Informe de gastos profesionales: ¿cómo gestionarlos?

Es una inversión rentable ante los retos:

• Ahorro presupuestario: El control de estos costos facilita la identificación de desvíos y resalta importantes fuentes de ahorro.
• Facilidad de operación: para reducir el trabajo administrativo y con ello mejorar la productividad de los empleados: los que tienen informes de gastos a reembolsar y los controladores de gestión. De hecho, los empleados en cuestión deben al menos verse afectados en el desempeño de sus tareas en su actividad principal.
• Satisfacción del empleado: reglas claras, montos identificados, etc. evitar cualquier discusión y por lo tanto una insatisfacción de la gente. Cualquier imprecisión puede generar quejas y discusiones estériles sin valor agregado para la empresa. Por tanto, se requiere rigor para actuar de forma preventiva. Además, los empleados esperan el reembolso oportuno de sus gastos profesionales.

Conciliar los intereses del empleado y la empresa de acuerdo con la ley.

Cuando un empleado gasta dinero para las necesidades de su actividad profesional, la empresa debe reembolsarlo, dentro de los límites de las disposiciones legales y la política de la empresa. Para ser reembolsado por el monto real de las sumas anticipadas, el empleado debe presentar una declaración de conformidad, acompañada de los documentos de respaldo.

En esta área, los intereses respectivos del empleador y los empleados chocan. Al empleado le gustaría "gastar" tanto como sea posible en informes de gastos: disfrutar de restaurantes, elegir hoteles de lujo, etc. El empleador le gustaría limitar los gastos y ahorrar dinero. Afortunadamente, la ley regula los derechos y obligaciones de las partes.

El empleado puede reclamar válidamente el reembolso de sus gastos profesionales justificados y proporcionados.

Para ser reembolsado por gastos profesionales, sin que los gastos sean considerados como retribución adicional o prestación en especie, 3 condiciones:

• El gasto se realiza en nombre del empleador, como parte del contrato de trabajo del empleado.
• El monto es proporcional al objetivo presupuestario establecido.
• El gasto está justificado y presentado para reembolso real.

Reembolso de viajes y otros gastos

En este contexto, la ley obliga al empleador a reembolsar al empleado. Los informes de gastos se elaboran en particular para los siguientes gastos comerciales:

• Las comidas : cuando viaja o en su lugar de trabajo, cuando el empleado no puede regresar a su hogar a la hora de comer, el empleador debe reembolsarle las sumas incurridas.
• Los costos de transporte : ya sea que utilice su vehículo personal o transporte público, el empleado puede reclamar válidamente el reembolso de parte de los importes gastados. El reembolso de los viajes que se pueden realizar en base a una escala de kilómetros indicada por la administración tributaria o en costos reales.
• Alojamiento , cuando un empleado en un viaje de negocios se ve obligado a dormir en un hotel, por ejemplo.
• Gastos de teletrabajo, indumentaria especial, documentación …

El empleador puede regular la política de informes de gastos para evitar abusos.

Si la ley requiere el reembolso de los gastos profesionales sobre la base de los informes de gastos, el empleador tiene, sin embargo, cierto margen de maniobra para limitar los posibles abusos y ahorrar en esta pesada partida presupuestaria. El establecimiento de dicha política permite a la empresa establecer un marco estricto y vinculante. En particular, el empleador puede explorar 3 direcciones:

1. Establecer un límite de gasto por tipo de gasto, dentro de un monto razonable.
2. Imponer prácticas económicas : favorecer el transporte público sobre los vehículos personales, elegir un hotel de categoría media, etc.
3. Limite el reembolso a tiempo.

Atención :

• - En ningún caso el empleador puede rechazar el reembolso de gastos profesionales justificados y proporcionados.
• - La política de la empresa debe estar de acuerdo con el convenio colectivo aplicable cuando corresponda.

Informe de gastos: modelo y procedimiento

Para ser reembolsado, el empleado debe producir un inventario de las sumas gastadas en el siguiente modelo:

• Indicación de la fecha del gasto.
• Descripción del gasto, que justifique su legitimidad en el marco del ámbito profesional.
• Naturaleza del gasto: comidas, alojamiento, transporte, otros …
• Monto adelantado por el empleado.

El documento resume todos los gastos de un período determinado o de un viaje. Debe ir acompañado de los documentos justificativos: recibo, factura, etc.

El empleador puede proporcionar una plantilla de informe de gastos a sus empleados, para una mayor armonía y una gestión más sencilla.

Una vez completado el documento, el empleado lo envía al departamento de contabilidad de la empresa dentro del plazo prescrito. Se reembolsa de acuerdo con los términos previstos por la empresa, generalmente en el plazo de un mes.

¿Cómo ahorrar en una gestión tediosa?

Recibir, verificar y reembolsar los informes de gastos es una labor laboriosa y de escaso valor añadido para la empresa. El empleador puede considerar diferentes sistemas para simplificar la gestión, a menudo se adoptan 2 soluciones:

1. Uso de una herramienta de software para desmaterializar, automatizar y acelerar el procesamiento.
2. La elección de la compensación por gastos profesionales a tanto alzado. : el empleador puede preferir una compensación fija al reembolso real. La empresa paga periódicamente derechos de emisión a tanto alzado, cuyo importe se calcula sobre la base de la escala de tipos fijos de la URSSAF.

Esta solución de compensación de tarifa plana también tiene ventajas para el empleado: le facilita el trabajo, ya no necesita guardar documentos de respaldo o completar tablas de Excel, y le ofrece cierta autonomía en la gestión de sus gastos profesionales.