Equipo de proyecto - constitución y gestión

Resumen

• ¿Qué es un equipo de proyecto?
• ¿Por qué crear un equipo de proyecto?
• ¿Cómo formar el equipo?
• Mejores prácticas para liderar un equipo de proyecto

El factor humano es una dimensión esencial del éxito de un proyecto: cuidar en la selección y gestión de tu equipo de proyecto es tan importante como la estructuración o la planificación.

¿Qué es un equipo de proyecto?

Al igual que el proyecto en sí, un equipo de proyecto se distingue de las actividades permanentes (el servicios dónde los direcciones ) por su limitada vida útil y su dimensión transversal. Con la excepción de organizaciones de tipo grupo de trabajo Dónde comando (por ejemplo, para responder a una gran convocatoria de licitaciones que requiera varios meses de trabajo a tiempo completo), los miembros de un equipo de proyecto procederán de diferentes departamentos. Dedicarán parte de su tiempo al proyecto, con el acuerdo de sus superiores.

Este tipo de organización transversal (en modo proyecto) hace que, muy a menudo, los equipos de proyecto no tengan una existencia "física" y agrupen a personas geográficamente distantes.

¿Por qué crear un equipo de proyecto?

En ausencia de una organización bien definida, un proyecto puede desaparecer rápidamente detrás de los imperativos de la estructura permanente.

• Para combinar las habilidades de los empleados: La razón de ser de un equipo de proyecto es lograr soluciones que sean inaccesibles a las actividades permanentes de forma individual. Esto evita "trabajar en silos", al descompartimentar los servicios para lograr un objetivo común.
• Para involucrar y motivar más a los empleados: un proyecto a menudo ofrece objetivos más concretos y de más corto plazo que las actividades recurrentes. La inclusión en un equipo de proyecto fomenta la autonomía de los empleados en relación con una estructura jerárquica y puede ser una fuente de apreciación individual. Un grupo ad-hoc también ofrece la posibilidad de confiar más fácilmente responsabilidades (hacerse cargo de un segmento del proyecto, gestión de un sub-equipo) a los miembros del equipo del proyecto menos acostumbrados a tenerlos en el contexto gestión jerárquica.

¿Cómo formar el equipo?

• El director del proyecto

  Por un lado, la elección del director del proyecto debe integrar criterios individuales exigentes: cualidades intrínsecas (rigor, responsabilidad, humildad, etc.), experiencia profesional, conocimiento del expediente. Por otro lado, esta elección se enfrenta a la limitación de disponibilidad ofrecida por la organización interna o el mercado, si se prevé la contratación externa.

  Una vez designado, deberá demostrar el alcance de sus cualidades gerenciales para construir y liderar un equipo que satisfaga las necesidades del proyecto y sea coherente.

• Formar un equipo

  El director del proyecto puede utilizar la estructura de desglose del trabajo (WBS), por combinar las actividades del proyecto con las habilidades necesarias . Sobre esta base, puede estudiar la disponibilidad dentro de la estructura permanente y seleccionar los perfiles. Si la disponibilidad no permite satisfacer una necesidad dentro del equipo, entonces es necesario considerar una contratación, en relación con los recursos humanos, o llamar a un consultor.

  Tres puntos de atención:

  - No es necesario integrar sistemáticamente a un colaborador en el equipo del proyecto si su colaboración solo se espera en un punto específico o por un tiempo muy limitado. . Esto puede evitar la pérdida de tiempo en la gestión y la negociación con la gerencia de línea.

  - Afinidades personales son un parámetro secundario en el proceso de selección del equipo, aunque no deben pasarse por alto. Vienen después de las habilidades, que deben colocarse en primer lugar.

  - las cualidades técnicas de los empleados . Después de todo, no es el más complicado. Son fácilmente identificables a través de las herramientas tradicionales de la organización. Además, si faltara una habilidad, es muy posible movilizarla a posteriori trayendo a alguien internamente o un experto externo. Por otro lado, un equipo que funciona mal es más difícil de reunir.

