¿Qué es un proceso piloto?
También llamado gerente de procesos, es un empleado encargado de desarrollar uno o más procesos. Es el responsable de diseñar el proceso, su eficiencia, monitorear su desempeño y llevar a cabo acciones de mejora.
Su vida diaria:
- documento,
- coordinar,
- medida de rendimiento,
- presentar los resultados a los responsables de la toma de decisiones,
- gestionar proyectos en su campo …
Posición en el organigrama
Como un director de proyecto, este director generalmente no tiene un poder jerárquico real sobre los departamentos y colaboradores que participan en el proceso del que es responsable. Es un gestor transversal con todas las dificultades asociadas.
Según las empresas, entre el "propietario del proceso y el" director del proceso ", el alcance de las responsabilidades del piloto del proceso diverge.
Puede ser el verdadero jefe de un proceso con prerrogativas estratégicas. En este caso, su posición jerárquica es cercana a la gerencia.
En otras organizaciones, su función se limita a la gestión operativa. . A continuación, se le asigna a un "propietario de proceso", una dirección comercial, un miembro del comité de gestión o directamente a la dirección general para una estructura pequeña.
En algunas empresas, esta función se delega en un director de departamento. Este suele ser el caso cuando las tareas realizadas por los empleados representan la mayor parte del proceso. Esta solución no es óptima en el sentido de que es difícil para un gerente de línea pensar "de manera transversal" y no en el servicio. Su trabajo es proporcionar habilidades. Por otro lado, este tipo de perfil puede realizar muy bien una función de "propietario de proceso". Su función es obtener los medios para alcanzar el nivel de desempeño esperado. La parte operativa se encomienda a una tercera persona involucrada al 100% en el correcto funcionamiento del proceso.
También es común que el gerente de calidad asuma esta función. La norma ISO 9001 pasó por esto …
Esta profesión es relativamente reciente. La gestión por procesos implica un profundo cuestionamiento del sistema de gestión de las empresas, estas últimas muchas veces intentan lo mejor que pueden incluir este cargo en su organización sin revolucionar su modo de funcionamiento. Esto proporciona definiciones de trabajo, contenido de trabajo y puestos jerárquicos tan diversos como variados.
El reconocimiento de la dirección general, el poder y los medios asociados a la función son elementos clave para el éxito de este cargo.
Cuales son sus misiones?
Su objetivo principal es conseguir que los objetivos marcados (satisfacción del cliente, calidad, costes, plazos, etc.) se logren con los recursos asignados. Para ello, interviene a diferentes niveles:
Diseño de procesos
Surgen 3 casos:
- Integración de un proceso existente en el sistema organizativo: tenga en cuenta un proceso no optimizado. Este paso sienta las bases para un mayor trabajo de optimización.
- Rediseño de un proceso existente: revisión de un proceso completo para una mayor efectividad y eficiencia.
- Crear un nuevo proceso: establecer una organización para un nuevo producto o servicio.
En todos estos casos, la función del piloto es:
- Describe el propósito del proceso.
- Formalizar las diferentes etapas (desde documentación existente, auditorías, entrevistas, etc.).
- Identificar los actores y departamentos de la organización en cuestión, las interfaces con otros procesos, entradas y salidas.
- Definir (o proponer) objetivos e indicadores de desempeño (kpi).
- Identifica los riesgos.
- Redactar la documentación asociada (representación gráfica del proceso, hoja de identidad, etc.).
También puede, dependiendo del tamaño de la estructura y su organización, asegurar o participar en el desarrollo del mapeo de procesos de negocio.
Gestión de proceso
La gestión operativa del proceso requiere:
- Coordina a los actores.
- Monitorear la aplicación de procedimientos definidos.
- Cree y distribuya informes, cuadros de mando.
- Comunicar todos los elementos útiles a los equipos involucrados.
- Asegurar la fluidez de las operaciones.
- Trate las disfunciones.
- Resolver conflictos.
- Capacitar o supervisar la formación de actores.
- Gestionar documentación - Crea y mantiene toda la documentación: hoja de proceso, trámites, etc. Los cambios implementados requieren la actualización periódica de los documentos afectados.
Mejora del rendimiento
Para lograr los objetivos marcados, sus acciones consisten en:
- Supervisar y analizar el rendimiento: desde un panel de control, la utilidad de informes BPM, el análisis, los estudios de campo … el piloto utiliza una gran cantidad de kpi para supervisar el rendimiento del proceso y detectar debilidades.
- Identificar e implementar las mejoras y cambios a realizar. El piloto tiene un papel clave en la identificación de áreas de mejora, luego en el desarrollo y / o supervisión de la definición e implementación de acciones correctivas. Puede ser una mejora continua a lo largo del tiempo (kaizen) o una revisión importante de parte o de todo el proceso.
- Alimentar un mapeo de riesgos (identificación, priorización de riesgos - plan de acción para el control de riesgos).
- Organice y dirija una revisión de procesos.
- Auditorías piloto o principales.
- Impulse el cambio comunicando y capacitando a los equipos afectados.
Competencia de un piloto de proceso
Para llevar a cabo estas diversas misiones con éxito, el piloto de proceso debe tener una serie de habilidades.
Entre las habilidades técnicas:
- Tener un conocimiento detallado de los oficios y el funcionamiento de una organización.
- Definir un proceso y una organización.
- Determinar objetivos y kpi (indicadores clave de rendimiento).
- Diseña un plan de acción.
- Dominar la gestión de proyectos.
- Conocer los métodos y herramientas para resolver problemas.
- Sepa cómo dirigir una reunión.
Respecto a las habilidades personales:
- Demuestra una gran agilidad mental.
- Capacidad para comunicarse y convencer fuera de lo común.
- Liderazgo: al no tener autoridad jerárquica, un piloto debe ser un líder real para movilizar y hacer trabajar juntos actores tan diferentes (con intereses a veces divergentes).
- Habilidades analíticas: comprender más allá de los números.
