¿Qué es un organigrama?
Es una herramienta informativa y organizativa utilizada en las empresas para determinar los vínculos jerárquicos, organizativos y funcionales que existen entre las distintas profesiones de su estructura.
Es una fotografía en el momento "T" de los cargos ocupados en su organización y las relaciones que pueden existir entre ellos.
También es una herramienta para distribuir tareas dentro de la empresa.
Utilidad y función: ¿para qué sirve?
El organigrama es ante todo una herramienta de comunicación destinada a facilitar la comprensión de las relaciones y vínculos existentes dentro de la empresa.
Cumple los siguientes objetivos:
- Comprensión del funcionamiento organizacional de una empresa o un equipo para un recién llegado.
- Un mejor conocimiento de sus interlocutores, sus roles en la compañia, enlaces interempresariales y relaciones de subordinación que pueda existir dentro de ella. De esta manera todos conocen el lugar que les corresponde en el equipo, ya no hay ambigüedad en cuanto a posiciones jerárquicas. Por lo tanto, este mapeo promueve en gran medida la eficiencia en los negocios.
- Eso también una herramienta de análisis de disfunción. Es útil para los miembros de la dirección corregir los problemas organizativos existentes cuando sea necesario.
- Él facilita la optimización de la organización redefiniendo las tareas asignadas a los empleados. Por tanto, esta herramienta contribuye a la reducción el costo de su nómina.
- Usado externamente (por clientes o socios), es el medio para que ellos Identificar el funcionamiento de la empresa y distinguir efectivamente al interlocutor. a los que acudir en función de sus necesidades específicas.
Para ser efectivo, este documento debe actualizarse constantemente (durante un movilidad interna , de un Creación de empleo o para la llegada de un nuevo empleado en la sociedad). Es un documento vivo que solo tiene sentido si se actualiza periódicamente.
Regulación: ¿que dice la ley?
No existe ninguna obligación legal de crear tal representación. Este es un documento práctico y muy recomendable, pero de ninguna manera obligatorio.
¿Cómo crear un organigrama?
El diseño de esta herramienta pasa por varias etapas fundamentales:
- Elija al empleado a cargo de su desarrollo. Esta persona debe tener habilidades gráficas y suficiente antigüedad para comprender el funcionamiento específico de la empresa.
- Haz un inventario de todos los puestos que componen tu estructura.
- Determinar los vínculos funcionales que existen entre cada profesión así como sus relaciones subordinadas.
- Proceda al diseño gráfico de esta cartografía.
Los diferentes tipos de organigramas existentes:
Hay 3 tipos principales que presentan diferentes lecturas del funcionamiento de una sociedad.
El organigrama piramidal
Se utiliza con mayor frecuencia en los negocios. Las líneas verticales determinan la relación de subordinación (el nivel más alto de jerarquía se encuentra en la parte superior del diagrama). Las líneas horizontales muestran trabajos en el mismo nivel jerárquico, con una relación de igual a igual.
Aquí hay un ejemplo:
El organigrama del árbol
La lectura es de izquierda a derecha, y el nivel más alto de la jerarquía de la empresa se muestra a la izquierda.
El organigrama doblado
Una mezcla entre la pirámide y el árbol. Por lo tanto, se lee de arriba a abajo y de izquierda a derecha simultáneamente.
La elección de la herramienta
Varias herramientas informáticas están a su disposición para facilitar el diseño de este documento gráfico.
El medio más utilizado sigue siendo la suite de Microsoft Office, que tiene las ventajas:
- ser de fácil acceso (Word, Power Point y Excel, software líder en el mundo profesional),
- fácil de usar ya que da acceso a diagramas preexistentes (llamados "SmartArts") que solo tendrás que rellenar con tu información interna (cargos, nombres de los empleados correspondientes, fotografías para facilitar la lectura y hacer el documento más vivo ),
- también es una herramienta muy eficaz que ofrece diagramas variados, claros y fácilmente interpretables.
Al agregar una foto de cada empleado, el organigrama es más fácil de usar y le permite poner una cara a los nombres.
Asesoramiento de producción
Para que sea más fácil de leer y comprender, este documento debe ser claro y legible a primera vista, así que no lo sobrecargue con información.
Cuanto mayor sea la estructura, menos detallado será el organigrama para limitar la dificultad de lectura y el riesgo de pérdida de significado.
También en el caso de una gran empresa, una visión global es útil, pero también puede ser necesario diseñar una para cada uno de los departamentos que componen la estructura para facilitar su comprensión y legibilidad.
Los límites de esta herramienta
Cuando se trata de la distribución de tareas en la empresa, esta representación jerárquica no es la herramienta más precisa. Todas las tareas y misiones asociadas a una profesión están definidas con precisión. en las descripciones de puestos de los empleados . La herramienta solo ofrece una vista global.
A pesar de su utilidad, esta representación de la estructura sigue siendo solo un diagrama , es una herramienta rígida y muy inflexible. No destaca la versatilidad de una profesión y la transversalidad de las misiones adscritas a cada puesto.
En una sociedad en perpetuo movimiento, no es una herramienta lo suficientemente flexible como para representar la complejidad de la organización de una empresa.
Las empresas modernas se conectan y subcontratan cada vez más una gran cantidad de tareas y trabajos. El diagrama de flujo no resalta estos modos de funcionamiento.
Esta fotografía de su empresa es, en última instancia, un documento útil pero no suficiente para comprender plenamente su organización interna.
Cuando está bien hecho y claro, no obstante sigue siendo una herramienta muy efectiva para determinar el funcionamiento general de una estructura, brinda una visión general que facilita la comprensión y apropiación para los empleados que la integran y los contactos externos.
