Tener un sentido de organización es un activo importante, tanto para usted como para su equipo. También se trata de una de las habilidades blandas más apreciadas por las empresas , porque induce, entre otras cosas, a que seas capaz de gestionar prioridades, estrés, ser visionario de tu misión y que tengas cierto sentido de compromiso.
Toutefois, s'il est tentant de recourir aux nombreuses méthodes ayant fait leurs preuves en matière de gestion du travail, du stress ou autres, il est important de garder en tête que se former à ces approches est souvent chronophage et que cela a un coût no insignificante.
Entonces, antes de recurrir a estos entrenamientos, es recomendable que establezca algunos buenos hábitos en su vida diaria. Prácticas que, en su mayor parte, provienen del sentido común.
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- Un sentido de organización, una habilidad blanda apreciada por las empresas.
- ¿Cómo ser más eficiente y, por tanto, más sereno en la oficina?
- Saber detectar los hábitos parasitarios y organizar su entorno de trabajo.
- Anticipar, prever
- Clasificar, priorizar, planificar
- Obtenga ayuda (delegue y use las herramientas adecuadas)
Descubrir por qué tener un sentido de organización es un gran activo en una empresa y cuáles son las diferentes palancas, algunas provienen del simple sentido común, otras son menos intuitivas, para operar con el fin de aumentar su eficiencia en el trabajo. ¡Consejos que también se pueden aplicar en tu vida personal!
Un sentido de organización, una habilidad buscada
Ser eficiente en el trabajo no significa trabajar duro 8 o 9 horas, a veces más. Este puede ser el caso durante eventos o proyectos excepcionales, pero si su vida diaria es parte de esta loca carrera por el tiempo, es una apuesta segura que su rendimiento real está cerca del mínimo.
Tener un sentido de organización no solo te permitirá trabajar con más serenidad y eficiencia - optimizar tus días sin omitir algunos descansos para recargar pilas y sentir una cierta satisfacción, sino también ser apreciado tanto por tus superiores como por tus empleados y compañeros. .
Esta aptitud es una de las "habilidades blandas" más buscadas por las empresas. Esto es perfectamente comprensible por varias razones. Saber organizar leads, entre otras cosas:
- haber una visión ilustrada de su misión (objetivos claramente percibidos, sentido de las consecuencias de sus acciones y las de su equipo, hábil gestión de habilidades, óptima gestión del cambio, etc.),
- tomar decisiones efectivas en todas las circunstancias (especialmente en tiempos de tensión o conflicto),
- saber gestionar lo imprevisto ,
- estar a la escucha otros (cuando tienes la nariz en el manillar, es difícil dejar espacio para otros),
- ser capaz de dejar espacio para la creatividad y la innovación ,
- mostrar compromiso hacia su empresa,
- maneja tu tiempo - y la de sus empleados - de manera óptima (estar organizado permite, entre otras cosas, estar disponible y atento a su equipo cuando surge la necesidad),
- manejar el estrés y sus emociones,
- saber rechazar ,
- etc.
Consejos y trucos para mejorar su eficiencia en la oficina
Además de los conocidos métodos de gestión del tiempo, estrés y eficiencia en el trabajo (Pomodoro, GTD, Eisenhower Matrix, etc.), que por supuesto hay que dominar, existen algunas buenas prácticas que son sencillas y rápidas de aplicar. implementado con el fin de mejorar su organización.
Autoconocimiento y estilo de vida saludable
La eficiencia comienza con excelente conocimiento de cómo funciona y un mínimo de disciplina Saber cómo detectar lo que está perdiendo el tiempo le permitirá evitar la trampa de perderse y, por lo tanto, ganar en eficiencia.
Una falta de eficiencia - personal y / o profesional - puede tener varias causas que es necesario saber identificar para neutralizarlas:
- distracciones varios y variados (un teléfono inteligente que vibra constantemente, emite un pitido o parpadea, una caída en la concentración debido a tardes y / o noches sin descanso, una tonelada de archivos en espera que sigue aumentando, post-its, correos electrónicos no leídos que se acumulan, etc.),
- propensión a dilación ,
- tiempo perdido buscando una carpeta, bolígrafo, contraseña, etc.