• Infundir espíritu de equipo

  Tres elementos garantizan el mantenimiento de un equipo de proyecto unido a largo plazo.

  1. Una definición clara de "quién hace qué", mediante el intercambio de documentos del marco del proyecto: OBS, WBS, especificaciones del proyecto (PMP, PAQ, etc.). Por lo tanto, el director del proyecto debe asegurarse de que la organización del proyecto sea bien compartida por los respectivos directores dentro de la estructura permanente, tanto en la naturaleza de las responsabilidades como en la carga de trabajo inducida por el proyecto.
  2. Reglas operativas claras: frecuencia de reuniones, canales de comunicación utilizados, almacenamiento de documentos, intercambio de información, etc.
  3. Se establecen regularmente objetivos ambiciosos y alcanzables, que tienen significado para los empleados, de manera que se involucren en el tiempo.

  Este sistema debe perpetuarse en el tiempo utilizando técnicas de facilitación adecuadas.

Mejores prácticas para liderar un equipo de proyecto

El director del proyecto asume el papel de director. Por tanto, a él le corresponde gestionar su equipo de la misma forma que un jefe de departamento: marcando objetivos, gestionando conflictos, delegando determinadas tareas …

Con todas las interacciones dentro del equipo del proyecto entre individuos que reaccionan según sus experiencias y sus necesidades, incluso estrategias personales, el rol del líder es fundamental. De hecho, debe hacer que este pequeño mundo funcione en perfecta simbiosis en un tiempo determinado. La calidad de las relaciones dentro del grupo es un punto muy importante, si no crucial, porque el más complejo de gestionar es el humano.

Además de las cualidades de liderazgo (reconocimiento del grupo proveniente de las cualidades personales del líder y no de su estatus), liderar un equipo requiere adoptar un estilo de gestión adecuado y el uso de buenas prácticas.

• El día a día: un sistema de intercambio ergonómico, ágil y compartido

  Los medios de comunicación y el intercambio de documentos de trabajo deben ser compartidos y dominados por todos. Por ejemplo, si un EDM dedicado es el método de uso compartido preferido para intercambiar archivos, es preferible que TODOS los documentos se almacenen allí, en lugar de almacenar parte de ellos en el servidor local y otros dispersos en correos electrónicos. En el caso de que se utilice una herramienta de gestión colaborativa de proyectos (Teams, Slack, Planzone, etc.), debe ser el único canal de comunicación, y no debe superponerse a otros (los de actividades permanentes, o de otros relacionados con iniciativas individuales ). Un tiempo de discusión dedicado a configurar herramientas de comunicación al inicio de un proyecto puede ser una forma de evitar la duplicación y la pérdida de información.

• De forma periódica: reuniones (con moderación) para gestionar el progreso de las tareas

  Si bien los medios de comunicación actuales permiten el intercambio instantáneo de información, los tiempos de intercambio colectivo como reuniones (revisiones de proyectos, comités técnicos o de dirección, etc.) son fundamentales para sacar a relucir una visión común del avance del proyecto y encontrar soluciones a los puntos conflictivos. . Tenga cuidado, sin embargo, de no caer en la "reunión", donde demasiadas reuniones organizadas socavan la productividad del equipo y muy bien a medida que avanza el proyecto.

• los trabajo en equipo

  Cualquiera que sea su forma, el trabajo en equipo (actividades que se ofrecen a los empleados para descubrir a sus compañeros en un entorno fuera del entorno laboral convencional: bootcamp, escape game, going green, etc.) es ideal para unir y unir un equipo. Fortalece la cohesión del equipo y crea un clima favorable para una mejor colaboración. los trabajo en equipo se puede utilizar en varios puntos del proyecto: lanzamiento, reincorporación del equipo, celebración del éxito del proyecto.

Para obtener más información sobre el tema, lea nuestro artículo sobre la gestión de un equipo de proyecto.