Saber cerrar su proyecto, ¿para qué?
No "reinvente el polvo" con cada nuevo proyecto
Este es el objetivo del famoso "REX" (feedback de experiencias) "lecciones aprendidas »O informes de proyectos. Independientemente de los resultados del proyecto, las lecciones (éxitos o errores) extraídas del proyecto deben identificarse y destacarse para alimentar las siguientes.
Cierre de proyecto, una transición más que un final
El cierre representa tanto el final del proyecto, cuyos resultados se habrán evaluado, como un traspaso al siguiente proyecto oa actividades permanentes, en caso de que la fase del proyecto preceda a una fase operativa. Todos los artículos producidos durante la fase de cierre constituirán entonces recursos valiosos para el futuro.
Instrumentos
El informe de cierre
El último documento escrito sobre el proyecto, resume los desafíos del proyecto, sus resultados y los procesos que llevaron a estos resultados. Además del análisis de ratios (financiero, empresarial, RR.HH.) y el informe técnico, el informe de cierre debe examinar las desviaciones observadas del plan inicial del proyecto. Las siguientes preguntas deberían permitir realizar una evaluación metodológica:
- Método de gestión de proyectos - ¿Ha dado fruto la elección? (por ejemplo, Scrum en lugar de Prince2)
- Planificación(Tipo de gráfico GANTT): ¿cuál es la desviación promedio de la finalización de la tarea con respecto al cronograma inicial? ¿Se ha cambiado la ruta crítica? De ser así, ¿cuáles fueron las causas, exógenas o por análisis de planificación defectuosos?
- Gestión de tareas: ¿fue la WBS adecuada para la gestión de proyectos? ¿Ha sufrido modificaciones durante el proyecto (reorganización, adiciones); ¿Fue apropiado por el equipo del proyecto? ¿El avance del proyecto estaba suficientemente equipado (tablero)?
- Gestión de riesgos - ¿Se han identificado correctamente los riesgos identificados al inicio del proyecto? ¿Se han subestimado o subestimado algunos? ¿Qué consecuencias financieras (provisiones, deslizamiento)?
La lista de verificación para el cierre del proyecto
Esta es una lista de tareas y entregables que se producirán al final del proyecto para confirmar definitivamente el final del proyecto en buenas condiciones. Generalmente se presenta en tres áreas:
- Gestión Documental - informe de fin de proyecto, archivo, propuestas de modificación del sistema de referencia de gestión de proyectos, etc .;
- Gestión de contratos - últimas facturas, últimos pagos, últimos entregables a presentar, declaración de servicios prestados por el principal…;
- La satisfacción del cliente - lista de requisitos cumplidos y no cumplidos, comentarios formales (formulario enviado al final de la tarea, CRM) y comentarios informales del cliente, publicación del sitio o las instalaciones si corresponde, etc.
Esta lista de verificación es esencial porque permite cerrar "físicamente" el proyecto, por ejemplo, el archivo de archivos o la liberación de locales dedicados, lo que permite a los empleados reconocer el final del proyecto y lamentarlo.
El cierre adecuado del proyecto también envía una señal a las actividades en curso, que eventualmente pueden devolver el contenido del proyecto a su forma operativa o recuperar recursos humanos en algunos casos.
La reunión de clausura
Lo realiza el jefe de proyecto en modalidad "abierta", es decir que todos los empleados deben ser capaces de expresarse sobre sus sentimientos y realizar su propia valoración del proyecto (técnica, gerencial, metodológica).
Esta es una oportunidad para reconocer la contribución de todos a los resultados del proyecto, sea cual sea el resultado. Los documentos preparatorios de la reunión (resumen del informe de cierre, presentación de los resultados) así como la agenda se co-construyen con todo el equipo. Finalmente, solo queda celebrar el final del proyecto, preferiblemente en un entorno más informal.
Buenas prácticas
¿Cuándo cerrar tu proyecto?
El proceso de cierre debe realizarse poco antes o poco después de la terminación oficial del proyecto, según sea sancionado por un evento o por la entrega de un entregable. No debe intervenir demasiado pronto, de lo contrario, algunos resultados aún no serán visibles.
Tampoco es recomendable cerrar demasiado tarde tu proyecto, a riesgo de que el tiempo transcurrido genere una distorsión en la percepción del trabajo realizado o que los conocimientos adquiridos por los colaboradores se "evaporen", y en definitiva solo produzca un informe .reja aguada.
¿Cómo comunicar de forma eficaz el cierre de un proyecto?
Aquí será necesario dar un paso atrás en el proyecto para extraer de él lo que pueda ser útil para un tipo de público en particular: interno (empleados de actividades permanentes) o externo (para proyectos de infraestructura pública, por ejemplo); a nivel temático (empresarial) o funcional (metodología). Hay dos formas principales de comunicarse internamente sobre un proyecto en la fase de cierre:
- Papel o soporte digital : newsletter, tríptico, tríptico, informe resumido … El tono de la comunicación en este caso debe adaptarse en función del público objetivo.
- Reuniones para presentar el proyecto a terceros : se puede invitar a colaboradores, o incluso externos, a participar en una sesión de presentación del proyecto, que se centrará en los puntos más destacados del proyecto, como las innovaciones técnicas o metodológicas implementadas o las lecciones a aprender. El título de la reunión debe estar preferentemente dirigido a: "Responder a una convocatoria de proyectos innovadores: lecciones del método ágil aplicado al sector público", en lugar de "Informe del proyecto X".
