Un rol que a menudo se pasa por alto y que a veces se delega en el patrocinador, el patrocinador ejerce una importante misión de supervisión y apoyo del director del proyecto en diferentes áreas (que varían según las empresas y organizaciones adoptadas).
Definición del rol del patrocinio de proyectos
- Enmarcado: aclaración de las necesidades del cliente, establecimiento de objetivos del proyecto, indicadores de desempeño, aprobación de entregables, etc. en consulta con otras partes interesadas.
- Recursos: movilizando u obteniendo directamente los recursos financieros o humanos (incluidos los interesados externos) necesarios para la correcta ejecución del proyecto.
- Decisión: cuando los arbitrajes son necesarios.
- Técnicas: proporcionando una experiencia profunda en apoyo del gerente de proyecto en base a su conocimiento y experiencia.
- Relevo con el comité de gestión: en apoyo para ayudar a convencer al CODIR y lograr acuerdos importantes. Tenga en cuenta que esta función de intermediario funciona en ambas direcciones. El patrocinador también informa al director del proyecto de los requisitos de la línea superior.
- Entre supervisor y asesor, a veces entrenador : proporcionando un asesoramiento sólido (o incluso directivas) en el curso del proyecto y en caso de dificultades (gestión de conflictos, retrasos, sobrecostos presupuestarios).
- Animación del comité de dirección: para asegurar que el proyecto va en la dirección correcta al ritmo deseado.
- Comunicación interna y externa: con diferentes roles de promoción y explicación del proyecto durante las distintas etapas al personal y otras partes interesadas.
Nota: En algunos casos, el patrocinador está en el origen de la elección con respecto al director del proyecto.
Bien hecho, el patrocinio del proyecto es un tremendo acelerador para ayudar al equipo del proyecto a alcanzar los objetivos establecidos.
Perfil de un patrocinador de proyecto ideal
Un líder probado, es una persona con una base sólida dentro de la organización.
A veces, desde el comité ejecutivo o el comité de gestión, este empleado experimentado conoce el funcionamiento interno de la empresa , su funcionamiento, canales de comunicación formales / informales y procesos de toma de decisiones para el cabildeo interno. Conoce las palancas que deben activarse para obtener satisfacción dentro del tiempo asignado. Es una mujer o un hombre de influencia que ocupa un puesto de alto nivel jerárquico.
Con un fuertes habilidades para escuchar , el patrocinador sabe ponerse al alcance del director del proyecto para escuchar y comprender lo que se le informa. Facilitador experimentado , proporciona un apoyo equilibrado por expertos para ayudar al equipo del proyecto en su negocio.
Riesgos y límites del patrocinio de proyectos
La eficacia de la acción del patrocinador radica en un equilibrio entre demasiado intervencionismo y una implicación insuficiente. Un ejercicio difícil pero fundamental para el éxito de esta misión.
- Con un patrocinador demasiado intrusivo, la realización del proyecto puede ser ineficaz, porque cualquier toma de decisiones deberá ser validada por el patrocinador. Esto pesa los procesos y crea en el director del proyecto un sentimiento de frustración que es perjudicial para el buen desarrollo del trabajo. En este tipo de situaciones, el director del proyecto se ve privado de su margen de maniobra y, en casos extremos, sigue siendo un simple ejecutor.
- Con apoyo inexistente, el padrino no desempeña su papel cuando la situación lo exige desde que ha sido designado. El director del proyecto se queda solo y encuentra dificultades para acceder a los recursos necesarios, pierde mucho tiempo en la comunicación y negociación con las partes interesadas … También aquí, la eficacia de la gestión del proyecto se ve socavada.
Además, el patrocinador debe exhibir cierta neutralidad frente al comité de dirección. Demasiado dependiente de su jerarquía, no podrá tomar la distancia necesaria para evaluar la buena conducción de un proyecto con toda objetividad y defender las decisiones acertadas del director del proyecto.
Equilibrio en la acción, equilibrio en las relaciones de autoridad, el patrocinio requiere habilidad y delicadeza para expresar todo su valor.
Las claves para un exitoso tándem patrocinador-gerente de proyecto
Un dúo bien engrasado es un factor de rendimiento. ¿Cuáles son los puntos clave para una sinergia óptima?
- una relación de confianza entre unos y otros. Todo comienza con una franquicia en todas las circunstancias para establecer una relación sana. Para ello, es importante una buena comunicación: retroalimentación periódica del director del proyecto para informar al patrocinador de la vida del proyecto, comunicación transparente por parte de este último, etc.
- un modo de funcionamiento definido desde el principio : reglas y procedimientos establecidos aguas arriba para evitar malentendidos, malentendidos, tensiones, etc.
- un compromiso inquebrantable del patrocinador en el proyecto: como hemos visto anteriormente, es imperativo que este apoyo se comprometa junto con el director del proyecto para llevar a cabo la misión encomendada. Debe garantizar una disponibilidad óptima y desplegar toda la energía necesaria para el éxito colectivo.
