Trabajar de forma remota con sus empleados, clientes y diversos proveedores de servicios puede, cuando el contexto lo requiera, resultar esencial para mantener el trabajo a flote. Organizar un evento a distancia, sea lo que sea, no se puede improvisar, requiere un mínimo de preparación y organización.
¿Por qué organizar un evento en línea?
Una situación de emergencia, una obligación material, un contexto específico, una estrategia de comunicación digital con el objetivo de llegar a un mayor número de prospectos, dar a conocer su empresa / sus servicios, los participantes dispersos geográficamente son todos elementos propicios para la organización de un evento virtual más que uno físico.
Metas
Dependiendo del tipo de evento organizado (reunión virtual, seminarios web, conferencia telefónica …), los objetivos serán algo diferentes. En general, la organización de un evento en línea tiene como objetivo, en particular,:
- ahorre tiempo y flexibilidad : organización más rápida, que requiere la movilización de un pequeño equipo y que puede posponerse con relativa facilidad si es necesario.
- ganar visibilidad : comunicarse directamente sin estar físicamente en el mismo lugar, permitir que un número considerable de personas siga una conferencia, capacitación, etc.
- fortalecer la relación entre la empresa / equipo y sus clientes cuando no existe una tienda física o con contactos repartidos por todo un territorio más o menos extenso.
- superar la incapacidad de organizar un evento físico : cuando los participantes están muy dispersos geográficamente o cuando circunstancias excepcionales prohíben totalmente una reunión real, por ejemplo.
- reduce tu huella de carbono : menos logística, folletos, documentos impresos, folletos, etc.
Ventajas
- Menos tiempo y menos costoso de organizar que un evento físico
- Público / objetivo ampliado
- Interactividad mejorada
- Mayor flexibilidad
- Optimización del retorno de la inversión
Limites
- Posibilidades técnicas a veces inciertas
- Necesidad de que los participantes tengan el equipo adecuado.
- Vacilación / mal uso de participantes nuevos en el tema, varios errores …
Los diferentes tipos de eventos virtuales
Existe un amplio abanico de posibilidades en este ámbito. El cual evoluciona a gran velocidad, ofreciendo día a día nuevas herramientas, servicios todos más eficientes que los demás.
Dependiendo del tipo de evento en línea planeado y los objetivos asociados, será apropiado utilizar esta o aquella fórmula en su lugar. Entre los eventos más utilizados, encontramos en particular:
- llamadas de conferencia : llamadas telefónicas a más de 2 personas
- seminarios web : conferencias en línea, podcasts
- ferias virtuales : exposiciones interactivas en línea
- Talleres de trabajo : talleres sobre un tema específico
- los Moocs : cursos / formación online
- las charlas : discusiones sobre temas específicos
- reuniones remotas : reuniones con algunos o todos los participantes dispersos geográficamente
¿Cómo organizar un evento virtual?
La presentación de los eventos se expone brevemente aquí.
Preparándose para el evento
En general, sea cual sea el tipo de evento virtual, la organización se estructurará de la siguiente manera:
- Definición de objetivos : expectativas, beneficios esperados, etc.
- Planificación : fecha, hora, duración
- Articulación / estructuración : modalidades, estructura del evento, temática abordada, documentos compartidos, etc.
- Promoción : invitación o sitio web / página dedicado, descripción del evento, comunicación adecuada,
- Recordar : unos días antes del evento en cuestión, luego 1 hora antes, recordatorio de enlaces de conexión, identificadores y documentos necesarios si corresponde …
- Establecimiento y curso del evento,
- Gracias y posible envío de un informe, respuestas a las preguntas formuladas, documentos de respaldo y un resumen, a veces un video completo, del evento.
- Interrogación : lo que funcionó, las dificultades encontradas, lo que gustó, lo que se puede mejorar, etc.
Diferentes eventos virtuales
Reunión telefónica con varios
Las conferencias telefónicas no son nuevas. Mucha gente los usa con regularidad en los negocios.
- Determinar el tema abordado, los objetivos de la discusión y los distintos puntos a abordar.
- Elija el soporte adecuado.
- Defina una fecha y una hora de llamada.
- Elija un lugar tranquilo propicio para una conferencia telefónica.
- Contactar a los participantes, agradecerles su presencia, indicar el tema a tratar, la metodología elegida, en su caso, así como los objetivos de la convocatoria, recordar las reglas de buena conducta de la conferencia telefónica.
- Conduzca la discusión teniendo cuidado de no interferir con el habla de los demás (ruido del entorno, etc. Es recomendable utilizar el botón "Silenciar" cuando no se habla para no molestar a los demás con el ruido del altavoz. 'Un teclado, para ejemplo).
- Cierre la llamada agradeciendo a todos los participantes.
- Envíe un informe preciso de las discusiones a todos los participantes y posiblemente a los terceros afectados.
Seminarios web
Los seminarios web son excelentes palancas para una empresa. Permiten comunicarse de forma masiva, dar a conocer una experiencia, un nuevo producto / servicio, etc.
Todos los participantes deben estar equipados con hardware y software adecuados para poder seguir la conferencia en el formato ofrecido (puede ser necesario micrófono, parlantes, auriculares, webcam) y beneficiarse de una velocidad suficientemente alta.
- Defina los objetivos y elija un tema y una presentación que puedan atraer al público objetivo.
