El 74% de los tomadores de decisiones entrevistados por Markess dicen que pronto integrarán inteligencia artificial para automatizar sus acciones diarias. ¿Sabe por qué los equipos de marketing están haciendo de la automatización una prioridad hoy en día? Para obtener mejores resultados sin duda, pero ¿cómo se materializa esto en las tareas diarias de los Marketers? Descubramos juntos el día típico de un director de proyectos de marketing (a quien llamaremos aquí Catherine), en la era de la automatización.
Planificación de proyectos mediante diagramas de Gantt
Catherine usa diagramas de Gantt para crear cronogramas de proyectos interactivos y automatizados : una verdadera herramienta de colaboración, el diagrama de Gantt permite definir y programar tareas, constituyendo el conjunto de un proyecto.
Estas tareas pueden corresponder a pasos simples o pueden convertirse en hitos, pasos incompresibles para avanzar en el proyecto: gracias a los hitos, ¡imposibles de perder representaciones! Las dependencias también permiten que las tareas se vinculen entre sí y que la colaboración dentro de los equipos sea más clara.
En su herramienta de gestión de proyectos en la nube, Catherine usa el diagrama de Gantt para ver el progreso de sus proyectos en tiempo real y revisar los cronogramas si necesario. ¿Qué ventaja? Cambiar un paso o una tarea afecta automáticamente a todo el proyecto.
Uso de formularios de solicitud y citación
Catherine debe seguir diferentes procesos de trabajo, específicos de cada departamento con el que colabora. Mediante el uso de formularios de solicitud automatizados proporcionados por su solución de gestión de proyectos.
Cuando Catherine necesita una nueva creación, la firma de un contrato o incluso instalar una nueva aplicación en su computadora, llena y envía un formulario de solicitud. Este último asigna entonces automáticamente a los distintos colaboradores dentro de los departamentos encargados de satisfacer sus necesidades. Por lo tanto, ¡es imposible perder una solicitud! Dado que el seguimiento de correo electrónico ya no se aplica, la visibilidad aumenta.
Revisión y aprobación
Catherine trabaja en un evento, en particular en los elementos gráficos que lo alimentarán. El equipo de Diseño de su empresa acaba de notificarle en su herramienta de gestión de proyectos que el banner de su stand estaba disponible para corrección y validación.
Previamente, Catherine habría descargado el PDF, anotado sus correcciones con un código de color único y habría intercambiado las versiones 1, 2, 3, 4,… 10 a través de correos electrónicos. Evidentemente, la confusión habría surgido al perder la versión 10, la última versión actualizada. Hoy y gracias a la función de corrección y aprobación de su herramienta de gestión, Catherine agrega sus comentarios directamente en línea en el PDF. Al creativo a cargo de la tarea se le notifica automáticamente a cambio, él puede hacer las correcciones.
Duplicación de plantilla de proyecto
Para los especialistas en marketing, algunos proyectos pueden ser repetitivos o al menos los pasos para lograrlos. Tomemos el ejemplo del evento: como siempre, Catherine debe encontrar un socio que cumpla con sus criterios, firmar el contrato de colaboración con su departamento legal, preparar el vestuario del stand, preparar la invitación, programar los envíos y preparar una valoración del participación en su evento. Entonces, ¿por qué empezar desde 0 cada vez? Por lo tanto, Catherine creó gracias a su software de gestión de proyectos, un modelo de proyecto duplicable: un importante ahorro de tiempo.
La automatización no es sinónimo de robotización, el fenómeno ya está sucediendo en nuestra vida profesional diaria: simplemente nos permite usar nuestro tiempo de manera más eficiente, para enfocarnos en la creación y la estrategia, en lugar de tratar de navegar en nuestras tareas diarias. ¡El futuro de los equipos de marketing pasa por la automatización!
Autor - Juliette GUIN -
Juliette Guin es directora de marketing en Francia, dentro de la empresa estadounidense Wrike. Después de trabajar durante 4 años en los equipos de Marketing de empresas francesas de todos los tamaños, ahora utiliza su experiencia para facilitar la gestión del cambio en las empresas, a través de la digitalización.
Enlace al sitio de Wrike: https://www.wrike.com/fr/
