El éxito de un proyecto depende de una definición clara y precisa de los roles y responsabilidades de cada actor. Aquí es precisamente donde entra en juego la Matriz RACI. Aprenderás a través de esta práctica ficha cómo utilizar esta herramienta.
Definición de RACI
Quién hace qué ? ¿Quién es responsable de esta parte? … ¡Preguntas frecuentes cuando el proyecto ya está lanzado!
Esta herramienta proporciona una respuesta muy operativa para visualizar la distribución de roles de un vistazo.
El nombre de esta matriz es un acrónimo:
- R - Responsable - se da cuenta
- A - Responsable - supervisa e informa
- C - Consultado - él aconseja
- Yo - Informado - está informado
Estos son los roles adjuntos a un proyecto . Más adelante verá cómo vincularlos a las partes interesadas.
A veces te encontrarás con un acrónimo similar, el RASCI. La S correspondiente al rol de Soporte, un papel complementario que puede ser importante según la naturaleza del proyecto.¿Cuándo usar un RACI?
Esta matriz permite fácilmente saber quiénes son los participantes y cómo interviene cada miembro del equipo dentro del proyecto . Una herramienta de coordinación y comunicación especialmente relevante para proyectos complejos donde los riesgos de superposición son posibles. A veces es muy difícil saber quién es el responsable de un paso, un hito, una tarea, quién debe decidir … Cualquier arbitraje se vuelve delicado.
Tenga en cuenta que esta herramienta puede También se puede utilizar para definir los roles de los actores en un proceso o actividad. . Una forma muy práctica y operativa de describir lo que hacen las personas en una organización. Permite, de hecho, asegurar que cualquier actividad tenga un responsable.
Finalmente, puede usarse para delegar tareas. Todos conocen así su ámbito de acción y responsabilidad.
¿Cómo usar un RACI?
Se trata de construir una matriz de doble entrada con actividades en línea, tareas, acciones, hitos, entregables, etc. y en columna, los ponentes. Los roles y responsabilidades se indican en la intersección de filas y columnas.
Una pequeña aclaración: las partes interesadas mencionadas no son necesariamente personas físicas. La tabla puede mencionar entidades como departamentos, funciones o profesiones.
Basta entonces anotar el papel que desempeña cada ponente según las actividades. Lo que vuelve para completar las intersecciones de filas y columnas con una o más letras:
- EL MINISTRO - El término "responsable" es engañoso. Estas personas son responsables de llevar a cabo la tarea para la que están designadas. Están bajo la responsabilidad de una A. Lógicamente cada línea tiene al menos una R.
- A - Estos miembros son responsables de aprobar y validar las acciones. Informan sobre el perímetro encomendado. Estos son los verdaderos responsables. Tienen autoridad sobre las R. Cada acción debe tener una A y solo una.
- C - Generalmente son expertos que tienen experiencia en la tarea en cuestión. Proporcionan asesoramiento. El A es libre de seguirlos o no.
- I - Estas personas deben ser informadas aunque no ejerzan un rol directo en el proyecto porque pueden verse impactadas de una forma u otra. Están en copia de los puntos y decisiones importantes.
No es raro que la misma persona tenga varios roles para la misma actividad, por ejemplo: A y R. El individuo es en este caso la propia persona responsable de su tarea.
¿Cómo determinar el rol de cada uno?A continuación, se muestran algunos ejemplos de preguntas que debe hacerse:
- R - ¿Quién se encarga de esta tarea?
- PARA - ¿Quién toma las decisiones? ¿Quién puede decidir si hay un problema? ¿Quién valida los resultados?
- VS - ¿Quién tiene experiencia en el campo? ¿Quién puede ayudar con valiosos consejos para hacer el trabajo?
- D - ¿Quién se ve afectado por la actividad? ¿Quién debe estar necesariamente informado?
Ejemplo de matriz RACI
A continuación se muestra un ejemplo de implementación. El proyecto: desarrollo de una aplicación web para marketing
| Jefe de proyecto | Informa. | Mercado. | Capacitación | Ventas | |
| 1 - Expresión de necesidades | R | R, A | I | VS | |
| 2 - Definición de las especificaciones | R, A | VS | R | I | |
| 3 - Desarrollo | PARA | R | I | ||
| 4 - Recibo de la solicitud | R | R, A | |||
| 5 - Formación de usuarios | R, A | ||||
| 6 - Producción | PARA | R | R | I |
1 - En esta fase, el marketing se encarga de expresar sus necesidades. Trabaja en cooperación con el director del proyecto, contando también con el asesoramiento del vendedor. Se informa al departamento de formación de la necesidad.
2 - Para la redacción de las especificaciones, la responsabilidad A recae esta vez en el director del proyecto. TI entra en el circuito proporcionando asesoramiento. Se informa al vendedor.
3 - TI es responsable del desarrollo de la aplicación bajo la autoridad del director del proyecto. Este último mantiene informado al departamento de marketing del avance de la etapa.
4 - La recepción la realizan las 2 entidades; el solicitante valida la aplicación o no.
5 - el servicio de formación entra en juego proporcionando la formación necesaria. Este servicio informa sobre la calidad de la transmisión.
6 - TI pone la aplicación en producción bajo la autoridad del director del proyecto. Marketing proporciona los datos de configuración más recientes. Se informa al representante de ventas del despliegue de la solución.
No es necesario recurrir a software sofisticado, Word y Excel clásicos son más que suficientes para construir y usar una matriz RACI. Sin embargo, esta funcionalidad se puede integrar en paquetes de software de gestión de proyectos.
