La gestión del tiempo es un arte relativamente difícil cuando se trabaja en un puesto directivo. De hecho, diversas y variadas interrupciones pueden puntuar regularmente el día de un directivo, saboteando su organización o incluso sus objetivos y su carrera si no sabe gestionarlos de forma eficaz.
Llamadas telefónicas inesperadas, correos electrónicos más urgentes que el siguiente, notificaciones, compañeros demasiado ruidosos, empleados que necesitan información clave o simplemente cualquier información, etc. Ahora que lo pienso, los elementos que dificultan nuestra concentración y trastocan nuestra jornada laboral son abundantes.
Por tanto, para seguir siendo eficientes es fundamental saber gestionar todos estos intermedios que pueden ralentizarnos mucho y socavar nuestro trabajo.
¿Por qué saber gestionar las averías?
Ser capaz de hacer frente a estas interrupciones que marcan nuestra jornada laboral es interesante a distintos niveles. Esto permite, entre otras cosas,:
- Mantenga el control de su tiempo : el tiempo no es prorrogable, es importante poder organizar y planificar tu trabajo según plazos, prioridades, etc. Las interrupciones son pequeños granos de arena que pueden sabotear totalmente esta hermosa organización para quienes no saben cómo manejarlas.
- Lleva a cabo sus misiones : las interrupciones generan pequeños aplazamientos que, puestos de punta a punta, pueden constituir un retraso importante en la realización de su trabajo, o incluso sabotearlo. Saber gestionar estas intermitencias es garantía de éxito en sus misiones.
- Alcanza los objetivos establecidos : las constantes interrupciones afectan negativamente a la calidad y cantidad de trabajo realizado.
- Gana en eficiencia : la multitarea tiene sus límites en términos de eficiencia.
- Optimiza tu concentración : Es difícil mantener la máxima atención y concentración cuando está constantemente perturbado. Además, romper tu reflejo requiere un esfuerzo adicional a la hora de volver a sumergirte en tu trabajo y retomar el hilo de tu reflejo. Una importante pérdida de tiempo y energía que es importante saber detener.
¿Cómo mantenerse concentrado en el trabajo a pesar de las interrupciones?
Si se da cuenta de que las interrupciones diarias y repetidas a lo largo del día interrumpen su trabajo, ¡es hora de actuar!
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Mantener un registro
El primer paso es simplemente anotar cuidadosamente todas las interrupciones en su jornada laboral durante un período de unos pocos días. Mantenga un registro en el que notará lo siguiente:
- Fecha y hora de la interrupción.
- Cualquiera : identidad y función.
- Razón de la interrupción : Describa brevemente las razones de la alteración.
- Admisibilidad o no : ¿se justificó la interrupción?
- Grado de urgencia : ¿El motivo de esta alteración era realmente urgente o podía esperar?
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Analizar
Una vez que haya completado su registro durante unos días, una semana es un buen momento para el análisis, podrá echa un vistazo más de cerca a toda esta información .
Las interrupciones que habrá enumerado como injustificadas interfieren innecesariamente con su eficiencia. Debe encontrar una forma eficaz de evitarlos en el futuro.
Con respecto a los disturbios legítimos, es importante analizar si podrían haberse anticipado y, de ser así, de qué manera (ver más abajo).
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Actuar
Las interrupciones injustificadas deberán erradicarse mediante una estrategia eficaz para obtener resultados rápidamente: rechace cortés y eficazmente solicitudes improvisadas, defina períodos en los que no pueda ser molestado bajo ninguna circunstancia, etc.
Porque Algunas interrupciones no solo están justificadas, sino también urgentes. . Eres tú imprescindible gestionarlos cuando surgen . Para ello, es interesante reservar un tiempo en tu agenda diaria para estas emergencias sin que ello interrumpa el resto de tus tareas. Al consultar su registro, tendrá una idea relativamente buena del tiempo dedicado a lidiar con estas interrupciones legítimas y urgentes.
Además, su registro también le permite tener una visión clara de todos los demás motivos de perturbación no urgentes, pero legítimos . Necesitas configurar un método para que estas interrupciones ya no interrumpan su trabajo, pero aún se manejen (reuniones de discusión periódicas, organizar reuniones periódicas para diversos asuntos no urgentes, establecer un intervalo de tiempo diario o semanal durante el cual esté completamente disponible y pueda ser molestado, etc.).
Sugerencias y consejos para gestionar los diferentes tipos de interrupciones
Cuida tu organización
Una buena organización en el trabajo requiere una buena disciplina y algunos consejos sencillos:
- Corta tus diversas notificaciones cuando no debe ser molestado bajo ninguna circunstancia: correos electrónicos, tono de llamada de teléfono inteligente, desvío de llamadas, etc.
- Programe reuniones periódicas con sus contactos habituales . Esto les permitirá enumerar los elementos que desean comunicarle a medida que surgen y compartirlos con usted durante estas reuniones.
- Programar tiempo de actividad : reserve espacios de tiempo durante los cuales esté completamente disponible y abierto a la discusión. Transmita la información a sus empleados. Necesitan saber muy claramente cuándo pueden molestarlo y cuándo no. Esto evitará interrupciones injustificadas al promover los intercambios. Sin embargo, no abuse del "no molestar", porque es su papel como gerente escuchar a sus empleados. Como siempre, ¡se trata de equilibrio!
Leer : " ¡Optimice su organización para una mayor eficiencia! "
Sabes decir que no
Saber negarse con convicción y sin agresividad es fundamental para evitar interrupciones inoportunas. Al ser firme, pero constructivo, fortalece su posición de liderazgo y promueve la autonomía y la iniciativa.
Además, fortaleces tu autoconfianza y tu asertividad. Esto le permitirá ser más productivo y eficiente en sus tareas de gestión.
Leer : "Rechazar diplomáticamente, pero con eficacia."
Gestionar disruptores
Colaboradores ruidosos, personalidades difíciles de manejar, rebeldes… algunos individuos pueden ser más difíciles de manejar que otros. Sin embargo, debes aprender a hacerlo. Por tu propio bien, pero también por el de todo tu equipo. Cada personaje confiere una forma particular de hacer las cosas. Es tu deber como gerente adaptar tu gestión de acuerdo a tu interlocutor y a la situación.
Un truco para acortar juiciosamente el tiempo de interrupción es advertir a tu interlocutor desde el principio que solo tienes unos minutos para dedicarle. No lo invite a sentarse y pedirle que vaya directo al grano. Si el problema no se puede abordar de inmediato, planifiquen un tiempo juntos para discutirlo de manera más amplia y efectiva.
Enfréntate a lo inesperado
Una interrupción puede requerir que detenga inmediatamente lo que estaba haciendo y actúe rápidamente.
Respire hondo y maneje sus emociones de manera efectiva para limitar el estrés y actuar de la manera más efectiva y objetiva posible. Sepa cómo tomar las decisiones correctas apoyándose en herramientas como el árbol de decisiones o la matriz de decisiones.
