Estar organizado en la forma en que hace las cosas a diario y administrar con sensatez el tiempo que tiene disponible le permite ganar en eficiencia y serenidad. El método NERAC es una herramienta sencilla e interesante de conocer en este contexto. ¿Por qué y cómo usarlo?
Presentación de la matriz
Los métodos de optimización del tiempo y organización son abundantes: lista de tareas, Pomodoro, GTP, matriz de Eisenhower… Cada uno tiene su propia metodología y un objetivo específico. El método NERAC es una herramienta operativa muy fácil de usar que le permite aumentar su eficiencia profesional planificando su trabajo por escrito, en particular las tareas a realizar.
La matriz toma su nombre del acrónimo que la define y que significa:
- N - Nota
- E - Estimación
- R - Libro
- A - Arbitraje
- C - Comprobar
Ventajas y limitaciones del método.
Intereses de la matriz
- gestiona mejor tu tiempo,
- priorizar sus tareas,
- limitar la procrastinación,
- esparcir menos,
- equilibrar su tiempo de trabajo,
- ganar serenidad.
Punto vigilante
Al igual que con cualquier herramienta de organización y gestión del tiempo, lo más complicado aquí es mostrar coherencia y perseverancia.
¿Cómo utilizar la matriz NERAC?
Esto implica la creación de un tablero que consta de 5 columnas principales, cada una de las cuales corresponde a una letra del acrónimo y, por lo tanto, a una acción específica.
Se asegurará de tener siempre esta matriz a mano para que pueda registrar nuevas tareas a medida que surjan para una eficiencia óptima.
Notar
Este es el primer paso del método. Establezca horarios regulares (diarios, semanales, mensuales) para llenar su matriz y actualizarla.
Enumere todas las tareas que necesita realizar sin preocuparse por cuándo vencen y / o cuán importantes o urgentes son.
Una vez que su matriz esté completa e implementada, es esencial tener en cuenta las nuevas tareas que deben realizarse a medida que surgen sin avanzar más en su análisis; los otros 4 puntos de la matriz, E, R, A y C, serán definido durante su tiempo dedicado a actualizar su tabla. Las nuevas tecnologías y sus numerosas aplicaciones y herramientas son de gran utilidad aquí.
Puede utilizar una lista de tareas pendientes para definir las tareas que necesita realizar.
Para estimar
Luego calcule el tiempo que dedicará a cada una de las actividades enumeradas anteriormente. Su estimación debe ser lo más precisa posible para que sea óptima. Para ello, puede confiar en su experiencia o incluso utilizar la ley de Pareto que estipula, entre otras cosas, que el 20% de las tareas rinden el 80% de los resultados.
Por tanto, es aconsejable no sobrestimar la duración de una tarea. En efecto, si nos basamos en el principio de que cualquier tarea tomará el tiempo que le hayamos asignado (ley de Parkinson) combinado con la ley de Pareto, permitir un largo período de tiempo para la ejecución de una actividad no aumentará su eficiencia.
Tenga cuidado de no permitir demasiado tiempo para completar sus tareas. Vaya al grano. Esto evitará que pierda / desperdicie un tiempo precioso.
reservar
Este paso te permite planifique para lo imprevisto y evite tener que reorganizar su agenda tan pronto como suceda algo inesperado. Dos posibles opciones:
- Reserva un periodo de tiempo adicional (se recomienda sumar el 40% del tiempo total inicialmente previsto) a la realización de una tarea para superar las complicaciones que puedan surgir y así poder analizarlas y tratarlas con la mayor tranquilidad posible.
- Asignar un horario específico diario / semanal para la gestión de imprevistos.
Solo se dedican de 4 a 5 horas del día a las tareas que se han planificado. El resto se utiliza para gestionar eventos imprevistos: dificultades imprevistas, emergencias, interrupciones, FPP, etc.
Arbitrar
El siguiente paso es planificar, priorizar, determinar si una tarea es importante y / o urgente. Así, el cuadro principal se puede dividir en 4 sub-cuadros en los que informará el grado de importancia, urgencia, el plazo así como la decisión que tome respecto a dicha tarea, en su caso.
Para ello, puedes utilizar, por ejemplo, la matriz de Eisenhower que te permite clasificar tus diferentes tareas en 4 categorías, según su grado de urgencia e importancia:
- Importante y urgente: hacer
- Importante, pero no urgente: planificar
- No importante, pero urgente: ser delegado
- Ni importante ni urgente: posponer o incluso abandonar
Controlar
La última fase consiste en hacer balance del trabajo realizado con el objetivo de una óptima eficiencia y serenidad:
- validar las tareas realizadas,
- supervisar el logro de los objetivos y el cumplimiento de los plazos y plazos,
- planifica lo que debe ser,
- ajustar los tiempos y plazos si es necesario,
- posiblemente delegado,
- dibuje las consecuencias de cualquier desviación y ajuste su forma de operar.
Esta última fase le permite analizar su modo de operación, identificar los factores de éxito así como posibles interrupciones y otras distracciones improductivas, agudizar su sentido de organización y la forma en que percibe y planifica sus proyectos y otras tareas.
El objetivo es posponer lo menos posible para no perder tiempo y energía sin caer en el burnout.
Ejemplo de una matriz NERAC
Aquí hay un ejemplo ultra simple de un tablero producido usando el método NERAC:
Este archivo está referenciado en: Eficiencia del gerente - Organización del gerente: saber organizarse para ganar en eficiencia - Gestión del tiempo: eficiencia, productividad y serenidad
