- Propósito de la herramienta
- Desarrollo y modelo de un plan de acción
Un punto culminante del proceso de gestión, el plan de acción es la interfaz entre las fases de análisis y la implementación de decisiones. Transforma ideas y reflexiones en elementos operativos concretos.
Concierne a todos los departamentos de la empresa. Estamos hablando de un plan de acción de ventas, marketing, RRHH, logística, calidad, etc. Aunque, según el negocio, el contenido sea diferente, la forma y la metodología siguen siendo las mismas.
Esta herramienta también se utiliza a nivel de empleado. Durante la entrevista anual, su gerente fijará y planificará con él las acciones a tomar para el próximo año.
Invertir en un poco de rigor vale la pena abordar este paso de manera metódica. Para estar convencido de esto, basta recordar lo que está en juego: definir, organizar, planificar e implementar todos los medios para alcanzar los objetivos planteados.
Utilidad de un plan de acción
Este enfoque le permite controlar verdaderamente lo que se debe hacer y cómo se hace. "Controlar" debe entenderse aquí en el sentido de "controlar".
A continuación se muestran algunos efectos beneficiosos:
- asegúrese de no olvidar nada enumerando las tareas a realizar . Esto da una visión global y exhaustiva de la carga que vendrá.
- optimizar los recursos humanos y financieros. Esto permite identificar cómo se utilizan los medios y con qué resultado.
- controlar el tiempo de implementación. Gracias a una planificación cuidadosa, es posible anticipar los efectos de los retrasos.
- saber en cualquier momento dónde se encuentra de antemano . Esto evita navegar a la vista.
- ser capaz de encontrar soluciones alternativas pudiendo analizar las consecuencias sobre otras acciones.
- Involucrar y motivar a los equipos definiendo roles específicos para cada uno . Esto evitará pérdidas de tiempo, energía y una desmotivación galopante debido al frecuente replanteamiento de las tareas y misiones de los actores. Otro beneficio: mejor coordinación cuando existen dependencias entre acciones.
En resumen… permite un pilotaje real.
Las trampas
Sin embargo, hay algunos errores que se deben evitar: dedicar demasiado tiempo a la elaboración de un plan de acción en detrimento de su implementación, por ejemplo. También es descender a un nivel de detalle inutilizable. En general, es fundamental tener en cuenta que esto es solo una herramienta. Un medio no debe prevalecer sobre su finalidad.
Las claves del éxito de un plan de acción
- involucrar a los empleados involucrados en su construcción para que todos se apropien del proceso. El responsable del proyecto, del servicio… no debe construir su documento en su esquina.
- informar periódicamente a las partes interesadas sobre el progreso del plan.
- no te olvides de las acciones.
- planifique plazos realistas.
- Desarrollar un documento operativo simple, claro.
Por último, no debemos descuidar las medidas de éxito. De hecho, son los garantes de una implementación de acuerdo con lo planificado.
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