Organizar y celebrar una reunión de forma remota: la reunión en la era de las nuevas tecnologías.
El 31 de agosto de 2021-2022, la ministra de Trabajo Muriel Pénicaud dijo en rueda de prensa (1): El 17% de los empleados ya teletrabajan efectivamente, 2 de cada tres empleados aspiran a ello. Por no hablar de los independientes y liberales que no tienen un cargo (elección guiada por una preocupación por la economía o la comodidad) ni, con mayor motivo , Sala de Reuniones.
La moral evoluciona y con ella la forma de que los trabajadores consideren su actividad profesional. Cuando los ejecutivos se van de París, en un momento en que la condición de autoempresario gana votos, cuando cada vez más padres jóvenes pasan al 80% y en un momento en que la población está viajando, el edificio de oficinas está vacío y las ordenanzas Macron (2) hacen disposiciones a favor del teletrabajo. Por su parte, los actores tecnológicos se están movilizando para ofrecer herramientas colaborativas en línea que permitirán a los autónomos y líderes empresariales organizar y realizar reuniones remotas con sus clientes y empleados.
Nota: más allá de hacer posible la conferencia virtual entre participantes que no están en el mismo lugar o que no tienen una sala dedicada, las herramientas de reunión en línea tienen la ventaja de ahorrar tiempo.
Reunión virtual, instrucciones
Una reunión remota prolífica es una reunión virtual bien preparada, bien conducida y bien resumida. La naturaleza virtual de la reunión trae consigo dificultades específicas que es importante anticipar.
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Preparación aguas arriba
1 tiempo etapa de reunión remota, su planificación : establezca una fecha y hora, invite a los participantes y registre sus respuestas.
La dificultad específica: cuando los clientes o colaboradores invitados a participar en la conferencia remota no se encuentran todos en la misma zona horaria, ¡Cuidado con la diferencia horaria antes de fijar la hora de la reunión!
La ventaja de la reunión en línea: la conferencia "en línea" ahora se puede seguir independientemente de la ubicación de la persona. En estas condiciones, es más probable que los participantes en una reunión remota se pongan de acuerdo sobre un día y una hora más fácilmente.
Preparación rigurosa del fondo: como en cualquier reunión, la preparación es clave. Sobre todo porque las sesiones a distancia son más difíciles de liderar.
Leer: cómo prepararse para una reunión
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Realización de la reunión
Conf llamada o videoconferencia, opte por una conversación de solo audio o autorice la intrusión de una cámara web ? Ésta es la principal dificultad específica de la gestión de la reunión "online".
- CONTRA la posibilidad de ver a los participantes: Los teletrabajadores que trabajan desde casa no necesariamente quieren revelar su ámbito personal, algunos incluso pueden sentirse intimidados. La cámara puede ser una barrera para su participación.
- POR la posibilidad de ver a los participantes: cuando los invitados a las charlas o conferencias telefónicas no se ven, tienden a interrumpirse y cortarse entre sí con más frecuencia. Cuando los participantes no se conocen, la falta de video también dificulta saber qué parte está hablando. La ausencia de una cámara web puede, por tanto, ser una fuente de desorganización de la reunión remota.
El truco: ofrecer una conferencia visual virtual, con posibilidad para el participante que no desee reemplazar su imagen por un avatar.
Otra dificultad para realizar una conferencia online: Animar la participación y captar la atención suficiente para evitar que los clientes y empleados se distraigan con el entorno en el que se encuentran: en casa, en un lugar de vacaciones, en la calle …
En este contexto, las cualidades de facilitador y organizador del líder de la reunión remota deben movilizarse en gran medida. Esto implica, por ejemplo, ofrecer a todos una bienvenida y un tiempo de presentación personalizados, otorgar el mismo tiempo de conversación, transmitir ayudas visuales en tiempo real para promover la comprensión y la atención, plantear tanto como sea posible. Preguntas para alentar a todos a hablar y concentrarse.
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Sesión informativa y seguimiento
El post-encuentro le da sentido al encuentro: se trata de llevar y comunicar por escrito el resumen de la conferencia, para poder actuar sobre esta base y hacer útil la reunión a distancia.
El truco: usar una plataforma colaborativa o cualquier otra aplicación con función de compartir puede ser útil para este propósito. Compartir opiniones y documentos es una oportunidad para que todos los presentes en la conferencia en línea se sientan preocupados al presentarse.
¿Cómo elegir su herramienta colaborativa para reuniones remotas?
Existen muchas herramientas innovadoras que promueven una reunión remota organizada y eficiente, aquí están los criterios principales para guiar su elección:
- Una herramienta adaptada a las especificidades de tus reuniones online. Número de participantes, opciones de mensajería de texto, audio y / o video, posibilidad de compartir y comentar documentos simultáneamente, sistema de encuestas en línea y función de votación remota, funcionalidad de pizarra virtual, espacio colaborativo, tablero y estadísticas … cada herramienta de reunión remota ofrece distintas características y opciones. Es importante consultarlos para elegir una solución adecuada.
- Una interfaz atractiva y un modo de funcionamiento intuitivo. Para facilitar la reunión remota, especialmente con invitados que no están necesariamente familiarizados con las tecnologías digitales, vale la pena comprobar la facilidad de uso del software SaaS.
- Una versión de prueba gratuita y un precio competitivo. Para verificar que la plataforma es adecuada para su uso previsto, puede ser una buena idea probarla gratis de antemano. Luego compare los precios de los competidores para elegir la mejor relación calidad-precio y lea las condiciones de rescisión.
- ¿Le preocupa el cifrado y la seguridad de los datos? La gran mayoría de las herramientas para reuniones remotas ofrecen sistemas de seguridad que garantizan la confidencialidad de los datos y que no se produzcan "fugas" de información. Para un cifrado más fuerte, asegúrese de ceñirse a este criterio para elegir su herramienta de comunicación virtual.
Los líderes de la herramienta de reunión remota:
La reputación de una solución de conferencias online también es un buen criterio a la hora de elegir la solución más adecuada. Para eso, aquí hay algunos editores que ya han sido ampliamente probados y aprobados:
- WebEx de Cisco (3): función de video con pantalla compartida y anotaciones simultáneas, el sistema de videoconferencia comienza en 15 € al mes para un máximo de 8 personas por reunión remota. Las ventajas: compartir el rol de facilitador, grabación de conferencias y pizarra.
- GoToMeeting (4): en computadora, tableta o teléfono, el software de videoconferencia tiene un tablero con una interfaz intuitiva y funcional, para una organización impecable. El +: prueba gratuita de 14 días para probarlo usted mismo.
- Hangouts de Google (5): Menos "profesional" que las dos soluciones anteriores, la herramienta de reuniones remotas de Google se distingue por su facilidad de uso y su aspecto divertido.
- Skype Empresarial (6): Reuniones en línea gratuitas para hasta 10 participantes, con pantalla compartida y mensajería instantánea, ¡esta herramienta personal se convierte en su solución profesional para una reunión remota!
- Tamashare (7): esta "sala de reuniones virtual" enfatiza sus tecnologías de encriptación y respaldo de datos, lo que garantiza que pueda trabajar y colaborar de manera segura.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
