La herramienta adecuada para el uso correcto … Al igual que con los retoques, es importante estar bien equipado para tratar adecuadamente los problemas que surjan.
A continuación, se muestra una clasificación de las herramientas de gestión de proyectos a utilizar de acuerdo con las necesidades a cubrir. Para cada necesidad, ofrecemos una herramienta o una sección más completa que trata una necesidad particular en una caja. Tenga en cuenta que una herramienta se puede utilizar para varios propósitos.
Resumen
- Herramientas de enmarcado: análisis de necesidades, objetivos, presupuesto, roles y responsabilidades, especificaciones
- Herramientas de diseño: preanálisis, priorización, tarea a realizar, comunicación, gestión de riesgos
- Herramientas de gestión de proyectos: trabajo en grupo, resolución de problemas, toma de decisiones, gestión, implementación de soluciones
- Herramientas de valla : reporte de Proyecto
- Herramientas de desempeño personal para el gerente de proyecto : organización personal y comunicación
Herramientas para enmarcar un proyecto
¿Cuáles son las herramientas para definir una necesidad, priorizar, calibrar un proyecto?
Expresa las necesidades
Un paso fundamental para no equivocarse, la expresión de las necesidades merece una atención especial.
La bestia cornuda - 3 preguntas sencillas para calificar la necesidad del proyecto y asegurar que todos los interesados estén en la misma onda.
Establecer los objetivos del proyecto
Una vez definidas las necesidades, se deben establecer objetivos específicos. Lo ideal es construir un sistema de objetivos para hacerlos más operativos.
El árbol de goles - una herramienta para organizar y desglosar los diferentes niveles de objetivos. Ayuda a comprender los propósitos.
Establecer un presupuesto
Un paso fundamental en la definición de los medios para llevar a cabo la misión en cuestión.
Ver la tema "Estimación de los costos del proyecto" .
Definir roles y responsabilidades
Una buena organización se basa en una definición clara y precisa de quién hace qué. Las responsabilidades establecidas, las tareas y roles claramente definidos son garantía de eficiencia. Todos conocen sus misiones y áreas de responsabilidad.
La matriz RACI - definir el papel de cada uno en la gestión de proyectos
Escribe una especificación
El propósito de las especificaciones es formalizar las necesidades, definir los entregables y compartirlos entre los diferentes stakeholders. Acompaña el avance del proyecto como referencia.
Guía de redacción + ejemplo de especificaciones
Herramientas para diseñar un proyecto
Una vez que las necesidades y los objetivos están claros y validados, es el momento de pasar a la fase preparatoria del proyecto.
Realizar un preanálisis
Antes de organizar el trabajo del grupo, se requiere una investigación global con el fin de identificar los puntos a abordar para lograr los objetivos marcados.
Análisis de las deficiencias - identificar las acciones y tareas a realizar para pasar de una situación actual a una situación futura.
Priorizar las actividades a realizar
Una buena gestión de proyectos se basa en priorizar los puntos a abordar y las tareas a realizar. El beneficio es un enfoque rápido en áreas críticas en lugar de perderse al tratar temas que tienen poco impacto en los objetivos del proyecto.
- La Matriz MoSCow - clasificar los requisitos de un proyecto según su grado de criticidad.
- El método 20-80 (o Pareto) - destacando los puntos que tienen más impacto.
Planificar las tareas a realizar
Para organizar un proyecto y cumplir con los plazos, es conveniente dividirlo en etapas operativas y posicionarlas en una escala de tiempo. Se facilita la coordinación. Cada orador tiene una visión clara de las próximas actividades que le conciernen, así como las de los demás. El director del proyecto mantiene una visión global de todas las operaciones.
- La PEP - Estructura de desglose del trabajo - subdividir el proyecto en unidades gestionables (fases, subproyectos, paquetes de trabajo, etc.).
- IMPERTINENTE para programar tareas.
- El Gantt - coordinar la secuencia de pasos y visualizarlos en un horario, posicionar hitos.
- Retroplanificación - planificar las etapas a partir de un plazo fijo.
Organización de la comunicación
Es necesario organizar una buena comunicación. ¿A quién informar? En que momento ? ¿Para qué información? Es importante conocer de antemano los objetivos de cada actor.
