |
D - 2 semanas |
día D | Responsable |
| Reserva la cancha | Alain | ||||||
| Diseña el stand | Sylvie | ||||||
| Prepare herramientas comerciales (folletos, etc.) | Sylvie | ||||||
| Lanzar comunicación sobre nuestra participación en la feria (mailing, insertar en sitio web, redes sociales, etc.) | Sylvie | ||||||
| Organizar y formar al equipo que dirigirá el stand | Alain | ||||||
| Mostrar día |
Otra vista, más elaborada usando un diagrama de Gantt
Uso de software de gestión de proyectos y Excel
Algún software le permite facilitar la organización de los plazos : luego de ingresar el conjunto de tareas, su duración y dependencias, lo único que tienes que hacer es configurar la fecha de entrega y estas herramientas calculan automáticamente la fecha de inicio del proyecto, las fechas de inicio y finalización de cada tarea.
Estas características son muy interesantes cuando es necesario realizar ajustes (en cuanto a métodos, recursos, etc.) y observar los impactos.
También hay muchas utilidades de Excel listas para usar en Internet para crear su horario.
Se hace referencia a este archivo en: Planificación de proyectos: métodos y herramientas
