En el campo de los proyectos de TI, el adagio " basura dentro basura fuera (GIGO) expresa el hecho de que los datos de entrada defectuosos producirán consistentemente resultados defectuosos. En la gestión de proyectos, es lo mismo: hay pocas posibilidades de que un proyecto inicialmente mal diseñado conduzca a resultados que estén a la altura de las expectativas.
Resumen
- ¿Qué son las especificaciones funcionales?
- Un CCF, ¿para qué?
- ¿Cómo escribir una especificación funcional?
¿Qué son las especificaciones funcionales?
Una especificación funcional (CCF) es un documento que presenta de manera detallada y estructurada las expectativas de un proyecto (servicios, producto) y sus limitaciones (técnicas, gerenciales, contextuales). En principio, es el entregable el que sanciona el final de la fase de lanzamiento de un proyecto.
El CCF está en el centro de los intercambios entre el propietario del proyecto (MOA) y el proveedor o proveedor de servicios. Una vez validado, constituye la referencia que permite garantizar durante todo el proyecto la conformidad del contenido del proyecto con las expectativas iniciales.
Un CCF, ¿para qué?
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Formalice las necesidades en conjunto con el propietario del proyecto.
El desarrollo del cuaderno constituye la culminación de la fase sustantiva de definición del proyecto.
Es el resultado de un diálogo estructurado entre el propietario del proyecto y el (los) proveedor (es) o la asistencia en la gestión del proyecto (AMOA), lo que permite establecer un entendimiento común de la necesidad en términos compartidos por todos. Por lo tanto, el CCF puede ser el resultado de procesos adicionales que se implementarán aguas arriba:
- Estudio de oportunidad : ¿existe la necesidad?
- Estudio de factibilidad : ¿es mi proyecto económicamente / técnicamente viable?
- Análisis funcional de la necesidad : es fundamental para la elaboración de un CCF, porque le aportará los elementos clave: los puntos de vista de las distintas partes interesadas por el proyecto (usuarios finales, actores relacionados, etc.), la duración del producto y su ciclo de vida, y los resultados esperados (sin mencionar los medios para lograrlo)
- Análisis de valor : agrega al análisis funcional una evaluación a priori soluciones y sus costos para priorizar mejor las necesidades iniciales.
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Establecer un marco para el proveedor
Ante un problema determinado, cualquier proveedor se verá tentado a ofrecer una solución "llave en mano", que no abordará los aspectos específicos de su proyecto.
Por lo tanto, el CCF debe establecer claramente las especificaciones funcionales, la calidad esperada, los plazos y el presupuesto. No obstante, los proveedores deben tener suficiente espacio para respirar para beneficiarse de su capacidad de innovar y de sus ideas originales.
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Compare las propuestas
Esta dimensión es esencial en el contexto de una licitación, si el CCF forma parte del mercado. Entonces será posible proponer criterios de evaluación que los proveedores deberán tener en cuenta para proponer la solución más competitiva; Estos criterios pueden agruparse en una tabla de puntuación que se utilizará para la evaluación general de los encuestados.
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Facilitar la evaluación final
La formalización de las necesidades funcionales a través de un CCF permite comparar al final del proyecto las expectativas iniciales con los resultados obtenidos de forma objetiva, y no en los simples “sentimientos” de los empleados o indicadores económicos. En particular, facilita el ejercicio de cierre de proyectos.
¿Cómo escribir una especificación funcional?
En forma
Para ser operativo, las especificaciones funcionales deben ser:
- Conciso : favorece las frases cortas y los giros sencillos. Establecer una cantidad de caracteres o palabras puede ser un método útil para hacer esto.
- Sencillo : Use términos técnicos solo cuando sea necesario, use palabras sin ambigüedad o juicio. Debe demostrarse claramente el interés del proyecto (técnico, organizativo, financiero).
- Organizado : el documento debe estar estructurado por un plan (ver más abajo), con partes equilibradas.
En el fondo
Marco del proyecto
Esta es la parte común a todos los proyectos, que debe permitir a cualquier proveedor encontrar los elementos esenciales para una visión global de la necesidad expresada. Esta parte incluye:
- El contexto : proceso de identificación de la necesidad, entorno del producto / servicio (personas, equipos, regulación, etc.);
- La meta : qué nivel de servicio esperado, para qué resultados financieros y qué criterios de calidad (por ejemplo, tasa de satisfacción del cliente objetivo);
- El perimetro : actores afectados (internamente, externamente, qué usuarios, etc.), ámbito geográfico si procede.
Criterios funcionales y evaluación
El orden de las siguientes partes puede depender tanto de la estructura de su proyecto (número de funciones principales y subfunciones, vínculos entre ellas), como también del mercado en el que encaja si se trata de una licitación con componentes solicitados varias operaciones, en cuyo caso podría ser necesaria una asignación.
La estructuración del CCF resulta entonces un ejercicio valioso para garantizar que las diferentes ofertas sean comparables entre sí, y que el producto final pueda evaluarse de manera relevante al final del proyecto en comparación con la expresión de la necesidad inicial. . En cualquier caso, su CCF debe contener las siguientes tres partes:
- Describa las necesidades: especificaciones funcionales
Hay muchos métodos para realizar este ejercicio: bestia cornuda, diagrama de pulpo … Cualquiera que elija, es simplemente cuestión de anotar qué debe "hacer" el producto final para satisfacer las necesidades planteadas.
Este es el propósito de las especificaciones funcionales: se desglosan en funciones principales (que responden a una necesidad), a su vez desglosadas en subfunciones (acciones que cubren parte de la necesidad). Por ejemplo, para un comparador de viajes, una función principal sería " hacer una comparación entre varias ofertas de aerolíneas ", Y las subfunciones" ingrese un destino », « ingrese un horario », « establecer un límite de precio "Etc.
- Sobre presupuestario y recursos
Para cada función principal, será cuestión de definir la movilización de recursos esperada (número de días hábiles, presupuesto).
- Plazos y entregables
Esto es para indicar la fecha de finalización prevista del proyecto, especificando:
- entregables intermedios si corresponde,
- los plazos de validación por parte del MOA y las sanciones, si corresponde.
El CCF puede ir acompañado de un calendario indicativo, si ya se ha formalizado.
Se requiere una cierta formalidad para que sea entendido por todas las partes interesadas. Los objetivos están claramente definidos.
