¿Cómo organizarse para ahorrar tiempo? Aquí hay una herramienta interesante: el método GTD que fue creado para mejorar la productividad personal a través de una mejor organización. Descubra las 5 diferentes fases del método "Getting Things Done" para lograr la excelencia en su eficiencia personal: recopilar, procesar, organizar, revisar, actuar. Una herramienta que requiere rigor y perseverancia, pero cuya eficacia está bien establecida.
Presentación del método Getting Things Done
Inventado en 2001 por David Allen , Consultor de gestión estadounidense y especialista en productividad, la metodología GTD - "Getting Things Done" (que podría traducirse como "el arte de hacer las cosas", en francés) - debe su éxito en la comprensión y asimilación de los principios mismos del método. que en los dispositivos utilizados para implementarlo.
En efecto, no es la herramienta que vas a utilizar la que te permitirá optimizar tu organización personal, sino el hecho de integrar todos los elementos que constituyen el proceso, incluidos - y quizás sobre todo - aquellos que te puedan parecer completamente superfluos. en primer lugar.
La tenacidad, como sucede a menudo con el desarrollo personal, es el secreto del éxito.
Ventajas y limitaciones de GTD
En lo que respecta a la gestión del tiempo, Getting Things Done tiene tanto a sus seguidores como a sus detractores. Si el primer paso puede parecer laborioso y requiere un período de tiempo relativamente largo, esta herramienta muy concreta te permitirá, en fin, ahorrar tiempo en tu vida profesional, pero también personal al estar mejor organizado y por lo tanto más productivo.
Interés de esta metodología
El interés indudable de Getting Things Done es sin duda la sencillez de su implementación, accesible para todos. Porque si algunos optan por un software dedicado, es muy posible que se satisfagan con un archivo de Excel o un simple diario.
Limitaciones del método
La mayor dificultad de GTD es lograr mantenerlo . Abrumados por las tareas urgentes y atrapados en la vida cotidiana, seguimos cada vez menos los preceptos marcados por esquemas organizativos como el que propone este método. Para terminar rindiéndote por completo.
Hacer las cosas en 5 pasos
Recoger
Ustedes van establecer una lista exhaustiva de tareas que debe lograr, sin intentar priorizar o categorizar. Anote todo lo que se le ocurra.
El objetivo es liberar tu mente del peso de todo lo que necesitas hacer y tener en la parte de atrás de tu cabeza, pero también tener, en la medida de lo posible, un solo lugar para recolectar.
Para ello, agrupe todas sus notas, post-it, diarios (electrónicos o no), memorandos, papeles, cartas, invitaciones … Luego enumere todos estos elementos en un soporte de su elección (papel, computadora). Todas las tareas que necesita realizar ahora están en un solo lugar, ya sea un archivo de Word, Excel u otro, su planificador o una simple hoja de papel (que por supuesto no perderá).
Para tratar
Una vez enumeradas todas las tareas pendientes, las "aclarará": hágase la pregunta "¿Tengo alguna acción que hacer respecto a esta tarea?", "¿Es una prioridad?". 2 opciones posibles:
- No : tachar dicha tarea, tirar el papel, archivarlo o incluso ponerlo en espera.
- sí : 2 escenarios:
- La realización de la tarea toma menos de 2 minutos : realizar la tarea de inmediato,
- la realización lleva más de 2 minutos : da el siguiente paso: ¡organiza!
Organizar
Ahora es el momento de orquestar la secuencia de eventos y establecer un plan de acción.
Desechar, archivar o poner en espera las tareas que no requieran ninguna acción o para las que no sea posible actualmente (dependiendo de un tercero, mientras se espera un documento, etc.). Si la tarea no requiere mucho tiempo (menos de 2 minutos), hágalo de inmediato.
Si no es así, planifique y organice su logro, teniendo en cuenta sus objetivos finales o los resultados esperados:
- posponer : la procrastinación a veces es útil. Defina una fecha de finalización coherente con su carga de trabajo y los plazos establecidos,
- delegar : Elija a la persona adecuada para realizar el encargo e infórmele de los entresijos para que la realización se lleve a cabo de forma correcta y eficiente.
- plan : orquestar en modo de proyecto si es necesario con diferentes subtareas y configurar un monitoreo regular.
Revisar
El seguimiento periódico es fundamental para el correcto funcionamiento del método. No basta con organizarse, hay que mirar periódicamente el progreso de tus tareas así como hacer un balance de las que ya están completadas, en curso (rectificar la organización si es necesario) y por supuesto, aparecieron las nuevas misiones.
Para eso, puedes definir, según tu agenda profesional y tu modo personal de funcionamiento, un momento oportuno que reservarás en este punto. Idealmente, semanalmente. Podría ser, por ejemplo, al final de la semana, para aliviar tu mente de este peso y aprovechar al máximo tu fin de semana o, por el contrario, al comienzo de la semana para comenzar tu semana laboral en el día. pie derecho. Algunos prefieren hacer un check-in diario. ¡Depende de ti, de todos! Lo importante es dedicar regularmente un momento a esta etapa.
Las preguntas que debe hacerse aquí son: "¿Dónde estoy en mi organización?" "¿La herramienta que pongo en marcha es eficaz o tengo que hacer algunos ajustes, o incluso revisar completamente mi organización y optar por un método diferente?" El objetivo es maximizar su productividad.
Actuar
La idea principal es optimizar su eficiencia en el trabajo. Una vez más, confiar en un método probado sin cambiar profundamente su funcionamiento diario condena la experiencia al fracaso . Por tanto, es fundamental que actuar de acuerdo con las opciones que haya elegido durante los pasos anteriores.
Se deben tener en cuenta 4 elementos para actuar:
- tus prioridades : ¿Cuáles son las tareas importantes o cuya fecha límite se acerca? ¿Qué elemento es de máxima prioridad?
- el tiempo que tienes : ¿tienes tiempo suficiente para escribir este correo electrónico, o hacer esta llamada telefónica que lleva unos días pendiente? ¿Cuáles son sus citas del día? ¿Puede programar ciertas tareas entre 2 reuniones? etc.
- tu nivel de energía : ¿tienes suficiente motivación para una tarea determinada? ¿Qué tan cansado estás? ¿Qué tareas puedes realizar?
- el contexto en el que te encuentras : ambiente lo suficientemente tranquilo para redactar un informe, llamar a su proveedor para resolver ciertos detalles de un pedido realizado, un proyecto que requiere mucho tiempo y que requiere disponibilidad constante, etc.
Lo habrías entendido, Hacer las cosas no está escrito en piedra. Tienes que hacer tuyo el método, moldearlo según tu personalidad y tu funcionamiento. ¡Lo principal es ceñirse a los objetivos personales que se ha fijado y ser serio y regular en su práctica!