El plan de comunicación - una herramienta importante para controlar su comunicación a lo largo de las fases del ciclo de vida del proyecto
Gestionar riesgos
Para evitar imprevistos que perjudiquen el éxito del proyecto, es recomendable tomar la iniciativa y crear una organización para prevenir y gestionar los riesgos, si es necesario.
Las herramientas :
Gestión de riesgos del proyecto - prevenir y anticipar el manejo de eventos que pesen sobre el éxito del trabajo realizado.
Herramientas para ejecutar un proyecto
Para avanzar en el análisis y resolución de las preguntas planteadas, los jefes de proyecto deben dominar diversas herramientas.
Producir trabajo colectivo
Equipo de proyecto, usuario clave, responsables operativos… la fuerza del colectivo es producir trabajo de alto valor añadido.
Acceder al archivo de conducta de la reunión - descubrir las herramientas que ayudan a trabajar colectivamente sobre temas, a informar o decidir.
Resolver problemas
La resolución de problemas es una actividad central en la gestión de proyectos.
Acceda a la carpeta de herramientas y métodos para resolver problemas - muchas herramientas para analizar un problema, enumerar soluciones y elegir la que se va a utilizar.
Estimular la creatividad
Otro punto importante: salir de los caminos trillados y dar forma a una respuesta creativa a un problema, en particular inventando soluciones innovadoras con valor agregado:
- Lluvia de ideas - la clásica "lluvia de ideas"
- Los seis sombreros - un método completo y eficaz
- Lluvia de ideas inversa - un enfoque complementario para la lluvia de ideas
Decidir
¿Cómo elegir entre diferentes alternativas? Algunas herramientas facilitan la toma de decisiones. Se recomienda su uso.
Acceda al tema "Apoyo a la toma de decisiones" - para tomar decisiones durante el proyecto, tomar una posición sobre una solución final (árbol de decisiones, matriz de decisiones …).
Pilota el proyecto
Es importante mantener el control del proyecto. La dirección es una actividad clave para mantenerse enfocado en objetivos y plazos, incluso si significa revisar el camino recorrido para lograr el resultado deseado.
- Panel de control del proyecto - para el seguimiento del proyecto y la presentación de informes a las partes interesadas (consulte también, de forma más general, qué es un panel de control).
- Revisión del proyecto : hacer balance del avance de las etapas.
Implementar las soluciones
Una vez elegidas las soluciones, el siguiente paso es organizar su implementación.
- Plan de acción - organizar y planificar la implementación de las soluciones y dispositivos seleccionados.
- Rueda de futuros - Gestión del cambio, una acción importante para el éxito del proyecto.
Herramientas para cerrar un proyecto
Establecer un informe de fin de proyecto
Cualquier proyecto es una oportunidad para avanzar en sus prácticas y en su organización. El cierre del expediente conduce lógicamente al establecimiento de un resumen.
Reporte de Proyecto - registrar los resultados: qué funcionó, qué falló, áreas de mejora para proyectos futuros.
Herramientas de desempeño personal para el gerente de proyecto
Desde un punto de vista personal, el jefe de proyecto tiene a su disposición una serie de herramientas que le ayudarán en su eficacia personal y su comunicación.
Organizarse
Las herramientas y los métodos le permiten ser más eficiente, más eficiente en su trabajo. Un punto muy importante para un jefe de proyecto, en contacto con muchos interlocutores y teniendo que supervisar / gestionar tareas tan diversas como numerosas.
- Mapas mentales : El uso de mapas mentales facilita la organización de ideas.
- El método GTD : un enfoque global para administrar sus tareas de manera eficiente.
- El método pomodoro : otro método de productividad personal.
Buenas prácticas para comunicarse de manera eficaz
La comunicación es fundamental para compartir sus ideas y comprender las de los demás. Bien dominado, es un arma formidable para sacar lo mejor de todos y convencer. Los temas a consultar:
- - Presentaciones exitosas : esencial para transmitir sus ideas de manera eficaz.
- - Utilice la escucha activa y saber cómo hacer las preguntas correctas la base para escuchar realmente lo que su interlocutor quiere expresar.
Lea también: ¿cómo elegir el software de gestión de proyectos?
