¿Por qué y cómo evaluar y monitorear a sus proveedores?

Cuales son tus requisitos? Que indicadores elegir ? ¿Cómo conseguirlos? Cómo construir tus tableros , designar responsables, asegurar seguimiento?… Tantas preguntas que debes responder antes de embarcarte en la propia aventura.

Esta evaluación le permite comprobar si sus proveedores satisfacen correctamente sus necesidades y niveles de requisitos. El propósito de los criterios utilizados es medir la calidad del servicio prestado por sus socios y compararlos con sus puntos de referencia. Este seguimiento se realiza sobre la base de evaluaciones sencillas ( escala de satisfacción ) o con la ayuda de medidas más completas que tengan en cuenta resultados concretos: tiempos medios de entrega, cumplimiento de plazos, reactividad en caso de problemas técnicos, etc.

Se deben dar prioridades de evaluación a los proveedores y compras críticos. Para ello, es necesario segmentar la cartera de compras, definir la criticidad de las compras y la de proveedores.

Evaluación de proveedores y política de calidad

Los siete principios de Gestión de la Calidad según ISO 9004 fueron diseñados para gestionar y medir la eficiencia de una organización.
El principio número siete se titula "Gestión de las relaciones con las partes interesadas" (anteriormente ISO 9004: 2000: "Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores"). Este principio invita a las empresas a desarrollar sus alianzas con las partes interesadas.

Este es el principio de ganar-ganar. El de una relación basada en acuerdos y compromisos entre las dos partes para que cada una de ellas quede satisfecha. Esta relación mejora la capacidad de crear valor. Por tanto, es beneficioso para ambas partes. Para cumplir con este séptimo principio, existen varias posibilidades, incluida la evaluación de sus proveedores.

El proveedor, eslabón de la cadena de la calidad

El proveedor proporciona productos y servicios que cumplen con los requisitos del cliente. Usted es el cliente aquí. Estos productos, su materia prima, afectan la calidad del producto final. Si esta calidad se ve afectada, puede costarle caro a su negocio. Por lo tanto, es importante evaluar a sus proveedores para asegurarse de que cumplen con las demandas e intereses de la empresa, ya sea en términos de calidad del producto, o en términos de ética (Responsabilidad Social Corporativa).

¿Cuál es el propósito de la evaluación de proveedores?

Como en cualquier proyecto, es importante enfocarse en sus necesidades. Sí, quiere evaluar a su proveedor, pero ¿contra qué? Repositorio? Un producto ? Un proceso ? Un servicio ? Muchas veces, es una combinación de todos estos. Desde el principio, es importante pensar en tu objetivo. ¿Qué quieres evaluar? ¿Un proveedor? ¿Todos los proveedores? ¿Le gustaría tener un resultado cuantitativo o cualitativo?

El propósito de esta evaluación es verificar la capacidad de su proveedor para:

• producir un producto compatible y / o el servicio solicitado
• cumplir con los requisitos especificados durante la vigencia del contrato
• garantizar su fiabilidad de suministro (plazo de entrega, flexibilidad)
• obtener la mejor relación calidad / costo
• garantizar una buena imagen de la empresa (medioambiental y ética)

¿Por qué evaluar a un proveedor?

¿Sabías que cada euro ahorrado en compras va directamente a la cuenta de resultados de la empresa? Controlar la calidad de sus proveedores significa, por tanto:

• quiere mejorar la calidad de su servicio
• Garantizar una ganancia económica para la empresa.
• dar una buena imagen de la empresa
• asegúrese de que el producto final sea de buena calidad

Por ejemplo, cuando está construyendo su casa, si los cimientos son malos, entonces cualquier cosa que se construya en la parte superior también lo será. Entonces será necesario destruir todo para poder reconstruir. Lo mismo ocurre en una empresa. Si sus proveedores le ofrecen un producto de mala calidad, la calidad de su producto final también se verá afectada. Puede que no sea posible la devolución. Cuando se manipula el producto, ¿qué sucede?

• ¿Una devolución / queja de un cliente?
• ¿Un producto descartado?
• ¿Perdidas financieras?

Este último punto es generalmente la primera razón para que la empresa inicie un proceso de evaluación de proveedores. Se trata del costo. Porque incluso un producto destruido genera un coste para la empresa.

El cliente (usted) necesita conocer el rendimiento de los productos que está comprando y debe tener confianza en la durabilidad de ese rendimiento. Porque la responsabilidad de las empresas frente a sus clientes, su entorno y la sociedad requiere el control de los riesgos asociados a los productos / servicios prestados y su realización.

Evaluación de proveedores: ¿desde el punto de vista de quién?

Cada entidad de la empresa tiene una necesidad específica:

• el diseñador quiere un producto que cumpla con las características requeridas
• el comprador solicita un precio controlado y una fuente confiable
• el proveedor desea tiempos de respuesta rápidos entre la solicitud y la disponibilidad del producto
• la recepcionista solicita un etiquetado preciso de los paquetes y la regulación de las llegadas de acuerdo con el horario de apertura de los servicios
• el comerciante quiere un embalaje que facilite la manipulación
• el usuario quiere un producto que sea fácil de usar y, si es necesario, un manual de usuario apropiado
• el contador quiere facturas bien informadas
• el gerente de QSE quiere un producto compatible que cumpla con los estándares, regulaciones y estándares de la empresa
• el líder quiere todo esto al mismo tiempo

¿Cuándo evalúas a un proveedor?

La evaluación de proveedores se puede realizar a lo largo de un proyecto y en cualquier punto del ciclo de vida del producto / servicio. Por tanto, puede ser:

• para hacer referencia a un proveedor
• durante una licitación
• siguiendo varias anomalías del mismo proveedor o en la misma gama de productos
• como parte de la mejora continua de su Sistema de Gestión de la Calidad
• etc.

Por ejemplo, evaluar a un proveedor antes que un SEO es:

• encontrar proveedores que puedan satisfacer las necesidades, de acuerdo con las especificaciones definidas por la empresa
• clasificar según la política de compras de la empresa (criterios de aceptación o rechazo)
• hacer referencia a los proveedores que pueden potencialmente responder a una convocatoria de licitación

La referencia a un proveedor genera un costo significativo para la empresa. La evaluación de proveedores es, por tanto, una palanca fundamental para el desempeño de la organización.

¿Qué medios implementar?

Son posibles diferentes enfoques:

• asegurándose de que cumpla con las especificaciones emitidas por la empresa (en el producto y en la imagen)
• realizando una autoevaluación de la misma
• durante una auditoría del sistema: organización del sistema de gestión de la empresa
• durante una auditoría de producto: características del producto en relación con las normas / especificaciones definidas por la empresa cliente
• durante la retroalimentación sobre una gama de productos
• etc.

Para ir más allá, consulte nuestro archivo de método: ¿cómo evaluar a un proveedor?

Conclusión

Evaluar a sus proveedores significa ante todo estar en un proceso constante de mejora continua con el fin de garantizar a su cliente un producto y / o servicio de calidad y permitir que su empresa siga siendo eficiente en sus actividades.