¿Qué es una reunión productiva? Los fenómenos del "reencuentro" hacen que todos perdamos mucho tiempo. ¡Así que seamos eficientes! ¿Cómo reconoce una reunión "buena"? Muy fácil: cada participante sale con la sensación del trabajo realizado: "Hemos avanzado bien", "hemos sido productivos", etc …
Entonces, ¿cuál es la receta para que este encuentro común no se convierta en una simple pérdida de tiempo? La respuesta se encuentra respetando los fundamentos: una reunión tiene un propósito específico. Debe estar debidamente preparado y planificado. El objetivo debe permanecer constantemente a la vista a lo largo de las discusiones. Los debates son organizados y constructivos. Respetan el tiempo definido. Finalmente, la conclusión es precisa en cuanto a las decisiones tomadas y las acciones a tomar.
Un objetivo específico
No hay duda de esto. Todos los participantes deben saber por qué están allí. y sobre todo, lo que a veces olvidamos, hacia dónde deberían conducir las discusiones. ¿Un plan de acción encadenado? ¿Nuevos productos potenciales? ¿Identificando un problema? ¿Comunicar una nueva organización? etc.
Tener en cuenta el resultado esperado de la producción del grupo permite mantente enfocado en la meta y mantener la tensión propicio para sostener el objetivo establecido.
Preparación incomparable
Todo comienza con una acertada elección de regalos. Si hay demasiados participantes, las discusiones pueden empantanarse. Por otro lado, si el grupo no es lo suficientemente grande, el objetivo será difícil de lograr.
Una vez establecida la lista de participantes, evitaremos invitar a colaboradores simplemente enviándoles la agenda. Desde la preparación, todos los protagonistas están involucrados. . ¿Cuántas reuniones no conducen a ninguna parte debido a la falta de trabajo previo (información insuficiente, cifras incompletas, etc.)?
Todos deben llegar bien preparados cuando llegue el día, con los elementos clave imprescindibles para iniciar los debates y ser eficaces ! ¡Este no es el momento, durante las discusiones, de ir a pescar en busca de información!
Un proceso productivo
Una reunión es definido por una hora de inicio y una hora de finalización. Durante este tiempo, todos los debates se organizan con el fin de abordar todos los puntos previstos durante la preparación.
Respetar el tiempo invertido en cada fase es clave para el éxito, aunque en algunos casos es útil permitir cierta flexibilidad. Lo importante es Manténgase enfocado en las prioridades para no perderse en los detalles. .
Otro punto es recoger el punto de vista de todos los presentes. Todos deben participar. Se entiende que los intercambios serán controlados para que ninguna deriva envenene las discusiones. Las críticas se aceptan si son constructivas y hacen avanzar al grupo.
Una conclusión profesional
Cada encuentro debe ser objeto, en términos de conclusión con todos los participantes, de un informar sobre avances, decisiones y acciones poner en perspectiva con el objetivo.
También se mencionarán los puntos nuevos y los que no se han abordado. Así, nada se pierde, todo queda registrado. Esta conclusión debe ser seguido de un resumen escrito entregado a cada participante inmediatamente después de la reunión o en los días siguientes.
Se hace referencia a este archivo en: Organizar y conducir una reunión de manera efectiva
