Los gerentes de proyecto y los gerentes se enfrentan cada vez más a lo que se llama multitarea o el arte de tener que administrar varios proyectos al mismo tiempo. ¿Cómo mantenerse eficiente? ¿Qué métodos aplicar? ¿Qué errores evitar?
Cuando puedes enfocar toda tu atención en un solo proyecto, es fácil priorizar, planificar, comunicarte de manera efectiva con tu equipo y lograr los objetivos marcados con relativa tranquilidad. Las cosas se complican cuando entra en juego un segundo proyecto, o incluso un tercero, un cuarto. Entonces es más difícil mantener el rumbo y actuar de manera adecuada y eficaz, especialmente cuando un grano de arena interrumpe uno u otro proyecto, a veces varios.
Aquellos que tienen que gestionar regularmente varios proyectos al mismo tiempo saben lo difícil que es adaptar su postura en una situación así, mantener la calma y seguir siendo eficiente. Sin secretos, solo algunos métodos bien establecidos y, como siempre, mucho sentido común.
Establezca una metodología eficaz
Sería inútil pensar que podemos levantarnos sin un mínimo de método y racionalismo.
Realizar un inventario preciso de proyectos
Se trata de hacer balance de los distintos proyectos a realizar : naturaleza, finalidad, objetivos, plazos, personas implicadas, composición del equipo del proyecto, etc.
Un cuadro de mando detallado que muestre todos los proyectos es fundamental para tener una visión global de las tareas a realizar, los objetivos a alcanzar, el grado de prioridad o urgencia de cada proyecto, etc.
Servirá de base para organizar su trabajo de manera eficiente. Debería consultarse y actualizarse periódicamente.
Para priorizar
Esta es probablemente LA única forma de administrar de manera eficiente varios proyectos al mismo tiempo.
Determinar el grado de prioridad y urgencia de los distintos proyectos. enumerados en el tablero establecido anteriormente. El método MoSCoW o la matriz de Eisenhower son ideales aquí.
Tiene sentido, por ejemplo, clasificar sus proyectos de la siguiente manera:
- proyectos con el plazo más cercano y el tiempo de ejecución más largo,
- proyectos con una fecha límite cercana, pero cuya realización no lleva mucho tiempo,
- proyectos con plazos más largos, pero largos para completar,
- proyectos a largo plazo y que no consuman mucho tiempo.
Plan
Una vez clasificados los proyectos en orden de importancia y urgencia, planificar su ejecución teniendo en cuenta los plazos, el tiempo necesario para su finalización y las personas involucradas.
Todos los proyectos no pueden tener el mismo plazo, duración y ser asignados todos al mismo tiempo a una misma persona.
Algunos empleados pueden estar involucrados en varios proyectos. Asegúrate de tener esto en cuenta para organizar las misiones. Los horarios deben actualizarse periódicamente para evitar errores, limitar el tiempo perdido y garantizar una eficiencia óptima.
Utilice un único cronograma general que se pueda dividir en tantos cronogramas más detallados como los proyectos enumerados. De este modo, cada uno de estos horarios detallados puede enviarse a las partes interesadas.
El gerente o gerente de proyecto mantiene el horario general.
Para cada nuevo proyecto, anote la fecha límite en este cronograma general y calcule el tiempo de finalización. Luego haga una planificación retrospectiva, teniendo cuidado de mantener un margen en términos de tiempo. Si se cumple el plazo, este será un tiempo extra que se podrá dedicar, por ejemplo, a otro proyecto que se haya atrasado un poco, la gestión de un imprevisto o un momento para autoformarse o simplemente un merecido tiempo de respiro. para el equipo.
La planificación insuficiente o mala es a menudo la causa de errores y fallas que se encuentran en la ejecución de un proyecto. Es fundamental ser razonable en la gestión de su cronograma en términos de tiempo y cantidad de trabajo a realizar, ni demasiado ni demasiado poco.
Comunicar
La buena comunicación con el equipo y con el resto de protagonistas implicados en el proyecto es fundamental para la correcta ejecución de las tareas y la consecución de los objetivos marcados. Eso permite evitar malentendidos y errores, pero también rectificar la situación rápidamente, si es necesario, y reducir el nivel de estrés.
La comunicación debe ser fluida y bidireccional: del gerente / gerente de proyecto a sus equipos y de los equipos a su gerente / gerente de proyecto.
Comunicarse de manera efectiva permite al gerente, entre otras cosas,:
- transmitir sus mensajes de forma eficaz ,
- limitar el tiempo y la energía desperdiciados vinculado a la falta de comunicación,
- lidiar con incidentes tan pronto como aparezcan,
- recopilar comentarios de los empleados y comprender mejor sus necesidades, comentarios para refinar su postura,
- obtener comentarios constructivos de terceros en contacto directo con los miembros del equipo.
