Como un manager, conocer la conducta es un arte del que no puedes escapar . De hecho, la gestión de equipos requiere intercambios más o menos regulares con sus empleados. Intercambios que se materializan, entre otras cosas, por la organización y gestión de reuniones de trabajo más o menos formales. Ésta es la base de una comunicación gerencial eficaz, un pilar de la inteligencia colectiva.
Además, las discusiones con sus diversos contactos profesionales, particularmente en el contexto de la gestión de proyectos, son cruciales para lograr los objetivos establecidos y llevar el proyecto a término.
Para llevar a cabo una reunión de negocios de manera eficaz, debe dominar las técnicas de animación y conocer las diferentes herramientas a su disposición.
Navegacion rapida
- Preparándose para la reunión
- Elegir el formato de reunión de negocios adecuado
- Elija el estilo de animación adecuado
- Estructurar la reunión
- Herramientas y métodos útiles para realizar una reunión.
- Las diferentes fases del encuentro
Prepárate para una reunión de trabajo
Sea cual sea el contexto en el que organices tu reunión de trabajo, el objetivo de la reunión así como las personas invitadas, una preparación rigurosa es fundamental para su éxito. Además, esto garantizará una mayor eficiencia.
Establecer objetivos, seleccionar participantes, recopilar documentos útiles… Es fundamental asegurarse de que todo estará listo cuando llegue el momento para maximizar la productividad individual y colectiva.
Sin embargo, en el gran día, se esperan algunas verificaciones de última hora, especialmente en lo que respecta al equipo disponible (buen funcionamiento de los diversos dispositivos que se utilizarán: retroproyector, conexiones a Internet, etc.).
Si eres propenso al miedo escénico y / o no te sientes muy cómodo hablando en público, aprende a ganar confianza en ti mismo y a dominar tu aprensión para transformarla en energía positiva.
Así podrá comprender con calma el desarrollo de la reunión.
Elija el formato de reunión adecuado
Defina el formato que desea adoptar para su reunión. Dependiendo del tema abordado, los objetivos esperados así como el contexto en el que se gestionará esta reunión, son posibles diferentes tipos de reunión:
- reunión de información : transmites un mensaje (s) a tu audiencia que lo recibe de forma "pasiva".
- reunión de revisión : reunión formal que se encuentra a menudo en el contexto de la gestión de proyectos en la que participan activamente todas las personas interesadas en el tema / proyecto para hacer un balance de la marcha de las cosas.
- reunión de intercambio : todos los participantes debaten activamente sobre un tema determinado.
- reunión de resolución de problemas : el objetivo es claramente desbloquear una situación que está estancada, encontrar una solución a una disfunción, gestionar un conflicto …
- reunión de toma de decisiones : reúne a diferentes actores para respaldar una decisión sobre un tema específico.
Elija un estilo de animación
Opta por una animación enérgica y adaptada. Es importante establecer una cierta dinámica de grupo para aumentar la productividad y la eficiencia. Son posibles diferentes posturas en términos de animación, entre las que se encuentran:
- facilitador : los participantes intercambian libremente bajo el discreto control del facilitador.
- coordinador : los protagonistas discuten un tema específico, el facilitador estructura los intercambios y debates.
- directiva : queda poco espacio para los participantes.
Obtenga más información sobre la facilitación de reuniones.
Si su audiencia muestra signos de abandono, que algunos participantes se mueven excesivamente, bostezan a los cuervos, están impasible, que otros parecen estar durmiendo despiertos… ¡Reaccione! ¡Revitalice su reunión antes de perder la atención de todos!
Estructurar la reunión de trabajo
Una vez que se ha establecido el formato y el tipo de animación, ahora es el momento de diseñar la propia reunión:
- Definir claramente el tema y los objetivos de esta reunión de trabajo.
- Enumere las personas que deberán estar presentes (colaboradores, ponentes externos, etc.)
- Establezca un lugar, fecha y hora adecuados
- Escribe la agenda
- Establecer una duración (teniendo cuidado de mantener un pequeño margen)
- Invite a los participantes especificando el formato de la reunión, así como el papel de cada uno y los objetivos esperados.
Algunos métodos y herramientas para gestionar eficazmente una reunión
Abundan los métodos y herramientas sobre cómo realizar una entrevista de manera eficaz y obtener los resultados deseados. Sin embargo, podemos citar algunos:
- Pechakucha: para una presentación eficaz en exactamente 6 minutos y 40 segundos,
- 6 sombreros para pensar: creatividad y eficiencia mejoradas a través de la exploración de las 6 formas de pensar.
- Diagrama de Ishikawa: eficaz para la resolución de problemas,
- Stand-up: reuniones de pie para una mayor eficiencia,
- Lluvia de ideas o su opuesto, lluvia de ideas inversa: la lluvia de ideas es una poderosa palanca para la reflexión en el contexto de la resolución de problemas o la innovación
Obtenga más información sobre las herramientas y métodos útiles para realizar reuniones.
Realizar una reunión de negocios
Las principales fases de una reunión profesional son las siguientes:
Introducción
Piense en la eficiencia desde el comienzo de la reunión. Es importante :
- empezar a tiempo,
- saludar a todos los participantes y agradecerles su presencia y puntualidad,
- dar la vuelta a la mesa para que todos puedan presentarse, si es necesario,
- recordar el contexto de la reunión, la agenda, los objetivos esperados,
- recordar el papel de cada uno de los participantes, así como las reglas de funcionamiento, en particular el tiempo asignado para la reunión,
- nombrar un posible relator.
Fase de producción
Luego llega el momento del trabajo en sí. Como facilitador, su función es asegúrese de que la reunión se desarrolle sin problemas y de manera eficiente. Vas de la siguiente manera:
- iniciar los debates,
- enmarcar las discusiones y asegurarse de que los temas no se deslicen,
- garantizar que todos puedan hablar y que los tiempos de uso de la palabra se distribuyan de manera justa,
- anticipar posibles conflictos,
- asegúrese de que el pensamiento se mueva en la dirección correcta y al ritmo correcto.
Obtenga más información sobre el papel de un líder de reuniones.
Conclusión
Terminas las discusiones con un resumen de lo dicho y un recordatorio de las decisiones tomadas. Este paso es importante porque le permite bloquear el trabajo realizado para poder tomar medidas.
Después de la reunión, también se asegurará formalización del informe de la reunión por el relator sobre la base de la información recopilada durante los debates y su difusión a todos los participantes y otras partes interesadas.
¡¡Prohibición de la reunión !!
Prepárese bien para las reuniones, recuerde a los participantes que es fundamental leer los documentos adjuntos antes del Día D, establecer objetivos claros, etc. evita reuniones estériles!
