Los 5 pasos para solucionar un problema
Se enfrenta a un problema y no sabe cómo solucionarlo.
Gerente GO! le ofrece un proceso fácil de usar.
Un método que encontrará su lugar en la caja de herramientas de su gerente.
Consulte también la infografía que resume el proceso.
| Pasos | Las herramientas a utilizar |
| 1 - Definir el problema a tratar | Método CATWOE - Lluvia de ideas - Lluvia de ideas inversa - QQOCQP - Diagrama de afinidad - Método CIRCEPT - Diagrama de Pareto (20/80) |
| 2 - Identifica las causas | Lluvia de ideas - Diagrama de Ishikawa - QQOCQP - Diagrama de relaciones - MECE |
| 3 - Encuentra una solución | Lluvia de ideas - Lluvia de ideas inversa - Matriz de decisión - Análisis de valor - Diagrama de árbol - CIRCEPT - Método SCAMPER - Método ASIT - MECE - Matriz de descubrimiento |
| 4 - Acciones de lanzamiento: implementar la solución elegida | Plan de acción - Pert - planificación Gantt |
| 5 - Monitorear la efectividad de la solución y su implementación | Tablero - Hoja de registro - gráfico de Pareto (20/80) |
-
Definir el problema a tratar
El primer paso es integrar adecuadamente los entresijos del problema a resolver. Y especialmente de no confunda el problema con sus síntomas.
Es apropiado plantear el problema para entender todas sus dimensiones y recopilar la mayor cantidad de información posible que facilite la búsqueda de causas.
Dependiendo de la magnitud del problema, involucrar a los empleados de diferentes departamentos ampliar el punto de vista al respecto.
-
Identifica las causas
Aquí hay un paso clave, la búsqueda de las causas impactantes. Un punto importante es separar la búsqueda de la selección . El primero pide ser exhaustivo enumerando todas las posibles causas que influyen en el problema. El segundo, más analítico, tiene como objetivo identificar aquellos que tienen un peso suficientemente significativo para ser tratados.
Como a menudo, el diablo está en los detalles. A primera vista, el origen del problema puede parecer obvio. Sin embargo… siempre debemos tener cuidado con lo obvio.
Para la investigación, haga una lista utilizando métodos como lluvia de ideas o QQOQCP. No descuides nada. Una vez más, una causa aparentemente inocua puede muy bien jugar un papel central en la problemática tratada.
Para la selección, califique y clasifique cada opción. El diagrama de Ishikawa es una de las herramientas más adecuadas para esta tarea.
-
Encontrar una solucion
Como antes, este paso se divide en 2 fases: investigación y selección utilizar herramientas como la lluvia de ideas y luego utilizar métodos de apoyo a la toma de decisiones, como la matriz de decisiones.
La elección de la solución tiene en cuenta diferentes criterios tales como facilidad y rapidez de implementación, costo, habilidades a movilizar, riesgos de efectos secundarios. Al final, no es necesariamente el que tenga más impacto el que se elegirá . A veces es mejor retener un conjunto de soluciones secundarias que sean fáciles y rápidas de implementar en lugar de solo una, con un impacto ciertamente fuerte, pero pesado y costoso de implementar.
En algunos casos, la decisión puede validarse mediante una prueba antes de su generalización. La experimentación es siempre una forma excelente de verificar la relevancia de una decisión.
-
Acciones de lanzamiento: implementar la solución elegida
Una vez que haya hecho su elección, es hora de actuar. Una buena preparación maximiza la calidad del despliegue. Todo comienza estableciendo metas para asegurar la efectividad de las acciones.
Tenga cuidado de tener en cuenta los fenómenos de resistencia al cambio.
Le invitamos a consultar nuestro expediente relativo a la planificación de actuaciones y medios asociados.
-
Monitorear la efectividad de la solución y su implementación.
El lanzamiento de acciones no puede existir sin un seguimiento preciso a través de un tablero. Atención a no confundir la efectividad de las acciones vis-à-vis los objetivos que les han sido encomendados - y que garantizan su correcta implementación - con la efectividad de la solución para resolver el problema inicial .
