En términos de organización y gestión del tiempo, la matriz de Eisenhower es una herramienta esencial y fácil de usar. Sus cuadrantes facilitan el apoyo a la toma de decisiones para priorizar tareas. Descubra cuáles son las áreas de aplicación y cómo utilizarlas de forma eficaz.
Presentación del método
Muchos métodos, antes de ser utilizados por los gerentes, eran herramientas de estrategia militar. Este es el caso de esta matriz imaginada por Dwight David Eisenhower.
Además de haber sido el 34º presidente de EE. UU., Ike, como su apodo, fue campeón de todas las categorías en términos de productividad. Y esto, en varios campos. ¿Su secreto? Una herramienta - una matriz más precisa - que permite priorizar de forma fácil y eficaz según dos ejes: Importancia y Urgencia. Esto le permite dibujar 4 cuadrantes distintos:
- Cuadrante 1 : tareas importantes y urgentes,
- Cuadrante 2 : tareas importantes, pero no urgentes,
- Cuadrante 3 : tareas sin importancia pero urgentes,
- Cuadrante 4 : Tareas no importantes y no urgentes.
El dial + / importancia + urgente es, por supuesto, la máxima prioridad en términos de tratamiento. Las tareas que no son ni urgentes ni importantes no entran dentro de los objetivos prioritarios. Incluso pueden abandonarse si son realmente innecesarios.
Áreas de aplicación
Esta conocida clasificación es aplicable en muchos ámbitos, tanto en la vida profesional como en la vida privada:
- gestión del tiempo ,
- organización de su trabajo,
- priorización,
- toma de decisión ,
- delegación a un tercero …
Intereses y limites
Este método tiene la ventaja de reflexionar sobre la priorización de sus acciones y dar un paso atrás en comparación con este último.
Sin embargo, la simplicidad mostrada a primera vista es algo así como una ilusión. De hecho, a menudo resulta reductivo clasificar las tareas a realizar bajo estos 2 ejes. Además, el lado subjetivo de nuestro juicio puede ser un freno rápidamente cuando las tareas no tienen un plazo preciso o cuando se trata de determinar la importancia o no de una acción a realizar.
Así, esta matriz es el punto de entrada para un análisis cuyo objetivo para el directivo es, en particular, definir las tareas a delegar. Dependiendo del tiempo disponible y del grado de importancia de la acción a realizar, puede decidir las partes que puede encomendar a uno o más colaboradores. El objetivo es mantener el control de su carga de trabajo y utilizar su valor añadido de forma inteligente.
¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower?
Los 2 ejes - importancia y urgencia - permiten definir 4 cuadrantes cada uno determinando el carácter de los elementos que lo componen según estos 2 criterios.
La importancia se refiere a las tareas que lo mantienen avanzando. Se basa en el impacto de este último sobre otros elementos, pero también en el valor añadido que aporta su realización.
La urgencia se refiere a las tareas que requieren su atención inmediata. y se basa en el tiempo necesario para completar este último así como en sus plazos. A veces es difícil definir si un artículo es urgente o no, ya que a menudo depende de factores externos. Además, es muy subjetivo: el grado de urgencia variará de una persona a otra en función de cómo se sientan ante la tarea en cuestión, ligado a su estado de estrés, sus habilidades, su experiencia, su modo de operar, etc.
Por lo tanto, para llenar la matriz de manera eficiente, es fundamental Ser objetivo y estar basado en elementos fácticos y concretos. en la medida de lo posible.
Notar que la importancia prevalece sobre la urgencia.
Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes
Lista aquí:
- tareas que requieren atención y acción súper rápidas - incluso inmediato,
- los elementos que repercuten en tus objetivos ,
- los elementos que tienen consecuencias directas sobre el progreso de un proyecto ,
- a Problema a resolver urgentemente - conflicto, crisis, etc. -
- los llamadas / correos electrónicos importantes que deben tratarse rápidamente …
Algunas tareas se encuentran aquí porque no se planifican de manera eficiente. Este puede ser el caso de la elaboración de un informe o un informe del que ha informado de forma continua - que se habría colocado inicialmente en el cuadrante 2 o 3 según el caso - y cuyo plazo e importancia no le deja otra opción que realizarlo. una prioridad a partir de ahora, posicionarse en el cuadrante 1.
Cuadrante 2: tareas importantes pero no urgentes
Esta parte se refiere a tareas importantes, pero para las que el grado de urgencia es menor que las ubicadas en el cuadrante 1. Por lo tanto, se debe ingresar lo siguiente:
- misiones sin tener sin fecha de vencimiento cercana, pero que tienen un cierto grado de importancia para ti, tu equipo, tu negocio, etc.
- los elementos para planificar durante las próximas semanas,
- momentos dedicados a reloj estratégico ,
- los' desarrollo de un plan de acción , un proyecto,
- los capacitación , coaching …
Cuadrante 3: tareas sin importancia pero urgentes
Estos son los elementos "disruptivos" que requieren atención inmediata, pero que no tienen un impacto real en nuestro trabajo, tales como:
- el tratamiento de algunas llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes diverso,
- los solicitud de empleados / colegas / proveedores de servicios Necesitando información urgente, consejos, una mano amiga,
- los tareas que son importantes para los demás, pero que no son importantes para usted y el progreso de tu trabajo,
- los elementos que puede delegar a un tercero …
Cuadrante 4: tareas que no son importantes ni urgentes
Este último recuadro concierne a todos los elementos parásitos e inútiles que debes abandonar para una mayor eficiencia:
- malos hábitos improductivo,
- distracciones impidiendo que avance de manera efectiva (navegar por Internet, notificaciones no deseadas, etc.),
- vacilaciones consume tiempo y devora energía positiva,
- los cavilaciones sobre lo que no tienes control …
En resumen, la matriz de Eisenhower ciertamente no es perfecta y, en última instancia, relativamente difícil de usar de manera eficiente y relevante, pero tiene el mérito de implementar un paso atrás interesante en cuanto a la gestión de nuestro bien más preciado: el tiempo y la conciencia de nuestro estado de estrés y nuestra forma de aprehender la urgencia, a veces bastante relativa.
Este archivo está referenciado en: Gestión del tiempo: eficiencia, productividad y serenidad - Toma de decisiones: procesos y trampas a evitar
