Definición de EDM
Es una solución de software para gestionar el ciclo de vida de un documento electrónico. Desde su creación, almacenamiento, intercambio, archivo o destrucción, si corresponde. Estas soluciones no solo se aplican a las grandes empresas. Las pymes también tienen todo el interés en aprovechar los beneficios que ofrece este software.
Las ventajas
Acceso a la información independientemente del terminal utilizado y por varios usuarios simultáneos
gestión de versiones con la capacidad de rastrear cambios
reducción drástica de los volúmenes de almacenamiento documentos en papel
facilidad y rapidez para encontrar un documento
interfaz del sistema documental con otras herramientas comerciales o flujo de trabajo
riesgo reducido de pérdida información importante
coherencia con los requisitos de los sistemas de calidad
fortalecer el control de la información sensible
facilidad de manejo y dominio de derechos de acceso
En general, un EDM mejora la eficiencia de una organización y el control de los documentos durante su uso en la empresa.
Los límites
Una implementación muy cara tanto en la inversión en hardware y software, como en la digitalización de las publicaciones impresas existentes.
Un logro que solo puede pasar por una transformación real de la organización, aceptar el cambio de prácticas totalmente nuevas frente a los viejos hábitos.
Las principales funciones de una electroerosión
Creación y captura de documentos
Son posibles 3 entradas en el sistema:
documentos nativamente digitales, por ejemplo, un formulario en un sitio web
documentos en papel que será necesario escanearlos para convertirlos en archivos electrónicos
creaciones directas en el software EDM.
En cuanto a los documentos desmaterializados por naturaleza, un punto importante es poder integrar una amplia variedad de formatos: correo electrónico, Word, Excel, jpeg, etc.
Indexación
Cuando la base documental llega a miles de entradas, la investigación se vuelve compleja. Para facilitar el acceso a los datos, El software EDM indexa documentos para facilitar y acelerar la investigación.
La indexación se puede realizar sobre el propio contenido, a partir de metadatos (palabras que describen el documento: título, autor, etc.) o palabras clave resultantes de una categorización (taxonomía).
Almacenamiento
Función central de soluciones con fuertes desafíos tanto en términos de capacidad del sistema de almacenamiento para guardar innumerables documentos, solo su fiabilidad en el tiempo al mismo tiempo que permite un acceso rápido, compatible con las limitaciones comerciales.
Difusión y consulta
Compartir, repartir documentos de varios usuarios, Editar, de los para recibir en un momento específico en un proceso dado para un acción planificado.
Usualmente están visible desde diferentes terminales : computadora de escritorio, tableta, teléfono inteligente …
Las reglas de Gestión de Derechos definir lo que todos pueden hacer: leer, modificar, etc.
Control de versiones permite el seguimiento de la información y sus sucesivas actualizaciones.
El documento adecuado, para la persona adecuada, en el momento adecuado
Archivado y borrado
Al final de la vida, permite retención de documentos o su destrucción según las normas de gestión adjuntas.
Seguridad
Garantizar la seguridad de la información sensible y más en general, la copia de seguridad de los datos del sistema.
Implementación
Recuerde que este es un proyecto en toda regla. No basta con desplegar una solución de software de EDM para que el proyecto se vea coronado por el éxito. Los empleados deben ser involucrado muy temprano en el proceso y un plan de gestión del cambio debe ponerse en marcha lo antes posible. De hecho, las prácticas y hábitos laborales cambiarán. Algunas tareas desaparecerán en favor de otras nuevas, cambios que siempre son fuente de estrés …