En el primer caso, evalúas la implementación de una solución; en el segundo, la relevancia de su elección para resolver el problema.
Gráficos por computadora en resumen
Consulte también el método 8D completo: un enfoque integrado para la resolución de problemas o el método ABCDE.
Y después…
Si el problema no se resuelve, el ciclo debe reiniciarse desde cero con los resultados registrados en el último paso como datos de entrada.
Asesoramiento adicional
A continuación, se muestran algunos puntos a considerar.
No se salte la fase de investigación a favor de encontrar una solución
El análisis de un problema es un requisito previo esencial antes de buscar su solución. De hecho, sin una comprensión mínima, el riesgo es poner un vendaje en una herida antes de verla abrirse de nuevo. Lo que equivale a no tratar la causa, sino los efectos y, por lo tanto, volver a experimentar la apariencia de lo que estás tratando de evitar.
Incluso si la solución parece obvia, no prescindir de una fase de exploración.
Cuidado con los atajos. Actuar es bueno, pero obviamente es mejor tomar una acción consistente y efectiva.
Durante las etapas de comprensión del problema y búsqueda de las causas.
En caso de problemas múltiples, concéntrese en resolver primero el más simple antes de abordar el más complejo.
Es mentalmente más cómodo y motivador comenzar con lo más fácil. Más aún si trabajas en equipo. El grupo necesita sentirse seguro y de alguna manera calentado antes de abordar temas más complicados.
No elimine de inmediato las causas que parecen fantasiosas a primera vista
Esta es una regla de oro: no apriori ! En cuyo caso, corre el riesgo de perderse el punto más importante.
Un consejo: diversificar los perfiles (diferentes procedencias, profesiones, funciones, posición jerárquica, etc.) que constituyen el grupo de trabajo para mantener una cierta apertura dentro del grupo.
No trabaje en todos los aspectos de un problema simultáneamente.
Divídalos en subpartes para procesarlos antes de volver a armar todo. Es más fácil y eficiente hacer esto.
Tenga en cuenta el problema en blanco y negro
Escribir te permite dejar cosas y estimular otras partes de tu cerebro. En grupo, lo ideal es usar un rotafolio para notar el problema. Entonces, al buscar las causas, luego las soluciones, la cuestión central no se pierde de vista. Permanece en el centro de los reflejos.
En un grupo de trabajo, designe un facilitador
Un grupo de trabajo no puede autorregularse (rivalidad emergente, defensa de posiciones personales, etc.). La animación juega un papel central poner al grupo en condiciones favorables para la producción.
La representación gráfica o en forma de tabla de las causas identificadas es una verdadera ayuda para encontrar una solución.
De la misma forma que es importante anotar el problema en blanco y negro, es relevante utilizar medios visuales para identificar y clasificar las causas.
Consejo: el diagrama de espina de pescado es muy interesante para esto.
Al investigar e implementar la solución
No olvide el parámetro "costo" en la evaluación de las soluciones
Estudiar bien impactos financieros directos e indirectos de cada alternativa: el costo de implementación, operación, etc. no dude en sopese el costo con el beneficio. Ver un cálculo de rentabilidad o de retorno de la inversión para apuestas sustanciales.
Establecer indicadores para monitorear y evaluar la efectividad de la solución
El trabajo no se detiene después de implementar la respuesta elegida. En aras de la mejora continua, como rueda deming , es necesario el establecimiento de indicadores.
Son posibles 2 tipos de indicadores:
- indicadores de dirección: son los que le permiten saber que la solución está en su lugar correctamente.
- indicadores de resultado: para asegurarse de que ha elegido la solución correcta.
Aprender más acerca de indicadores de desempeño.
El desarrollo de medidas se realiza antes de la fase de actuación.
Cuida la implementación de la solución
¿Has encontrado la solución perfecta? Perfecto. El siguiente paso requiere la misma participación para diseñar un plan de implementación eficaz.
Algo de lectura
Un libro para ir más allá con nuestro socio Amazon
Resolución de problemas: métodos, herramientas, comentarios
