Antes de embarcarse en un proyecto de mejora de procesos, es imperativo comprender sus características y cómo funciona. El SIPOC es una herramienta muy interesante que ofrece una visión general. (Re) descubra cómo usarlo.
¿Qué es SIPOC?
Este acrónimo significa Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente (FIPEC en francés para Proveedores - Insumos - Procesos - Salidas - Clientes o FITEC, la "P" del proceso se convierte en la "T" de la Transformación).
Este es un método presente en la caja de herramientas de 6 sigma (en la fase "Definir" de el proceso de mejora DMAIC: definición del problema ). Te tranquilizamos, no hace falta ser "cinturón negro" para saber cómo usarlo. Sobre todo porque es relevante para una gran cantidad de proyectos en etapa de análisis y diagnóstico.
Funciones de esta herramienta
Utilizada por un equipo de proyecto, esta herramienta fácil de usar facilita la comprensión general de cómo funciona un proceso para diferentes propósitos:
- preparar un mapeo
- documentar un proceso
- analizar un mal funcionamiento
- identificar el alcance de un proyecto y los actores afectados
- describir una situación presente versus una situación futura
- …
Proporcionando respuestas a preguntas como:
- ¿Cuáles son los elementos de entrada?
- ¿Quiénes son las partes interesadas? Proveedores y clientes?
- Cuales son sus requisitos?
- ¿Cuáles son las diferentes etapas del proceso?
Una herramienta muy operativa
El SIPOC se materializa mediante un documento visual como:
S SUMINISTROS: identificación de proveedores internos y externos, entregando elementos de entrada
I ENTRADAS: lista de insumos (información, materiales, etc.) que alimentan el proceso y son transformados por actividades futuras
PAG PROCESO : descripción de las principales actividades, pasos, tareas y operaciones (sin entrar en detalles) que transforman las entradas en salidas
O SALIDAS: lista de productos (resultados, producciones, documentación, etc.) destinados a los clientes (o para otros procesos posteriores)
VS CLIENTES: identificación de clientes internos y externos, intermediarios y clientes finales
Etapas de implementación del diagrama.
Siguiendo un enfoque lógico, el uso de SIPOC es eficiente sin dejar de ser simple.
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Requisito previo: formar un equipo que trabajará en el proyecto.
La herramienta se utiliza en forma de taller , usando una pizarra y notas Post-It, o un diagrama listo para usar creado en Excel, PowerPoint, etc.
La lluvia de ideas es el método preferido para identificar los elementos que caracterizan a una organización.
Describe el proceso
Este es el primer paso. Es más fácil comenzar con este ángulo: describir las 4 a 6 operaciones principales realizadas dentro del proceso estudiado . Al hacer esto, llegará al meollo del asunto. Es recomendable fijar las operaciones de inicio y finalización, luego completar con las actividades vinculadas entre los 2 extremos.
Un punto importante es ceñirse a las actividades principales sin perderse en demasiados detalles. El objetivo de SIPOC es construir una visión general sintética.
Preguntas de ejemplo: ¿Qué logra el proceso? Cuales son las actividades principales?
Tenga en cuenta las salidas
Una vez que sepa lo que hace el proceso, describe su mecánica, puede enumerar los resultados.
Preguntas : ¿Qué produce el proceso? ¿Qué información, servicios, documentos… podemos encontrar en la salida?
Cuenta los clientes
Tenga en cuenta los clientes externos e internos que se benefician de los "resultados" del paso anterior
Preguntas : ¿Para quiénes son los elementos de salida? ¿Quién los usará? ¿Quién los espera?
Identificar las entradas
Haga un inventario de los insumos que alimentan el proceso.
Preguntas : ¿Qué alimenta el proceso? ¿Qué necesita para funcionar?
Localiza a los proveedores
Enumere los proveedores que entregan los artículos de entrada.
Pregunta : ¿Quién proporciona los datos, materiales, servicios, documentos identificados en la fase anterior?
Otra ventaja de este diagrama: cada paso permite bloquear el anterior y rellenar los huecos si es necesario. Por ejemplo: al hacer una lista de los clientes, el equipo puede darse cuenta de que se ha perdido una salida.
Se hace referencia a este archivo en: Gestión de procesos - Organización de la empresa
