Cuando tienes que presentar un proyecto, un concepto en poco tiempo o palabras, liderar un brief o decidir en una emergencia, el gerente debe poder confiar en su espíritu de síntesis para comunicar información esencial / clave.
¿Qué es el espíritu de síntesis?
Es la capacidad de identificar, entre una gran cantidad de información, los elementos clave sobre un problema específico y restaurarlos de manera efectiva.
Dependiendo del objetivo - informar, explicar, reportar - y las expectativas / necesidades de los destinatarios de un resumen, este último puede contener diferentes tipos de información. Tener espíritu de síntesis supone así poder, en presencia de multitud de información diversa y variada, seleccionar los elementos más relevantes para presentarlos de forma lógica, clara y sucinta a un público previamente identificado.
Resumen, análisis y síntesis
El resumen consiste en hacer un resumen de lo dicho / escrito, sin aclarar realmente la importancia de la información transmitida. La idea es formular en pocas palabras, lo menos posible, un libro, un discurso, un artículo, etc. El resumen se apega a lo que se ha dicho / escrito, sin extrapolación ni información adicional alguna. Responde preguntas como:
- " ¿De qué trata este documento? "
- " ¿Cuál fue el contenido de esta reunión? "(redactando un informe)
- " ¿En qué consistió este taller / formación? "
El análisis se realiza desde "el exterior hacia el interior". Se parte de un aspecto general - un todo - para diseccionar cada uno de sus componentes específicos - las partes.
Responde preguntas como:
- " ¿Cuáles son los diferentes componentes de este todo? ",
- " ¿Cómo se comporta cada uno de estos elementos independientemente de los demás? "…
La síntesis se realiza "de adentro hacia afuera". Libera información general, un todo, a partir de varios elementos específicos diferentes, las partes. La idea es agrupar varios elementos que no tengan a priori ningún vínculo en torno a un mismo tema global. Además, para sintetizar, es posible recurrir a sus propios conocimientos, apoyando o complementando el resto de información recopilada.
Responde preguntas como:
- " ¿Cuál es el entorno / contexto general de este elemento? ",
- " ¿Cómo se comportan todos estos cuando se juntan? ",
- " ¿Cómo articular esta información para que constituya un todo? "
- " ¿Qué papel tiene cada elemento en relación con los demás? "…
¿Por qué es importante saber sintetizar?
En los negocios, tener un espíritu de síntesis es un activo importante, más aún cuando uno tiene que tomar decisiones, administrar empleados o comunicarse ampliamente.
- Ahorro de tiempo y eficiencia : vaya al grano, comprenda y haga que la gente entienda sin ahogarse en detalles,
- Paso atrás : distinguir entre hechos, opiniones y juicios,
- Comunicación fluida y eficiente : informe fiel sobre los intercambios y funcionamiento, información transmitida de manera eficiente, tono efectivo …
- Toma de decisiones informada : tener rápidamente una visión global de la situación para tomar una decisión adecuada,
- Mejor gestión de crisis : tenga en cuenta los diversos elementos importantes para encontrar rápidamente la mejor solución,
- Apoyo eficaz al cambio : tener en cuenta los diferentes impactos para elegir el mejor camino hacia el cambio …
¿Cómo desarrollar tu espíritu de síntesis?
Compilar información de manera eficaz no es innato. Sin embargo, con sentido común, algunos ejercicios regulares, un poco de método y práctica, es posible estimular su mente sintética.
Retroceder
- Sea objetivo, no se deje influenciar por sus propias creencias,
- Sea de mente abierta y creativa,
- Distinguir hechos de opiniones y juicios.
- Verificar la veracidad de la información recopilada,
- No querer devolver toda la información recopilada …
Leer / escuchar y tomar notas de forma eficaz
- Lectura rapida : lea de forma rápida y eficaz mediante la localización visual de palabras clave e información esencial.
- Toma de notas eficaz : tenga en cuenta los elementos clave que constituirán la síntesis según el objetivo final.
- Escucha activa : reformule lo que se ha dicho para asegurarse de que se entienda correctamente.
Saber recopilar y clasificar información
- Recoge los artículos correctos : datos relevantes relacionados con el objetivo, sentido común, verificación de información, lógica, conocimientos sobre el tema …
- Desnatar : clasificar la información recopilada - cifras, elementos clave, informativos, explicativos, innecesarios - (utilizando marcadores de diferentes colores, por ejemplo), distinguir entre datos esenciales, útiles e incidentales o incluso parásitos.
- Arquitecto : conecta información clave de forma lógica (hilo conductor, secuencia de pasos, metodología, etc.).
Comunicarse efectivamente
Recopile y proporcione información clara y relevante, ya sea:
- escrito : utilizar un vocabulario adaptado a sus interlocutores, escribir de forma legible, espaciar los párrafos, utilizar frases cortas, títulos y subtítulos significativos …
- oralmente : recopile la información correcta de las personas adecuadas, renderícela de manera óptima (use una hoja de notas en la que las ideas principales de su síntesis estén escritas de manera muy legible, así como algunas palabras clave), hable en voz alta y con la suficiente claridad para ser escuchado y entendió, ritmo y puntuar sus frases, utilizar un vocabulario adaptado …
Entrena y practica con regularidad
- Diviértete sintetizando cualquier tema, primero en unas pocas palabras (de 5 a 10 palabras), luego en unas veinte, luego en unas cincuenta … Un buen ejercicio es practicar la presentación de un proyecto en una sola frase que pueda ser entendido por un 5 año niño mayor.
- Resumir libros, redactar informes de reuniones,
- Impulsa tu creatividad: encuentra puntos de conexión entre temas aparentemente totalmente discordantes, conecta ideas a priori contradictorias, define un hilo conductor que conecte diversa información …
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