Promover la eficiencia, limitar la pérdida de tiempo innecesaria, promover la ergonomía, potenciar, fomentar la mejora continua… El enfoque de las 5S no deja de tener interés. ¿Por qué y cómo implementarlo en la empresa? ¿Cómo ganar en eficiencia y serenidad en el trabajo gracias a esta probada metodología? ¿Cuáles son los pasos clave del método 5S?
Presentación del método
Diseñada en el marco del sistema de producción de Toyota, la metodología deriva su nombre de la primera letra de cada uno de los 5 verbos de acción japoneses que resumen las tareas esenciales a realizar para mejorar su entorno y así ganar en eficiencia:
- Seiri : ordenar, eliminar lo innecesario,
- Seiton : ordenar, clasificar, hacer que la estación de trabajo y el entorno de trabajo sean ergonómicos,
- Seiso : limpiar, restaurar,
- Seiketsu : mantener el orden y la limpieza establecidos con las primeras 3 "S", hacer que el proceso sea diario y obvio,
- Shitsuke : monitorear y controlar la aplicación del método, incentivar esfuerzos.
En inglés, se encuentra bajo el nombre "5S 'system" - Sort, Straigthen, Standardize, Shine, Sustain. La versión francesa toma el nombre "ORDRE" para ordenar, ordenar, quitar el polvo, hacer evidente, ser riguroso.
El orden de las acciones es importante. Empezamos por librarnos (Seiri) para terminar manteniendo el rigor en cuanto a los buenos hábitos recién adquiridos (Shitsuke).
Objetivos y retos
Cada paso, cada acción correspondiente a una "S" específica, tiene un propósito propio. El proceso en su conjunto también tiene intereses más generales para los empleados, el equipo o incluso toda la empresa, entre los que se encuentran:
- mejorar el bienestar y condiciones laborales,
- limitar el tiempo y la energía desperdiciados vinculado a un entorno mal organizado y / o sucio,
- reducir ambos riesgos psicosociales como accidentes laborales, especialmente en talleres (ausencia de piezas sueltas, etc.),
- aumentar la eficiencia personal y colectivo, especialmente en equipos de proyecto,
- promover la concentración ,
- autorizar los asalariados,
- aumentar la calidad de los resultados ,
- etc.
Aplicaciones del método 5S
Diseñada originalmente para la organización de talleres de producción, esta herramienta ahora se utiliza para la optimización de cualquier espacio profesional. En primer lugar, las oficinas así como para la eficiencia personal de cada uno.
Es aplicable a cualquier tipo de negocio, sea cual sea su tamaño o sector de actividad y puede implantarse en departamentos o de forma individual.
Implementación de una operación 5S
Todo comienza con un entrenamiento de 5 pasos. Una etapa importante para comprender qué tendrán que hacer los empleados a continuación.
Los gerentes establecen reglas y principios de almacenamiento: asignación de áreas de almacenamiento, herramientas de clasificación disponibles o incluso objetivos de eliminación o política de reciclaje.
Para involucrar a los empleados, estas acciones generalmente toman la forma de "grandes masas" con el objetivo de crear una cierta emulación.
Seiri - Tréveris
La idea es deshacerse de lo superfluo, quitar todo lo que no tiene / ya no tiene su lugar. Es fundamental actuar con lógica:
- Deseche o recicle cuando sea posible cualquier cosa que no se haya usado durante más de un año y que ya no se use,
- Lo que queda, almacenar, archivar lo que se usa menos de una vez al mes,
- De lo que quede, almacene cerca lo que se use menos de una vez a la semana (armario de oficina, estantería, etc.),
- De lo que quede, guarde en la estación de trabajo lo que se use menos de una vez al día (cajón del escritorio, etc.),
- De lo que quede, manténgalo en el escritorio directamente a la vista, pero guarde lo que se use menos de una vez por hora (archivos en el escritorio, bancos, portalápices, etc.),
- Todo lo que se utiliza al menos una vez por hora está al alcance de la mano o incluso en el empleado (computadora, teléfono, audífonos, audífonos, gafas, etc.).
Seiton - Guardabosques
Lógicamente surgido del paso anterior, llega el almacenamiento. La idea aquí es diseñar un espacio de trabajo ergonómico y eficiente donde todo tenga un lugar bien definido para facilitar su uso. De este modo :
- organice su espacio de trabajo - oficina y habitación - ergonómicamente (dependiendo del espacio disponible, las personas en la misma habitación, aberturas, uso, volumen o peso de los objetos, etc.)
- definir reglas de almacenamiento claras y precisas,
- hacer que las ubicaciones de almacenamiento de herramientas y equipos sean lógicas (de acuerdo con su frecuencia de uso, su ubicación de uso, etc.),
- clasificar los archivos por color correspondiente a un código definido de antemano y compartido por todos,
- Mantenga las reglas de ordenación visibles, accesibles para todos.
Seiso - Limpio
Una vez que todo está en orden, es más fácil limpiar el local. La limpieza es un elemento importante del principio. La limpieza ayuda a prevenir el mal funcionamiento de los productos de producción, protege las instalaciones y mantiene el entorno de trabajo en su interior. Aquí está indicado para:
- limpiar, quitar el polvo, limpiar objetos y equipos,
- inspeccionar, detectar y remediar anomalías,
- reparar, restaurar,
- Facilitar la limpieza.
Seiketsu - Mantener el orden
Una vez que todo está ordenado, guardado y limpiado, este nuevo orden debe mantenerse. Este es el objetivo de esta cuarta "S":
- recuerde que la clasificación, el almacenamiento y la limpieza deben realizarse a diario y no de forma puntual.
Shitsuke - Seguir
Este método solo es efectivo si se respetan los preceptos ilustrados por las 4S anteriores. Este es el significado de esta quinta S:
- velar por que la metodología se aplique con rigor manteniendo al máximo la motivación, la energía y el dinamismo de las tropas en esta materia.
