En un entorno convulso, la empresa necesita más que nunca cuidar su comunicación interna para aportar cierta estabilidad a sus equipos.
A menudo pasada por alto frente a la comunicación externa, su hermana mayor, la comunicación interna se ha convertido, sin embargo, en una habilidad estratégica. El desafío para las organizaciones es ciertamente significativo: se trata de saber comunicar sus valores y objetivos comunes.
Misiones de comunicación interna
Adjunta al departamento de Marketing o Recursos Humanos según la organización, el rol de esta función es diseñar e implementar un plan estratégico de comunicación interna en línea con la política general de la empresa y dentro de un alcance de recursos (materiales, humanos, financieros ).
En este sentido, juega un papel importante en la organización:
- gestionar el descenso de la información y su circulación ,
- ayudar ejecutivos y gerentes comunicarse mejor ,
- gestionar el clima social para mantenerlo lo mejor posible,
- reclutar internamente.
Los principales objetivos
En general, comunicarse bien dentro de una empresa mejora la eficiencia de la organización al proporcionar una mejor coherencia. Otra virtud: mayor productividad gracias a una mayor motivación de los empleados. La comunicación interna permite así a la empresa:
- Formar : permitir que sus empleados adquieran nuevas habilidades,
- informar : a través de herramientas como el diario de la empresa,
- motivar : integrar a los empleados en el plan de negocios mejorando su función,
- federativo : dar un sentimiento de pertenencia al capitalizar valores y objetivos comunes.
Mayor participación individual
La traducción directa de una comunicación interna eficaz es una sobreinversión personal por parte de los colaboradores muy rentable para la estructura. La implicación aporta el valor añadido que marca la diferencia de cara a la competencia.
Mejor moral de las tropas
En una situación de crisis, los empleados necesitan puntos de referencia sólidos. Necesitan estar informados de lo que está sucediendo, tanto interna como externamente. La buena moral te permite afrontar tiempos difíciles y gestionar estos eventos sin perjudicar tus habilidades.
Una comunicación interna bien conducida induce a clima de confianza, diálogo reforzado entre las diferentes capas de la empresa. El impacto también se refleja en una disminución del absentismo.
Mayor lealtad de los empleados
En esta era de gestión del talento y marketing de RR.HH., la comunicación interna es una palanca poderosa para mantener vivas las fortalezas y llevarlas al éxito y la realización personal y colectiva.
Una mejora en el servicio prestado
La comunicación interna da sentido a las acciones. Empleados bien mentalmente, involucrados en la vida de la empresa, es un el mejor servicio ofrecido a los clientes .
Más información retroalimentación a la alta dirección
La comunicación interna debe ser bidireccional. El flujo de información no es solo de arriba hacia abajo. Quien dice comunicación, dice retroalimentación. En consecuencia, la organización debe planificar los canales de retroalimentación de información. Por tanto, la alta dirección tiene una mejor visión de lo que piensan todos los empleados. Las tensiones se detectan rápidamente, los conflictos se comprenden mejor. El cambio se impulsa de forma eficaz.
El mismo nivel de información para todos
Es muy desagradable para un empleado conocer noticias (buenas o malas) sobre su empresa a través de un canal externo. A fortiori cuando son imprecisos o incluso inexactos. Por lo tanto, la empresa debe tomar la iniciativa y difundir la información a sus empleados a tiempo.
Una alineación exitosa
Si todos conocen con precisión el significado de los objetivos estratégicos de la empresa y su aplicación, es más fácil tomar decisiones que vayan en la misma dirección.
Imagen mejorada en exteriores
La primera imagen que se da a los clientes suele ser la que transmiten sus empleados. Estos últimos deben haber integrado los elementos tangibles e intangibles que constituyen la imagen de su entidad. Un recordatorio: los elementos de la cultura son perceptibles en el exterior, por lo tanto, por los clientes.
¿Cómo configurar una estrategia de comunicación interna?
Con las herramientas actuales, especialmente el desarrollo de ofertas de intranet y otros portales web 2.0, es muy fácil comunicarse con los empleados. Sin embargo, esta aparente facilidad a veces resulta ser una trampa, porque se podría pensar que para comunicarse basta con alimentar estas plataformas de información con contenido fresco. Sin embargo, al igual que la dirigida a los clientes, la comunicación interna debe ser objeto de una verdadera reflexión estratégica que culmine en un plan de acción. Este último puede incluirse en un enfoque general que vincule tanto lo externo como lo interno. Este enfoque tiene la ventaja de ganar consistencia e integrar mejor los elementos de la imagen.
Las empresas que logran crear un diálogo permanente con sus empleados cuentan con fuertes activos para lograr sus objetivos. Por lo tanto, para lograr un nivel óptimo de desempeño, la comunicación interna debe ser parte de su cultura.
Claves para el éxito
En cuanto a la comunicación externa, interna, dirigida a sus empleados, requiere un enfoque coherente y estructurado:
- definición de metas : definir la finalidad del proceso, definir las líneas de comunicación, enumerar las herramientas disponibles, los recursos asignados, etc.
- elección e implementación de medios : seleccionar las herramientas que se utilizarán, componer el equipo que se encargará del proyecto y del proceso, involucrar a los protagonistas, etc.
- medición de resultados : encuestas de satisfacción, comentarios, etc. para medir los impactos de la estrategia de comunicación interna, mejorar su efectividad o reelaborarla, si es necesario.
Medios de comunicación
Se ponen a su disposición diferentes medios de comunicación en función de su estrategia y los recursos destinados a este proceso, clasificados en 2 categorías principales: materiales orales y escritos .
Apoyos orales
- Entrevistas individuales : son la ocasión para un diálogo, un intercambio personalizado con cada colaborador en el que se tratan diversos temas: evaluación, plan de formación, desarrollo profesional, etc.
- Reuniones (información, intercambios, etc.): estos encuentros permiten transmitir diversa información sobre la empresa, sus novedades, sus éxitos, etc. con todo el personal.
Materiales escritos
- Diario interno, folleto de bienvenida, notas, etc. : presentar la empresa, comentar sus novedades, proyectos, éxitos, etc.
- Caja de sugerencias : reenviar información, promover innovaciones e iniciativas, así como el empoderamiento de los empleados, etc.
- Monitor : brindar información sobre seguridad, normativa interna, eventos intraempresariales, servicios adicionales a disposición de los empleados, etc.
- Intranet, RSE : informar, intercambiar, transmitir, entrenar, etc.
- Eventos : jornada de puertas abiertas, aniversario de la empresa, celebración de un éxito particular, una innovación, etc.
