Los jefes de proyecto están acostumbrados a utilizar un diagrama de Gantt para organizar y planificar las tareas a realizar. Esta herramienta no es complicada de usar y sigue siendo muy útil, incluso para pequeñas acciones.
Si no está familiarizado con este enfoque, encontrará en esta guía los puntos esenciales de su uso, así como al final del archivo, un ejemplo concreto de un diagrama de Gantt.
¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué se utiliza en la gestión de proyectos?
Inventado por Henry Gantt en 1910, esta herramienta Facilita la planificación al representar las tareas de un proyecto mediante barras horizontales en un gráfico.
Para que uso Es muy simple. Como vimos en la introducción, Facilita la organización, planificación y seguimiento de tareas. .
Más precisamente, permite:
- Dominar la secuencia de tareas, especialmente cuando ciertas actividades se llevan a cabo en paralelo.
- conocer la fecha límite para cada paso clave
- Establecer hitos para validar los pasos
- Asignar y gestionar recursos (humanos, presupuestarios, materiales, etc.)
- visualizar las tareas a realizar
- supervisar el progreso del proyecto y gestionarlo con respecto a los plazos previstos de forma global o individual
- Estimar el impacto de un retraso en la fecha de finalización y otras tareas.
Este enfoque libera todo su potencial para proyectos complejos compuestos por innumerables tareas anidadas. Sigue siendo sin embargo igualmente interesante de usar para proyectos más simples.
¿Cómo construir el diagrama?
Prepare sus datos en una tabla usando Excel o ingresándolos directamente en un software dedicado.
Estos son los pasos a seguir:
-
Definir tareas e hitos del proyecto
Comience con los grandes pasos dividiéndolos en pequeñas tareas. La dificultad es encontrar la escala adecuada. Ni demasiado preciso ni demasiado amplio. Elija los hitos: según los entregables al final de la etapa y los eventos que validan la continuación o terminación del proyecto. Consulte el método de desglose del proyecto WBS (o diagrama de flujo de tareas) para que este trabajo sea aún más riguroso. Organícelos en orden cronológico.
Estimar la duración de las tareas.
El tiempo previsto para cada intervención es un dato importante para la planificación. Elija la unidad más relevante: hora, día, semana, etc. dependiendo del proyecto y mantenga la misma referencia para toda la tabla.
Identificar las interacciones entre cada actividad.
Algunas tareas solo se pueden realizar después del final o el inicio de otra (estas se denominan "tareas secuenciales"). Además, otros son tratables en paralelo. Por tanto, es necesario identificar las dependencias. Esta es la fase de programación.
4 tipos de adicción
De punta a punta (FF): las 2 tareas deben completarse al mismo tiempo
Fin para comenzar (FD): una tarea solo puede comenzar cuando finaliza la anterior. Este es el modo de encadenamiento estándar.
De inicio a fin (DF): una tarea no se puede completar hasta que haya comenzado la anterior.
Comenzar a comenzar (DD): una tarea solo puede comenzar si ha comenzado la anterior
Asignar recursos
Definir tanto los recursos humanos como materiales asignados a cada tarea. Estos datos son útiles cuando es necesario realizar un seguimiento preciso de la asignación de recursos. O simplemente para saber quién hace qué.
Para proyectos más complejos, el uso ascendente del método PERT es fundamental para enumerar las tareas, definir las dependencias, tener en cuenta las limitaciones …
Ejemplo de un Gantt
Para ilustrar el método, aquí está la planificación de los diferentes pasos para crear un sitio web. Hemos reducido intencionalmente el proceso y no mencionamos los recursos, los hitos, el objetivo es mantenerlo simple.
Tabla con tareas, su duración y dependencias
| Pasos | Tareas | Duración (en días) | Dependencias |
| Elija un proveedor | A - Definir el presupuesto | 1.5 | |
| B - Desarrollar las especificaciones | 8 | A (FD) | |
| C - Proveedores preseleccionados | 2 | B (FD) | |
| D - Consultar a los candidatos | 15 | C (FD) | |
| E - Detener la elección del proveedor de servicios | 2 | D (FD) | |
| Desarrollar el sitio | F - Hacer los modelos del sitio | 3 | E (FD) |
| G - Desarrollar funciones | 10 | F (FD) | |
| H - Realizar integración gráfica | 8 | H (DD) | |
| I - Probar y validar el sitio | 2 | G, H (FD) | |
| J - Ponga el sitio en línea | 1 | Yo (FD) | |
| Producir contenido | K - Definir quién escribe qué | 1 | J (FD) |
| L - Crea el contenido | 3 | K (FD) | |
| M - Validar e ingresar el contenido del sitio | 2 | L, yo (FD) | |
| Lanzar el sitio internamente | N: presentar el sitio internamente | 2 | J (FD) |
La actividad "Ingresar el contenido del sitio" depende de 2 tareas (tipo FD). De hecho, la entrada solo se puede realizar cuando el sitio está validado y el contenido está escrito. El paso "Realizar la integración gráfica", en cuanto a ello, comienza al mismo tiempo que "Desarrollar las funciones". Los integradores obviamente necesitan coordinarse con los desarrolladores. Esta es una dependencia de tipo DD.
El gráfico con los recursos
Las barras en rojo representan la ruta crítica. Estas son las etapas clave para las que un deslizamiento tiene la consecuencia de retrasar el proyecto.
Software para crear su diagrama de Gantt
¡Olvídate del papel! LOS ¡Las herramientas de hoy facilitan enormemente el trabajo!
Encontrará ayuda en Internet para usar Excel. No es la solución más sencilla, pero si está interesado en la suite de Office, encontrará lo que busca.
Existen aplicaciones dedicadas (a menudo gratis), más accesibles, como Gantter para Google Drive, que le permiten crear rápidamente su horario.
Soluciones online completas, más avanzadas, integran la creación de un Gantt entre otras funcionalidades dedicadas al trabajo colaborativo. Smartsheet, por ejemplo. Localmente, en su computadora, puede recurrir a software gratuito como GanttProject.
Estos software son muy prácticos, incluso imprescindibles, para definir las dependencias entre las tareas, realizar simulaciones, medir los impactos de un retraso, etc. en unos pocos clics.
Se hace referencia a este archivo en: Planificación de proyectos: métodos y herramientas - Estructuración del proyecto - Diagrama de Gantt
