Veremos en esta página técnicas y herramientas de toma de notas para que sean efectivas. El objetivo: sacar el máximo partido a una reunión, una formación, una conferencia… Descubrir las buenas prácticas imprescindibles para saber tomar notas de forma eficaz.
Quién no se ha sentido frustrado después de una reunión por no poder anotar en papel o computadora / tableta todos los puntos importantes para recordar. Para mejorar en esta área como en muchas otras, es necesario seguir algunos principios básicos para progresar.
¿Por qué tomar notas?
El objetivo es retener la principal información útil un poco más tarde en la reunión o mucho después.
Durante la reunión: para anotar preguntas para hacer más tarde o puntos que requieran aclaración.
Para más tarde, recuerda:
las condiciones de la reunión (tema, fecha, participantes, etc.)
Decisiones importantes,
las cifras proporcionadas y otra información fáctica transmitida durante el intercambio,
siguientes pasos después de la reunión,
acciones a tomar posteriormente
Otra virtud de tomar notas es obligarte a mantenerte alerta y concentrado en lo que se dice.
Los puntos clave para tomar notas de manera rápida y eficiente
Conociendo algunas buenas prácticas y especialmente utilizándolas, el ejercicio se vuelve más fácil y efectivo.
Aquí hay varios consejos con la pauta de escribir de forma rápida, breve y estructurada.
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Antes de que comience la reunión
Usted debe saber exactamente lo que espera de la reunión . Esto facilitará la selección de la información a anotar. ¿Planea obtener una lista de soluciones para resolver un problema? Sus notas contendrán las causas identificadas del problema, la lista de posibles soluciones, las retenidas, la implementación, etc.
El fondo
Lo esencial, las referencias del documento: fecha, participantes, temas tratados. Esta información facilita la clasificación de notas y la búsqueda de información clave.
Utilice frases cortas o incluso mejores palabras clave. La trampa consiste en intentar transcribir todo el texto literalmente. No, tienes que ser eficiente sintetizando lo que se dice en unas pocas frases o palabras.
Escriba sus preguntas si no tiene la oportunidad de dejarlos de inmediato. Esto aclarará su mente y podrá volver a él más tarde. Reserve un espacio dedicado en su hoja con una casilla de verificación junto a cada pregunta.
Utilice símbolos (>, =,…) y abreviaturas (bcp, avt, tx…) para ahorrar tiempo: solo será más productivo y podrá sintetizar muchas ideas en pocas palabras.
Un consejo: comience con los símbolos y abreviaturas que domine y luego enriquezca gradualmente su base de datos. Para ser eficaz, el uso de estos atajos debe ser instintivo.
La forma
Divide tu hoja en varias partes , por idea, por tema, por etapa …
Uso excesivo de párrafos, listas, números … En definitiva, todo el arsenal de técnicas que te permiten estructurar tus notas.
Utilice luces fluorescentes, bolígrafos de colores. … Para subrayar, encierre en un círculo los puntos importantes.
Después de la reunión
Vuelve a leer inmediatamente tus apuntes, mientras aún estás en el tema, para comprobar que no se ha olvidado nada, completar determinados puntos y organizar los escritos.
Las herramientas
Los entusiastas del teclado pueden usar una computadora portátil o incluso una tableta.
Estas herramientas facilitar la toma de notas y la organización posterior .¡Un documento se comparte con un clic! Un software como Evernote es imprescindible. Concentran todas las funcionalidades necesarias en una sola herramienta.
Mapas mentales
Los más creativos, que trabajan en modo visual, se sienten más cómodos tomando notas en forma de mapas mentales con enlaces entre diferentes temas. Hay software disponible para facilitar la introducción y la organización de ideas. En el lado libre: xmind, freemind
Se hace referencia a este archivo en: Eficiencia del gerente - Gestión del tiempo: eficiencia, productividad y serenidad - Comunicarse bien por escrito - Organizar y conducir una reunión de manera efectiva
