Las palabras vuelan, los escritos permanecen.
¡Esto podría ser un resumen muy simplificado e igualmente simplista de esta sección! Esto es aún más cierto en nuestros mundos cada vez más virtualizados. Sin embargo, no debemos confundir cantidad y calidad … La comunicación escrita eficaz requiere una pluma fina, tentadora e impactante.
Exagerar puede distorsionar el mensaje que se transmite y, a veces, incluso tener el efecto contrario al esperado. Reduciendo así a la nada cualquier esfuerzo en materia de comunicación.
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- Importancia de la comunicación escrita en los negocios
- Los diferentes soportes de comunicación escrita del gerente
- Mensajeros
- Nota de servicio
- Reporte
- Relación
- Presentación
Comunicarse por escrito de manera operativa y eficiente requiere un mínimo de preparación, así como un buen conocimiento de algunas buenas prácticas. en la materia: uso del medio de comunicación adecuado, espíritu de síntesis, redacción adaptada, vocabulario variado, etc.
¿Por qué es importante la comunicación escrita?
Como parte de su misión, el gerente tendrá muchas oportunidades para comunicarse por escrito:
- informar : transmitir diversa información a sus empleados, su jerarquía, socios externos, etc.
- convencer : pedir a sus empleados que den tal o cual paso, hacer tal o cual esfuerzo, convencer a un cliente del beneficio de elegir su oferta y no la de su competidor, etc.
- Presentar : un nuevo producto / servicio, una oferta promocional, etc.
- recopilar información : con sus empleados, proveedores, clientes, diversos proveedores de servicios, etc.
- negociar : redactar una propuesta de negocio, establecer un presupuesto, negociar un precio cuando no sea posible realizar llamadas telefónicas o presenciales, etc.
Si saber cómo comunicarse por escrito no es una habilidad clave requerida para un puesto gerencial, el hecho es que la comunicación escrita es un activo para tal publicación. De hecho, para transmitir información de forma eficaz, es importante saber redactar mensajes bien redactados, claros, legibles y comprensibles por parte de los distintos interlocutores.
Gran parte de los errores, disputas, negativas, etc. provienen de una interpretación errónea inducida por un defecto de redacción. Por tanto, es fundamental dominar la comunicación escrita prestando especial atención a la sintaxis, el vocabulario y la gramática de cada escrito.
Los diferentes soportes de comunicación escrita del gerente
Para comunicarse con sus tropas, su jerarquía y sus diversos socios, el gerente cuenta con varios apoyos, más o menos formales. Cada uno de estos medios será privilegiado según el objetivo de la comunicación, su contexto, su carácter más o menos confidencial, legal, etc.
Correo
Ya sea escrito en papel o virtual, el correo sigue siendo el medio de comunicación más común en los negocios, a veces reemplazando la comunicación oral.
El correo electrónico o el correo electrónico es hoy en día el medio de comunicación más extendido a la hora de comunicarse. Fácil de usar, permite sintetizar una discusión, preparar una reunión, informar, etc.
Deben conocerse algunas reglas para aumentar la eficiencia:
- elige a los destinatarios sabiamente : el correo electrónico se dirige directa y personalmente al destinatario. s con posible copia a los interlocutores también afectados por el mensaje. Tenga cuidado de no sobrecargar la lista de destinatarios y la de personas a las que se está copiando. Recibir información que solo nos concierne vagamente aumenta nuestro estrés y disminuye nuestra eficiencia en el trabajo.
- describir con precisión el propósito del correo electrónico en la línea de asunto : el destinatario debe poder saber de un vistazo de qué se trata su correo electrónico.
- Mantenga un formato corto para el cuerpo del correo electrónico. . Recibimos muchos correos electrónicos, que a menudo consultamos en nuestros teléfonos inteligentes, y de hecho los leemos en diagonal. Por tanto, es fundamental ir directo al grano y evitar largos correos electrónicos.
Correo clásico
A pesar de la desmaterialización masiva de los documentos, el correo en papel, más formal que su contraparte electrónica, conserva un lugar importante en las relaciones profesionales en diferentes niveles: legal, social, financiero, comercial, etc.
