El final de las discusiones no marca el final del trabajo sobre el tema. La fase de acción toma el relevo con el objetivo de realizar determinadas tareas operativas o bien profundizar uno o más puntos particulares para alimentar nuevos análisis.
El informe de la reunión sirve entonces como referencia para el progreso y los productos resultantes de dicha reunión. Para no olvidar nada, es recomendable escribir este informe inmediatamente después del cierre . Algunos lo redactan antes de la fase de conclusión y lo perfeccionan a medida que avanza. Igualmente, el informe de la reunión debe enviarse a las personas interesadas sin demora: en un plazo máximo de 2 o 3 días . Las ideas aún están frescas en la mente de los participantes.
En cuanto a la forma, piensa en mantenlo conciso (no transcribas cada intercambio …), claro , eficaz . Asimismo, para que sea más fácil de leer, el informe debe estar bien estructurado . Utilice secciones, párrafos con numeración, viñetas, etc.
Ejemplo de informe de reunión
Estos son los puntos principales que se encuentran en estos informes.
Objetivos del encuentro . Esta es la respuesta a la pregunta: "¿Por qué reuniste a estas personas en este lugar, ese día?".
Fecha de la reunión
Lista de presente . Opcionalmente, agregue su servicio si se encuentra en una estructura grande.
Terceras personas en copia que no participó, pero siendo un actor en los temas tratados (ejemplo: superior jerárquico, etc.)
Temas discutidos , con cada vez:
resumen de las discusiones, si es necesario no dude en mencionar los documentos, especificando dónde encontrarlos o adjuntándolos como anexo al informe. Haga lo mismo con las presentaciones utilizadas.
conclusiones y decisiones tomadas en su caso
acciones: mención de los responsables de las acciones que dirigirán la implementación y garantizarán la presentación de informes durante una agrupación futura. Especifique cuándo se debe realizar la acción. Tenga en cuenta que el informe solo pone por escrito lo que se decidió durante la fase de síntesis.
Fecha y lugar de una posible próxima reunión
Comentarios y valoraciones generales : eficiencia del trabajo realizado, ambiente, problemas particulares relacionados con la organización, áreas de mejora, etc.
Atención a no agregue comentarios personales no compartidos durante las discusiones. El informe debe permanecer fiel a la producción del grupo.
Finalmente, es aconsejable que alguien revise el informe otro que el editor antes de emitir para asegurarse de que todo esté claro y de que no se haya olvidado nada.
Tras el informe de la reunión …
Comienza la fase de implementación y seguimiento de acciones …