- Planee una fecha, una hora, una duración.
- Envíe una invitación para registrarse en el seminario web.
- Envíe un recordatorio 1 hora antes de la conferencia en línea a todos los inscritos y especifique los métodos de conexión.
- Ejecutar el webinar: bienvenida, presentación del contenido (la animación debe ser lo suficientemente dinámica e interactiva para no perder a nadie).
- Anime a los participantes a… participar (reaccionar, dar su opinión, hacer sus preguntas…).
- Responder a las preguntas dentro de un período de tiempo definido. Invite a los participantes con otras preguntas a enviarlas por correo electrónico.
- Cerrar y agradecer.
- Envíe un resumen del seminario web y / o un enlace para volver a ver la conferencia.
Podcasts
El podcast es un elemento importante en la estrategia de comunicación digital. Permite a la empresa abordar un tema relacionado con su actividad, con el objetivo de ganar visibilidad y trabajar su imagen con un amplio panel de prospectos.
Un podcast puede ser presentado por una sola persona, un experto en su campo y hablando solo sobre el tema, o bien integrar a diferentes expertos reunidos en torno a un anfitrión.
- Definir los objetivos del podcast y la temática abordada
- Obtener información sobre el tema, posiblemente buscar expertos que puedan intervenir
- Dibujar el plan preciso y / o el guión
- Grabe el podcast: reúna a las diversas partes interesadas si es necesario, cuide la apariencia física y el lenguaje no verbal
- Produzca el podcast (edición, texto de presentación, carga, etc.)
- Preparar la promoción y distribuir (correo electrónico, sitio web, intranet, redes sociales, etc.)
Reunión remota
Esta es una práctica común en muchas empresas. Cuando tenemos algunos, si no todos, colaboradores que trabajan a distancia o en las carreteras o en movimiento regular, son esenciales para unir a todos.
La reunión se puede realizar solo por audio o por video. Sin embargo, la cámara puede ser un freno para algunos: timidez, renuencia a revelar su entorno personal o simplemente una conexión a Internet insuficiente.
En general, estas reuniones virtuales se organizan de la siguiente manera:
- Preparación : planificación, definición de la agenda y contenidos, elaboración de los distintos documentos necesarios, envío de invitaciones y modalidades, etc.
- Realización de la reunión : en video - con la posibilidad para los participantes que deseen reemplazar su imagen con un avatar - o solo en audio. La animación debe trabajarse en sentido ascendente. El desafío es mantener la atención de todos de principio a fin, permitir que todos se expresen y escuchar a los demás, asignar el tiempo de conversación de manera adecuada …
- Sesión informativa y seguimiento : transmitir el informe de la reunión a los participantes, enumerar los puntos positivos y mejorar en el proceso de reunión remota.
Taller
Los talleres en línea han ido en aumento durante varios años. Reúnen a un cierto número de personas en torno a un tema específico. Allí se intercambian opiniones, ideas, propuestas y soluciones. Cuando los colaboradores de un equipo se encuentran geográficamente dispersos, puede ser apropiado que el gerente organice un taller en línea. Para tener éxito, estos momentos de interacción remota requieren una organización aguda.
- Definir el objetivo del taller (enseñar una nueva habilidad, experimentar con un nuevo modo de facilitación de reuniones, profundizar en un tema específico o alguna habilidad …), los motivos de su realización así como el target al que se dirigirá.
- Determinar el contenido del taller, un plan de presentación y seleccionar a los participantes (nivel mínimo de habilidad, sector de actividad, etc.).
- Definir el curso del taller (bienvenida, introducción, temas tratados, reglas de interacción, duración de las diferentes fases, etc.).
- Preparar los recursos (análisis, estudios, datos diversos, cursos, definiciones, etc.).
- Elija las herramientas que todos los participantes compartirán y utilizarán.
- Reúna virtualmente a los diversos participantes del taller.
- Determinar el rol de cada uno, los objetivos y tareas, los plazos y metodologías.
- Animar dinámicamente el taller para mantener un vínculo a pesar de la distancia y retener la atención y la asistencia de todos los miembros del grupo.
Mooc
El objetivo aquí es poner en línea uno o más cursos o capacitaciones que los participantes / suscriptores puedan seguir a su propio ritmo. La organización de un evento de este tipo requiere, aguas arriba, un cierto tiempo, así como diversas y variadas habilidades.
- Conformar un equipo de proyecto multidisciplinar con competencias variadas (expertos en la materia impartida, diseñadores multimedia, diseñadores gráficos, especialistas en informática, marketing, etc.
- Define tu objetivo
- Determinar cuál es el objetivo del Mooc: enseñar, informar
- Diseñar las líneas principales del contenido.
- Definir las tecnologías y herramientas que se utilizarán.
- Diseñar el contenido: contenido y forma, recursos, videos, ejercicios, tareas, tutoriales varios.
- Diseño de medios de comunicación: prensa, intranet, redes sociales, página web, mailing, marketing digital, etc.
- Pruebe el Mooc con un personal reducido y rectifique cualquier error y mal funcionamiento, verifique que todos los recursos disponibles estén funcionando correctamente, etc.
- Promocionar el Mooc
- Lanzar el Mooc
Se hace referencia a este archivo en: Reunión remota: desde la planificación hasta la sesión informativa en línea.
