Estructurar sus días y formalizar unos benchmarks es una forma que tiene el gerente de ganar tiempo, eficiencia y disponibilidad, no solo para él, sino también para sus empleados.
¿Por qué planificar tu día?
Para el gerente, hay muchas ventajas en estructurar eficazmente sus jornadas laborales. De hecho, una planificación meticulosa le permite:
- ahorrar tiempo
- ganar en eficiencia
- ganar energía
- disminuir el estrés
- aumentar la disponibilidad para los empleados
- gestionar mejor lo imprevisto
Buenas practicas diarias
Hay varios buenos hábitos que debe adoptar para organizarse mejor en el trabajo. Podemos mencionar en particular:
- Tómate 15 minutos al día para hacer un balance del día por la mañana y echar un vistazo al día siguiente.
- Tenga a mano su plan diario para no perder de vista su día.
- Sea riguroso en su organización y respete su horario tanto como sea posible.
- Mantén actualizada tu agenda, valida las tareas realizadas, las citas realizadas …
- Evite que lo molesten cuando la tarea en cuestión lo requiera.
- Reserva momentos de tranquilidad para las tareas inherentes al rol de gerente.
- Deje tiempo para lo inesperado.
- Enumere las microtareas en orden de importancia y urgencia (utilice la matriz de Eisenhower, por ejemplo)
¿Cómo planificar tu día de forma eficaz?
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Analiza tus días durante una semana
Se trata de notar cómo se usa el tiempo durante el día. Es importante no limitarse al estudio de un solo día, sino realizar una auditoría personal durante una semana para tener una visión más precisa.
- Determinar la carga de trabajo diaria realmente alcanzable
- Identificar las tareas más productivas
- Identificar la pérdida de tiempo parasitaria
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Cree un cronograma que incluya el grado de prioridad de las tareas.
Una vez analizadas tus tareas, es importante ubicarlas en un solo horario, cuidando de asignarles un grado de prioridad (ver siguiente punto).
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Priorizar de manera efectiva
Determinar un grado de importancia y urgencia para cada una de sus tareas es fundamental para una organización eficaz. Para ello, la matriz de Eisenhower es ideal.
En efecto, permite clasificar - y por tanto posicionar juiciosamente - sus tareas según 2 ejes: importancia y urgencia, ofreciendo así una visión más clara de la obra:
- tareas importantes Y urgentes,
- tareas importantes, pero no urgentes,
- tareas sin importancia pero urgentes,
- Tareas sin importancia Y no urgentes.
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Agrupar tareas similares
Es interesante definir periodos de tiempo durante los cuales realizar el mismo tipo de tarea. Por ejemplo, reservar 2 o 3 veces al día para procesar correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar archivos, actualizar su diario, etc.
De hecho, si responder a los correos electrónicos a medida que surgen a veces puede ser un vector de eficiencia y tranquilidad, rápidamente puede convertirse en un verdadero freno a la concentración cuando tiene que concentrarse. Apóyese en un proyecto complejo en el que uno se ve constantemente perturbado. sus reflexiones. En este caso, se recomienda cambiar su teléfono inteligente al modo silencioso, desactivar las notificaciones de nuevos correos electrónicos y otros en su computadora y cambiar su línea telefónica a otro conjunto (de acuerdo con el contacto vinculado a este conjunto, por supuesto).
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Evita dispersar
A menos que sea absolutamente necesario trabajar en varios archivos al mismo tiempo, se desaconseja encarecidamente pasar de un proyecto a otro o pasar de una tarea a otra sin completar ninguna. De hecho, postergar las cosas porque tal o cual tarea es desagradable, por ejemplo, es contraproducente. Es mejor obligarse a realizar este tipo de tarea por la mañana para deshacerse de ella rápidamente y pasar a un trabajo más interesante.
Obligarse a completar cualquier tarea planificada antes de pasar a la siguiente sin distraerse o ceder a la facilidad de la postergación es una regla que es esencial respetar, excepto en una emergencia.
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Asignar duraciones a sus tareas
Cumplir eficazmente el propio horario con las tareas a realizar requiere inevitablemente asignar una duración específica a cada una de ellas y ceñirse a ellas tanto como sea posible. Un ejercicio que a veces puede resultar más difícil de lo que parece.
Un consejo para limitar la pérdida de tiempo y energía es no subestimar ni sobrestimar el tiempo que debe asignarse a cada elemento de su lista de tareas pendientes. Igualmente importante: saber cómo manejar las interrupciones (ver más abajo) y decir que no cuando sea necesario.
El método Pomodoro también puede resultar una herramienta eficaz. Esta técnica permite concentrarse intensamente en una tarea a la vez durante 25 minutos sin ser molestado por eventos externos.
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Establecer metas personales
Definir metas personales (idealmente usando el método SMART) y escribirlas en su diario es una buena manera de planificar sus días de manera efectiva. De hecho, si tener en cuenta tus objetivos no es suficiente para motivarte a alcanzarlos, anotarlos en tu agenda diaria te obliga a tenerlos a la vista y aumenta la motivación para alcanzarlos.
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Planifica para lo inesperado
En cualquier organización personal, por meticulosa que sea, lo imprevisto, urgente o no, puede surgir en cualquier momento e interrumpir todo un horario. Por lo tanto, es esencial reservar espacios de tiempo en su agenda durante los cuales estar completamente disponible para sus empleados que lo necesiten o para manejar una emergencia con relativa calma sin interrumpir completamente su horario.
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Tómese un tiempo para los descansos
Es fundamental permitirse respirar entre 2 tareas, para tomar un poco de aire fresco de vez en cuando. Por ejemplo, cuando ha pasado dos horas intensas trabajando en un proyecto y progresando según lo planeado (es decir, una vez que se han alcanzado sus metas personales para el día para ese proyecto), es importante tomarse unos minutos para recargar las baterías. Antes de mudarse sobre.
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Conoce tus límites y delega
Querer manejar todo solo es una herejía para un gerente. Para gestionar eficazmente su equipo y lograr los objetivos establecidos, debe poder delegar las tareas adecuadas en la persona adecuada en el momento adecuado. Asimismo, no tiene prohibido buscar asesoramiento o subcontratar un elemento del que no tenga pleno conocimiento.
Conocer sus límites es una de estas cualidades importantes que debe dominar, al igual que confiar en sus empleados y delegar de manera efectiva.
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Manejar interrupciones y otras distracciones
Varias notificaciones (correos electrónicos, mensajes, redes sociales, etc.) son todos pequeños elementos disruptivos que afectan la productividad. Por lo tanto, durante el día, es aconsejable saber cómo apagar todos estos "sonidos" para poder concentrarse mejor en la tarea en cuestión.
Además, cuando surge una emergencia, es fundamental saber manejar tus emociones para no agobiarte y perder todas tus habilidades.
Consejo: reserve momentos específicos durante el día dedicados exclusivamente a ver y procesar correos electrónicos, mensajes, etc.
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Sea riguroso en su organización
El último consejo, pero no el menos importante, es ser riguroso en mantener su agenda y respetar su organización.
Este archivo está referenciado en: Organización del gerente: saber organizarse para ganar en eficiencia - Gestión del tiempo: eficiencia, productividad y serenidad
