¿Qué es la gestión administrativa?
No tiene nada que ganar en términos de facturación, sin embargo, una buena gestión administrativa de su empresa es fundamental para llevarla a cabo con total tranquilidad. La gestión administrativa en una empresa se refiere a todas las formalidades y tareas necesarias y obligatorias, para estar en cumplimiento de la ley y con sus objetivos estratégicos.
Cubre las siguientes áreas:
- Contabilidad : edición y envío de cotizaciones y facturas, recordatorios de clientes deudores, pago de facturas, facturación periódica y declaraciones de IVA, pago de cotizaciones sociales, aprobación y archivo de cuentas anuales, pago de impuestos, etc.
- Recursos humanos : contratación y rescisión de contratos, nóminas y cargas sociales, horario de vacaciones, sustituciones en caso de ausencias, gestión de conflictos y conflictos laborales, seguimiento de formación obligatoria …
- Compras y ventas : pedidos de proveedores, gestión de inventarios, servicio postventa, etc.
3 objetivos:
Gestionar bien su trabajo administrativo limita sus riesgos y tiene 3 objetivos principales.
No malgastes dinero innecesariamente
Vender sus productos o servicios es el corazón de su negocio. Son sus ventas las que gana dinero, para ganar y crecer. Lástima perder innecesariamente … Una mala gestión administrativa es una fuente de pérdidas financieras.
Ilustraciones: un buen seguimiento de las cuentas por cobrar de sus clientes limita el riesgo de impago de las deudas; El cumplimiento de los plazos legales en el contexto de sus obligaciones fiscales y sociales permite evitar sanciones por demora.
Mantenga su productividad
Para obtener rendimiento, debe ser eficiente desde el punto de vista operativo. Una buena organización en su empresa es fundamental para ello, y su gestión administrativa tiene mucho que ver … Con una buena organización administrativa, la empresa vela por que se conserven los documentos y archivos imprescindibles para su actividad. Sin riesgo de pérdida o destrucción, se preserva su productividad.
Gana serenidad
Cuando la administración se amontona, la mente del emprendedor se nubla. Libera tu mente ordenando las preocupaciones administrativas, para avanzar con más calma y eficiencia.
Ilustraciones: pagar sus facturas a tiempo evita recordatorios desagradables de sus acreedores (proveedores o administraciones públicas); administrar bien a su personal le permite limitar los recursos y procedimientos legales; mantener su correo funcionando sin problemas evita que se acumule en su escritorio.
3 desafíos:
Debes conciliar 3 cuestiones para optimizar la gestión administrativa de tu negocio:
- Para hacer rapido : Sea receptivo y maneje el trabajo administrativo sin perder tiempo; dedicará su ahorro de tiempo a tareas de mayor valor agregado.
- Gestionar de forma fiable : velocidad no equivale a prisa … No te equivoques yendo demasiado rápido, las consecuencias son desagradables, tienes que volver a hacerlo, pagas penalizaciones …
- Limite los costos : debido a que la gestión administrativa no le ahorra dinero directamente, intente reducir costes por lo menos.
Subcontratar o gestionar internamente: el equilibrio de costes en juego
La administración es el motivo de preocupación de muchos líderes empresariales. Concentrándose en su negocio principal, carece de tiempo e interés en estas tareas abrumadoras y que requieren mucho tiempo. Buenas noticias, existen soluciones -algunas innovadoras- para optimizar (es decir, acelerar y hacer confiable) la gestión administrativa de su negocio!
2 alternativas : subcontratar (parcial o totalmente) con proveedores de servicios, posiblemente de manera desmaterializada, a cambio de una remuneración; mantener el control internamente usando herramientas de software ad hoc , con tiempo y experiencia.
Gestión subcontratada: el alcance de la delegación y la elección de los proveedores de servicios
En primer lugar, es bueno recordar una verdad desconocida: ninguna ley obliga a la empresa a tener un contador público. Pero la empresa en la práctica, en función de su personalidad jurídica, está sujeta al cumplimiento de obligaciones contables, sociales y fiscales.
En ausencia de experiencia (y / o tiempo), el contador público es un aliado valioso para cumplir con ellos. Cuando se trata de establecer un balance o un paquete fiscal, por ejemplo, es difícil para el profano abordarlo. La ventaja del contador público: a través de la carta compromiso, le confía una amplia gama de tareas administrativas, teniendo en cuenta sus necesidades.
Ejemplo: el contador puede hacerse cargo de ciertas tareas en contabilidad, pero también en asuntos de recursos humanos, en particular recibos de pago.
Otro proveedor de servicios puede relevarlo de su trabajo administrativo, en cuanto a recursos humanos: la firma de selección busca y mantiene a los mejores candidatos, luego apoya su integración en su empresa.
Tenga en cuenta que el papel de este proveedor de servicios es limitado. Usted es responsable de los trámites legales y contables una vez que el nuevo empleado esté en el cargo. .
Un abogado, de manera ad hoc, puede ayudarlo en diversos asuntos administrativos: asesoramiento estratégico o manejo de litigios, en particular.
Anotar : algunos proveedores de servicios externos se especializan en asistencia administrativa remota o in situ. Usted determina con el proveedor de servicios el alcance de su misión, en función de su presupuesto.
Gestión administrativa interna: las herramientas imprescindibles
Aparte de las misiones que se pueden delegar, otras tareas administrativas siguen siendo responsabilidad de la empresa a nivel interno. Algunos ejecutivos contratan específicamente para esto, otros deciden administrar por su cuenta, principalmente para mantener bajos los costos.
Anotar : el microempresario, sujeto a obligaciones administrativas reducidas, rara vez recurre a un proveedor de servicios externo. El líder de TPE, igualmente, tiende a no crear un departamento dedicado a la administración.
Para optimizar la gestión administrativa de su empresa a un menor coste, aproveche las plataformas dedicadas tipo SaaS:
- software de cobro de deudas para automatizar sus recordatorios,
- una solución de facturación para ahorrar tiempo en la edición de sus facturas,
- una herramienta de gestión de nóminas y recursos humanos,
- un ERP para centralizar sus datos y gestionar eficazmente su gestión administrativa global.
