1 - Definición de los stakeholders de un proyecto
Todas estas son personas y organizaciones que tengan algo que ver con el proyecto. O están directamente involucrados en la conducción de las operaciones o se ven afectados por el problema inicial, por la elección o implementación de soluciones. Algunas partes interesadas pueden ejercer influencia a diferentes niveles.
Estos jugadores clave se encuentran tanto internamente, en cualquier nivel de la jerarquía de la empresa, como externamente (un proveedor preocupado por nuevos métodos de abastecimiento a un cliente, etc.).
Por ejemplo, el operador de producción reconocido como experto en su función requiere una atención especial para tener en cuenta su experiencia, anticipar la gestión del cambio, etc.
Por definición, un proyecto integra a un buen número de actores tan diferentes entre sí como a sus propias expectativas y necesidades. Depende de usted componer con estos perfiles para satisfacerlos y, en última instancia, lograr las metas establecidas para ti .
¿Quiénes son las partes involucradas?
Como acabamos de ver, la lista potencial es muy grande. Estos son los perfiles clave:
En interno :
- El patrocinador (o solicitante, o incluso cliente interno): es el primero en preocuparse por el proyecto
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El patrocinador del proyecto : el patrocinador del proyecto, el director del proyecto.
- Usuarios, servicios afectados : aquellos que están directamente afectados por los entregables (por ejemplo, la fuerza de ventas de un nuevo software CRM). Se deben tener en cuenta tanto a los jefes de departamento como a los empleados. Estos usuarios finales ocupan un lugar central en el proyecto, porque utilizarán directamente el servicio, la nueva organización o el producto resultante del proyecto.
- La dirección : representa el poder supremo de control y toma de decisiones
- El equipo del proyecto : incluido el director del proyecto así como los demás miembros del equipo
- Servicios de apoyo involucrados : contabilidad, logística, recursos humanos, informática, etc. que brindan soporte en el contexto del trabajo de análisis y diseño de soluciones.
- Los accionistas : están esperando un resultado, una actuación que mejore su herencia
- Los otros expertos : asesorar de vez en cuando (directores funcionales, etc.)
- Sindicatos y representantes de los trabajadores: estos grupos de interés están atentos a la defensa de los intereses de los empleados.
Externamente:
El alcance de los grupos de interés a tener en cuenta no se limita al interior de las fronteras de la empresa …
- Clientes : el primero se preocupa externamente, impactado directamente si su rol está en el uso del producto o servicio entregado por el proyecto - o indirectamente (por ejemplo en el caso de un proyecto organizacional destinado a mejorar la calidad de un proceso) .
- Los proveedores : material, servicio, mano de obra
- cuerpos públicos : en el caso de que su proyecto deba formar parte de un marco legal preciso
- Las diversas comunidades de usuarios, de fans, etc. Presente en las redes sociales.
- Organizaciones privadas: estas son las diversas asociaciones, ONG …
- Inversores y socios financieros: tienen requisitos de rentabilidad y obtención de recursos.
2 - ¿Por qué le preocupan las partes interesadas en su proyecto?
Darte todas las posibilidades de triunfar en tu trabajo , como gerente de proyecto, debe identificar a todas las partes interesadas, así como sus expectativas, inquietudes y requisitos. Es importante poder involucrarlos en su proyecto. Y anticiparnos a su gestión.
Una vez realizado este trabajo, analice cómo pueden influir positiva o negativamente en el proyecto. Algunos actores tienen el poder de estropearlo en cualquier momento.
También distingue a las personas en las que puedes confiar para convencer, transmitir un mensaje, obtener recursos adicionales… Un apoyo muchas veces decisivo en el éxito de un proyecto.
3 - Análisis de las partes interesadas
¿Cómo identificar a las partes interesadas?
Te aconsejamos que comiences desde un primer círculo: aquellos que están más involucrados / impactados como patrocinadores, usuarios finales, etc., para enumerarlos y luego preguntarles quiénes más pueden verse afectados por el proyecto y por qué motivo.
Luego proceda de la misma manera con los nuevos contactos: recopile sus sugerencias y consejos.
¿Cómo analizar sus vínculos con el proyecto?
Para comprender completamente cómo se puede ver afectada cada parte, puede:
- Intercambiar directamente durante una entrevista
- Obtenga la opinión de los compañeros u otra parte interesada
- Analizar la documentación del proyecto : anteproyecto, estudio de oportunidades, estudio de viabilidad, análisis de riesgos … pensando cada vez en quiénes pueden verse afectados o tener expectativas específicas
Planificar acciones
Su acción no se limita a identificar las fuerzas presentes. Usted debe Desarrollar un plan de gestión real de las partes interesadas. según su perfil.
Para algunos, se esperan acciones. Se trata fundamentalmente de acciones de comunicación: detallando los objetivos y el método adoptado, informando del avance de las operaciones, alertando de un riesgo probable, de las dificultades encontradas, etc.
Una vez definidos, considere incorporarlos en el plan de comunicación de su proyecto.
Construye una tabla de resumen
Al verificar la información, puede crear perfiles precisos y asociar acciones, si es necesario:
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Interno o externo | apellido | función | Descripción | Impacto o expectativas | Acción a implementar |
Anotar :
¿Cuál es la diferencia entre un requisito y una expectativa? El requisito es explícito, eso es lo que produce un proyecto. Por ejemplo: poder procesar el doble de quejas de clientes con el mismo equipo. La expectativa está implícita. Estos incluyen los beneficios directos o indirectos de un entregable. Por ejemplo, el solicitante puede esperar ver disminuir el nivel de estrés en su equipo al proporcionarle las herramientas para tratar las quejas de los clientes de manera más rápida y sencilla. No es un requisito, sino una expectativa implícita.
La guía PMBOK ®, aconseja evaluar el impacto y / o apoyo de cada parte utilizando una matriz de poder / interés. Esta representación entrega una visión sintética de los grupos de interés a tener en cuenta como prioridad así como el tipo de acción asociada:
