¿Cuál es el plan de carga?
« Lo siento, este mes me va a complicar » ; « No durante este período no podré garantizarles la disponibilidad de fulano de tal, ya está en el proyecto X … ": ¿Qué gerente de proyecto nunca ha escuchado estas frases replicar cuando le pide a un empleado o gerente que trabaje en un proyecto?
Al igual que con la constitución del equipo del proyecto, rápidamente nos enfrentamos a las limitaciones de la estructura permanente. Un plan de carga es una herramienta útil para superar estas dificultades.
Definición
El plan de carga es un soporte que describe la asignación de recursos durante la duración de un proyecto. Su objetivo esoptimizar la distribución de recursos y habilidades de acuerdo a las necesidades e hitos de los proyectos. Por lo general, toma la forma de una hoja de cálculo, pero cada vez con mayor frecuencia se integra en el software de gestión de proyectos.
El plan de carga de trabajo (a veces llamado "cronograma") a veces se requiere en ciertos mercados para permitir que el candidato demuestre su capacidad para intervenir en todo el servicio. El comprador puede entonces conciliar la planificación a cargo del contenido de la oferta, con el fin de evaluar el realismo de esta última y su correspondencia con las expectativas de las especificaciones.
¿Por qué hacer un plan de carga?
- Haga una primera estimación de presupuesto
En la vida del proyecto, su concepción se sitúa entre la finalización del cronograma y la preparación del presupuesto. La construcción del plano de carga permite deducir recursos para movilizar un primer rellano, multiplicando los porcentajes de carga por los salarios y la duración de la cesión.
- Demostrar que el proyecto tiene los medios para cumplir sus ambiciones.
Comunicar el plan de carga de trabajo a la estructura permanente da garantías de control a la jerarquía de empleados involucrados y las posibilidades de éxito del proyecto.
- Gestiona el proyecto en tiempo real
Para ser útil, un plan de carga debe ser gestionado: su estructura debe evidenciar sobrecargas o sobrecapacidades y permitir anticipar nuevas necesidades según los caprichos del proyecto (uso de recursos externos si es necesario).
Los límites del plan de carga
El plan de carga constituye un apoyo útil para la gestión del proyecto, pero no debe convertirse en un objetivo en sí mismo. Si no se respeta el plan de carga es porque estaba mal dimensionado o porque un parámetro del proyecto ha cambiado o no se ha tenido en cuenta.
Un proyecto se pone a prueba primero con respecto a los objetivos (expresados a través de las especificaciones del proyecto y monitoreados mediante el panel de control), y no con respecto a sus recursos. Por tanto, el plan de carga de trabajo debe comprobarse periódicamente para garantizar su coherencia con otros aspectos.
Tenga cuidado de no modificar el plan de carga de trabajo con demasiada frecuencia o sin consultar con los empleados o sus superiores, lo que es una fuente de descrédito.
Además, la dimensión operativa de un plan de carga de trabajo depende de la importancia que se le dé al proyecto internamente. Si el proyecto adolece de falta de visibilidad o credibilidad dentro de la estructura permanente, es muy probable que los recursos mostrados en el plan de carga de trabajo sean solo teóricos y, en última instancia, obstaculicen el logro de los objetivos.
De ahí la importancia del diálogo con los empleados identificados y su jerarquía, para promover la visión del director del proyecto en cuanto a los recursos asignados.
Las etapas de la realización de un plan de carga de trabajo.
Prerrequisitos
- La naturaleza y duración de las tareas. : habrán sido identificados en el diagrama de flujo de trabajo y en el cronograma, elaborado upstream.
- Disponibilidad de empleados : estos datos se pueden recopilar de diferentes maneras: de los gerentes, de las personas interesadas directamente o mediante un software dedicado a la gestión de la carga de trabajo de los empleados.
La comparación de estos datos revelará ciertas discrepancias. Por ejemplo, algunos empleados solo estarán disponibles al 50% cuando se trate de tareas críticas. Aquí es donde debe expresarse el talento del director de proyecto, reasignando determinadas tareas o suavizándolas en el tiempo, todo, en la medida de lo posible, de acuerdo con las personas interesadas. En particular, será necesario garantizar que no se ponga en peligro el logro del camino crítico.
Estructuración
El plan de carga puede estar compuesto por dos pestañas: una pestaña de "planificación", que incluirá este tipo de tabla (aquí muy simplificada):
En la segunda pestaña será cuestión de visualizar cronológicamente la carga de trabajo de cada empleado y compararla con la disponibilidad indicada inicialmente:
Dependiendo de las necesidades, el momento del proyecto o los requisitos internos, podemos ajustar la granularidad de la escala de tiempo o agregar columnas para revelar una visión presupuestaria.
Durante la fase de ejecución
Puede ser útil mostrar en la carga de trabajo un indicador de finalización de tareas (porcentaje, código de color). Este seguimiento debe realizarse de forma rigurosa, para no "quemar" innecesariamente la disponibilidad de los colaboradores - que es preciosa - o los recursos externos - que son costosos - a la hora de contratar consultores.
El plan de carga de trabajo acompaña al director del proyecto hasta el final. El es imprescindible para asegurar el cumplimiento del tríptico coste-calidad-plazos y garantizar la credibilidad del proyecto en su perspectiva de realización.
