Entre las herramientas para facilitar las reuniones, el rotafolio ocupa tradicionalmente un lugar destacado. A diferencia de la pizarra, esta última está formada por páginas de papel de gran formato que se pueden despegar.
Permite potenciar los intercambios aportando una dimensión visual.
Por qué y cómo utilizar esta herramienta cuando conduciendo una reunión ?
Esto es lo que veremos en este archivo de método.
¿Las aportaciones de un "rotafolio"?
Para el grupo
Esta herramienta permite, entre otras cosas,:
recopilar ideas y tenlos en cuenta
recordar el propósito de la reunión para poder consultarlo regularmente
nota las preguntas y puntos que se cubrirán más adelante en la reunión
para explicar puntos particulares usando gráficos
Nota información importante
grabar el acordes
Para el facilitador
fortalecer su crédito participando en la construcción de su liderazgo y su credibilidad gracias a una animación más viva e interactiva.
baja tu nivel de estrés al permitir ocupar su cuerpo de otra manera que permanecer inmóvil frente a la asamblea, y así reducir el pánico escénico. La mirada de la asamblea ya no se centra únicamente en el facilitador, sino también en el tablero.
realizar un seguimiento de los puntos importantes resumir al final de la reunión y redactar el informe final
Buenas prácticas a seguir
Consejos para el facilitador
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Escriba en letra grande
Recuerda que los interlocutores se colocan lejos del tablero. Para que puedan leer lo que está escrito, se debe adaptar el tamaño de los caracteres. Para mayor legibilidad, no dude en escribir en mayúsculas. Otra ventaja de escribir en grande es que evita un error que ocurre rápidamente: sobrescribir. Solo debe tenerse en cuenta lo esencial.
Mantente frente a la audiencia sin esconder la pintura.
El punto fuerte del rotafolio es crear una dinámica en los intercambios. El anfitrión debe mantener constantemente este hilo entre él y su audiencia. Para escribir, debe colocarse de lado y luego alejarse para que todos puedan ver. Este consejo parece obvio, pero durante los debates es muy fácil ocultar parte de la imagen.
Utilice marcadores de varios colores para categorizar visualmente la información
Los colores aportan una nueva dimensión a la información. Es fundamental no privarse de él y saber jugarlo con relevancia. Por ejemplo: urgencia e importancia en rojo, un 'go' en verde, etc.
Usando gráficos y diagramas
El impacto en la comprensión y memorización de una representación gráfica es innegable. Una vez más, no es necesario sobrecargar las hojas. Los gráficos claros con colores cuidadosamente seleccionados mejorarán la información transmitida. También es posible jugar con el tamaño de las líneas, las formas utilizadas… en fin: ¡dale relieve!
Conclusión
Bien utilizado, el rotafolio es un medio muy eficaz para realizar una reunión. Será particularmente así en el contexto de Talleres de trabajo donde la interactividad entre los participantes y el facilitador es fundamental.
Se hace referencia a este archivo en: Reunión comercial: organice y conduzca una reunión de manera eficiente
