Las reuniones de negocios ya no están siempre sentadas frente al presentador. Hoy en día, las innovaciones en términos de creatividad en términos de ubicación, forma y duración compiten por la eficiencia: reunión inversa, reunión de pie, reunión rápida, taller al aire libre, etc. ¡Las posibilidades son infinitas!
Lo mismo ocurre con las técnicas de animación que varían según el objetivo del encuentro: Pecha Kucha, brain storming, world café, rompehielos para romper el hielo entre participantes que no se conocen, energizantes para devolver y hacer circular la energía dentro del grupo, juegos de roles, evaluación del facilitador, cuestionario, etc. ¡La lista es larga!
El hecho es que nadie es inmune a una caída en la atención de su audiencia. Una posibilidad para la que es mejor estar preparado para actuar de la forma más rápida y eficaz posible.
¿Por qué revitalizar una reunión que carece de energía?
Poco a poco sientes una incomodidad instalándose en la habitación. Como facilitador, debes reaccionar y recuperar el control de la situación, de lo contrario, las repercusiones serán numerosas :
- pérdida de tiempo y energía : no solo para usted, sino también para los participantes y, en general, el proyecto actual para el que se implementó este taller.
- improductividad y frustración : Eficiencia cero garantizada (mensaje no transmitido, avance cero del proyecto, desgana hacia la próxima reunión, etc.).
- disminución de la confianza en ti : sin comentarios sobre lo que salió mal durante esta entrevista, es una apuesta segura que saldrá enojado, decepcionado, reacio a liderar la próxima reunión, plagado de muchas preguntas (¿es su estilo de animación el que está en cuestión? horario que has definido? o te has desviado en tus datos, tu misión, los stakeholders, etc?
La cafeína en el café no se absorbe de la misma manera, seas hombre, mujer, consumidor habitual o no. Por tanto, sus efectos varían de un individuo a otro en términos de velocidad de aparición y duración en el tiempo.
Señales de que su audiencia no está siguiendo
Tus interlocutores no prestan mucha atención, o muy vagamente, a lo que dices. Los signos -especialmente en el lenguaje no verbal- que emiten son prueba de ello. Si bien pueden ser muy sigilosos al principio, rápidamente se vuelven evidentes si no reaccionas. Se considera que más allá de los 10 minutos de concentración, la atención disminuye paulatinamente y no regresa si la intervención no es rítmica. Por tanto, es urgente actuar tan pronto como aparezcan los primeros signos de cansancio. :
- bostezos intempestivos,
- mira en la oscuridad o abatido,
- suspiros ruidosos más o menos controlados,
- cuerpos que ya no pueden permanecer en su lugar: algunos pasan el tiempo sentados en su silla después de un mini-dormido, otros juegan con un bolígrafo, otros garabatean en una esquina de una hoja de papel, tocan con los dedos el escritorio o un documento , las piernas entran en pánico, se cruzan, descruzan, los pies hacen pequeñas rotaciones para estirarse, etc.
- consulta furtiva de notificaciones emitidas por un teléfono inteligente u otro o incluso navegación discreta en Internet,
- consultas frecuentes y repetidas del reloj y / o el reloj …
¿Cómo resucitar a una audiencia?
No es fácil volver a captar la atención de una audiencia que cae. ¡Tienes que ser astuto y sobre todo mostrar humildad, confianza en ti mismo y creatividad! Si, a pesar de todo el cuidado que has tenido en la preparación de tu intervención, tus materiales son atractivos y adecuados, no demasiado cargados de información, etc. y que tu animación esté funcionando sin problemas, ¡debes REACCIONAR!
Consejos originales para despertar un montaje
- sorprende a tus interlocutores : lanzando, por ejemplo, sin previo aviso y si el contexto se presta, una broma, o continúa tu presentación susurrando o cambiando tu voz, o incluso dejando de hablar repentinamente o preguntando a tus interlocutores cómo lo harían para volver a captar la atención de una audiencia distraída, etc. Otro truco (si los smartphones no están prohibidos en tu reunión), más "delicado", porque induce a la imaginación y se distribuye, es enviar un SMS a todos los participantes para recordarles su atención o bien fingir una pausa por un selfie - ¡éxito garantizado!
- preguntar tus interlocutores sobre lo que no funciona: esto te permitirá rectificar el rumbo y / o mejorarte para tus próximas intervenciones (Atención: aquí necesitas saber afrontar las críticas y estar dispuesto a cuestionarte).
- proponer un descanso : es mejor un descanso beneficioso para la circulación sanguínea y la reactivación del cerebro que el entumecimiento físico y mental. Hay varias opciones disponibles para ti:
- mini caminata para que todos puedan estirar las piernas y tomar aire fresco,
- refrescos, preferiblemente agua, para rehidratar el cuerpo y la mente,
- ejercicios de tipo "energizante" para devolver la energía al grupo,
- "ejercicios cerebrales" para reenfocar a todos en el tema.
- mini sesión de meditación mindfulness o yoga para relajar al grupo y reenfocar la atención y la concentración.
- involucrar y estimular a sus interlocutores : comparte tu entusiasmo y tu energía que debe ser contagiosa; pregúntele a su audiencia qué piensa de un punto en particular, etc.