- dispersión en las diversas tareas a realizar …
Una vez que se hayan detectado estos elementos, ¡es hora de actuar! Silencie su teléfono o póngalo en silencio para que no le molesten las diversas notificaciones cuando necesite centrar toda su atención en un archivo importante, por ejemplo. Organice también su espacio de trabajo y ponga en práctica estrategias para optimizar el tiempo que pasa en la oficina (consulte los puntos siguientes) y reducir las molestias no deseadas (puerta cerrada, firmar "no molestar" si es necesario, desvío de llamadas a tiempo para completar un caso urgente, etc.).
Al mismo tiempo, ya no es necesario demostrar que un estilo de vida saludable tiene un impacto positivo significativo en la calidad de la concentración, el estado de ánimo, la fatiga y la resistencia al estrés etc. Duerma lo suficiente, beba regularmente (¡agua!), Participe en actividad física regular, pase tiempo con sus seres queridos, reduzca la cantidad de café y otros estimulantes notorios, coma bien y lo suficiente, etc.
Un entorno propicio para el trabajo
Espacio de trabajo organizado y adaptado, material de oficina adecuado y de fácil acceso, luz suficiente, ambiente de trabajo favorable, etc. Todo empieza aqui. Así te asegurarás cuida tu entorno laboral , ya sea compartido con otros, aislado o incluso en un centro de coworking o en casa …
Anticipar, prever
Una vez que su entorno ha sido optimizado y se han establecido los hábitos correctos, llega al meollo del asunto …
- Aprenda a administrar su tiempo : evite reuniones, viajes o incluso citas que consuman mucho tiempo y energía con una utilidad limitada, organice algunos descansos, así como momentos menos intensos durante los cuales, por ejemplo, puede ser molestado más fácilmente o incluso organizar algunos momentos para hacer balance y / o recopilar / dar retroalimentación de / a sus empleados,
- Prever : visualizar y anotar las tareas a realizar así como los plazos correspondientes y priorizar, preparar cuidadosamente sus reuniones de trabajo,
- Plan : determinar para cada tarea, el tiempo que se le asignará; detectar las señales de alerta de posibles tensiones o reticencias en el contexto de una transformación notoria para poder actuar de forma rápida y adecuada; deje espacio para retrasos y otros posibles granos de arena.
Clasificar, priorizar, planificar
- Gestionar la información entrante y saliente : reserve un período de tiempo diario para administrar sus correos electrónicos, cartas, etc. y procesar la información recibida y / o recopilada, distribuirla si es necesario, compartir su agenda, en definitiva… ¡comunicarse con su equipo y otros socios de trabajo!
- Clasificar: evite tratar con varios archivos grandes al mismo tiempo o particione de manera eficiente y proceda en pequeños pasos en lugar de ir por todas partes (cortar un proyecto grande en varios archivos, por ejemplo).
- Priorizar / priorizar: acostúmbrate a definir (especialmente con el método de Pareto) qué es urgente, qué es menos urgente, qué no depende de ti o qué puede esperar o ser delegado a un tercero.
- Plan : en función de las distintas tareas a realizar, el grado de prioridad de cada una, el tiempo límite y los diferentes recursos requeridos, haz un cronograma (el diagrama de Gantt o Ishikawa, por ejemplo, puede ser de gran ayuda en esta etapa). ).
Delegar y utilizar las herramientas adecuadas
Una de las habilidades clave de un gerente es saber cómo delegar y orquestar los talentos y recursos a su disposición con el objetivo de la eficiencia general y el éxito colectivo.
En cuanto a las herramientas para ayudar a la eficiencia profesional, son abundantes. Hay algo para todos, a diferentes costos y para una variedad de propósitos.
Hemos mencionado algunos a lo largo de este artículo, a los que podríamos agregar diferentes software (agendas electrónicas, horarios, etc.). ¡No dude en consultar también nuestra sección "Organización del gerente" y nuestras diversas páginas dedicadas a las diversas herramientas y procedimientos relacionados con la eficiencia profesional o para contarnos sus propios métodos!