Algunas reglas a seguir al enviar un correo en papel:
- remitente y destinatario claramente identificados : es el BA-BA de la comunicación. Una carta está escrita por una persona / entidad y está dirigida a otra claramente identificada. Por ejemplo, es prudente, cuando no se conoce el nombre del responsable de un servicio en particular con el que desea comunicarse, consultar previamente para dirigirse a él personalmente (nombrando precisamente a esta persona con su nombre y posiblemente su nombre) el correo. Es más probable que este último lo alcance.
- lugar y fecha especificados : 2 información inocua que puede resultar imprescindible, especialmente en caso de litigio.
- objeto : describe el motivo del correo de forma sucinta y precisa.
- referencias posible: en el contexto de cartas relacionadas con un proyecto / un asunto en curso, será más fácil orientarse rápidamente.
- fórmulas de cortesía : incluso si la tendencia es suavizar los saludos habituales en una sola y misma expresión independientemente del destinatario y estas fórmulas a veces parecen pomposas, ¡el hecho es que no deben omitirse!
Nota de servicio
Se utiliza para comunicarse brevemente con sus colaboradores y otros miembros de su departamento. Debe incluirse la siguiente información:
- naturaleza del documento : aquí NOTA DE SERVICIO (si transmite información a superiores jerárquicos oa personas de nivel jerárquico idéntico al suyo, solo anotará "NOTA" o "MEMO")
- remitente : nombre, nombre, función y / o departamento
- recipiente : nombre.s, nombre.s, función.s y / o departamento.s
- fecha completa : día mes año
- objeto : motivo de su calificación
- contenido : información detallada pero concisa que desea transmitir
- firma : Tu nombre y apellido
Reporte
El informe de la reunión se utiliza para informar sobre lo que se dijo y se decidió en una reunión. Es un soporte de referencia para el resto de operaciones. Debe ser conciso, claro y fáctico y transcriba la siguiente información tal como fue transmitida durante dicha reunión :
- objetivo de la reunión: recordatorio de la agenda,
- con fecha de de la reunión: fecha completa (día, mes, año),
- lista de participantes : lista de regalos y mención de excusas,
- terceros en copia : personas indirectamente afectadas por los temas tratados (superiores jerárquicos, proveedores de servicios externos, etc.),
- temas discutidos : resumen de las discusiones sin agregar comentarios personales o subjetivos,
- conclusiones y decisiones tomadas cuando sea apropiado
- acciones por tomar con mención de los responsables y la fecha de vencimiento de cada una de estas acciones,
- fecha y lugar de una posible próxima reunión ,
- comentarios y evaluaciones generales.
Para (re) leer: saber tomar notas
Relación
Escribir un informe responde a los mismos requisitos que cualquier otra comunicación escrita operativa en los negocios: concisión, claridad, precisión, diseño atractivo y aireado, etc. Siendo el objetivo de un informe dar una respuesta precisa y operativa a un problema planteado, tanto el fondo como la forma están más a tratar que nunca.
Además, como los informes son generalmente consistentes en términos de contenido, es prudenteimplementar un resumen y articular la escritura de una manera lógica. Así, los capítulos, títulos, subtítulos, etc. se utilizará con prudencia para que la lectura sea más fluida. También es recomendable adjuntar cualquier documento que pueda ayudar a comprender el informe o justificar determinados puntos del anexo.
Además, el objetivo de un informe es generalmente una recomendación o una opinión de algún tipo sobre un tema específico, el autor del informe va más allá de los hechos que justifican sus conclusiones .
Presentación
La presentación escrita suele venir en apoyo de una presentación oral. Este es, por tanto, un documento que quedará en manos de sus interlocutores. Maquetación, uso de colores, claridad en los textos, atractivo, información precisa… tantos elementos que requerirán una atención especial.
Si se trata de un medio en el que puede confiar durante una intervención en público y no está destinado a ser compartido, el diseño será minimalista a la vez que efectivo: ideas principales sintetizadas en 2-3 palabras escritas en negrita, ilustradas por algunas palabras clave que sirven como notas, escritas lo suficientemente grandes para ser leídas fácilmente durante su presentación oral. También puede usar diferentes colores para que sea más fácil orientarse en su presentación, especialmente si tiene una pérdida de memoria.