Maneja lo inesperado
Mantenga el tiempo en su organización diaria, disponga franjas horarias diarias o semanales para poder gestionar los imprevistos sin comprometer la realización de otros proyectos.
Endcapping - Motívate con el método sándwich
Una metodología interesante es Empiece y termine el día con un proyecto particularmente cercano a nuestro corazón. .
Dedicar unos minutos (30 a 60) por la mañana y por la noche a un tema motivador y estimulante le permite aumentar su energía para el resto de los proyectos a lo largo del día. La perspectiva de un encuentro con este mismo proyecto más motivador que los demás al final del día no solo te permite motivarte para llevar a cabo las misiones encomendadas durante el día con el fin de tener tiempo para dedicarte a este famoso proyecto, sino también Para descomprimir suavemente, termine el día con una nota muy positiva antes de salir de la oficina.
El método también consiste en tratar las otras tareas o proyectos del día como los elementos de un bocadillo: uno tras otro, pudiendo volver algunos de ellos varias veces en el mismo día. Todo esto, por supuesto, según las prioridades y grado de urgencia de cada uno.
Timeboxing: crea momentos dedicados a cada uno de los proyectos
Como objetos bien ordenados y clasificados en cajas de almacenamiento, la idea aquí es compartimentar los proyectos y dedicar un período de tiempo o días específicos a la consecución de cada uno de estos proyectos.
Todos elegirán la organización más adecuada y eficiente para ellos de acuerdo con su modo de operación y las características de las tareas a realizar y los proyectos. Algunos asignan franjas horarias o medios días a cada tarea / proyecto, otros prefieren pensar en días completos o incluso semanas cuando sea posible.
Superposición: utilice "tiempo perdido"
Esta opción permite aprovechar el tiempo perdido durante el día, ya sea en transporte, almacenamiento, etc. y el aprovechar para hacer algo útil al mismo tiempo : escriba un informe, aprenda en línea, escuche un podcast, actualice sus horarios, etc. durante un viaje en tren, por ejemplo.
Advertencia: ¡es fundamental que te tomes unos momentos de calma durante el día para recargar las pilas!
Software dedicado
Permiten que el director de proyecto o gerente se concentre en su misión principal y no dedique su tiempo a gestionar la administración, en particular.
Además, algunos programas permiten gestionar varios proyectos. Esto evita tener que cambiar de un software a otro en función del proyecto, por lo que limita el riesgo de errores y facilita la gestión multiproyecto.
Entre el software, encontramos: wrike, genius o asana …
Errores comunes que no debe cometer
Quiere controlar y gestionar todo
Nadie es capaz de gestionar todas las facetas de un proyecto, además de varios proyectos diferentes al mismo tiempo. Gerente significa ser capaz de utilizar los medios - materiales y humanos - disponibles de la manera más juiciosa posible. Por lo tanto, cualquier gerente debe poder confiar en su equipo y delegar de manera efectiva.
Además, un control permanente e invasivo de todas las tareas realizadas por los empleados puede convertirse rápidamente en una verdadera pesadilla tanto para el gerente como para todo el equipo.
Así, para una gestión eficiente:
- Establece un clima de confianza recíproco con los miembros del equipo,
- Comunicarse efectivamente con las distintas partes interesadas del proyecto,
- Delegar el trabajo adecuado para la persona adecuada.
Descuidar la planificación global y unitaria de proyectos
Una mala planificación tendrá consecuencias irreparablemente perjudiciales en el avance de un proyecto: desorganización, anarquía, retrasos, duplicaciones, falta de visibilidad, proyectos que se contradicen entre sí, sobrecostos presupuestarios, etc.
- Cuidar a planear cuidadosamente cada proyecto especialmente desde el principio,
- Cuida la orquestación de todos los proyectos,
- Monitorear regularmente los desarrollos proyectos
- Poner al día los cronogramas a medida que avanzan los proyectos,
- Mantener el margen por imprevistos y posibles incidencias para cada uno de los proyectos,
- Compartir horarios con las partes interesadas involucradas.
Particione los planes del proyecto y no se enfrente a los plazos
Gestionar cada uno de los proyectos por separado sin confrontarlo con los demás en curso conducirá inevitablemente a conflictos en misiones y / o plazos, olvidos, pérdida de tiempo y energía, etc.
Por tanto, se recomienda:
- Utilice un solo software para la gestión de todos sus proyectos,
- Mantener una visión global de interacciones y conflictos. posible entre varios proyectos,
- Actualizar plazos de cada uno de los proyectos a medida que avanzan e informan las consecuencias de los proyectos relacionados.
