Resumen
- Papel del facilitador
- Las principales fases de intervención
- Organización y preparación de la reunión
- Fase introductoria
- Ayuda a la producción
- Conclusión
- Las cualidades del facilitador
- Coanfitrión de una reunión
Papel del facilitador
Su papel como facilitador se puede resumir en 2 actividades:
ayudar a la producción para el logro de los objetivos marcados: aquí está la principal expectativa que el grupo puede tener hacia su facilitador. Ayúdelo a trabajar con eficacia en la dirección deseada para obtener el resultado deseado.
estructurar y coordinar el grupo : para ser eficaz, es imperativo regular el grupo. Permitir que todos den su opinión, templar a los personajes dominantes, reencuadrar para mantener el rumbo, relanzar si los debates se estancan … en definitiva, un segundo eje importante por tanto radica en el papel de apoyo al éxito del grupo.
Liderar una reunión: las principales fases de la intervención
El término "facilitación" cubre un conjunto de acciones que debe realizar en diferentes etapas de una reunión.
Organización y preparación de la reunión
No es una animación estrictamente hablando, pero esto La fase es muy importante para la eficiencia de la reunión. futuro. Se divide en 3 partes:
- - elección de participantes: según el tema
- - preparación de contenidos: recopilación de datos a través de un archivo, preanálisis, etc.
- - organización del material: sala, herramientas, convocatoria …
Aprender más acerca de preparándose para una reunión
Fase introductoria
Después de dar la bienvenida a los participantes, su función es presentar el tema, los temas asociados con el fin de lanzar las discusiones.
También puedes ofrecer un método de trabajo abordar el tema en cuestión y proponer la organización de los debates.
A continuación, somete a la asamblea una jerarquía de puntos a tratar, agrupación, resúmenes, horarios, etc. Pequeño eres el arquitecto del encuentro.
Vosotras establecer las reglas de conducta : limitaciones en cuanto a hablar y escuchar las opiniones de los demás, respetar los horarios, mantener la confidencialidad, etc.
Ayuda a la producción
Durante la reunión, estás en el corazón de su papel como facilitador. Usted debe a su vez:
- Estimular al grupo: al utilizar herramientas de comunicación (reformulación, preguntas, etc.), revives cuando el impulso cede, animas a las personas a explorar un área que parece relevante, facilitas el surgimiento de ideas, etc.
- Administrar el habla: regulando los intercambios, permitiendo que todos se expresen (incluso los más introvertidos), asegurando que se respete el equilibrio del tiempo de conversación entre cada participante …
- Apoye a los miembros que tengan dificultades para enfrentarse al grupo. No permita que el peso del colectivo aplaste a un participante.
- Controla a los colaboradores difíciles: el hablador, el agresivo, el "lo sé todo" y otros perfiles todavía requieren una gestión focalizada para no recortar la producción del grupo y dejar que los debates se empantanen en consideraciones irrelevantes.
- Manejo de conflictos entre participantes: no permita que se establezca un clima nocivo.
- Evitar dispersiones y reenfocar en su caso sobre el tema principal, el objetivo, los plazos.
Conclusión
Debes sintetizar de acuerdo con el grupo. Tú también escribes el informe y asegurar el seguimiento de la reunión: pilotaje de acciones, planificación de una nueva reunión, etc.
Las cualidades del facilitador
Hacer que un grupo funcione de manera eficiente requiere cualidades reales como:
- sentido de contacto y empatía,
- sinceridad y transparencia,
- habilidad para manejar el humor y … seriedad,
- liderazgo para ser escuchado y creíble en el papel de facilitador,
- tolerancia,
- sentido de responsabilidad,
- curiosidad positiva y capacidad para cuestionar ideas.
A menudo cualidades innatas, pero que también pueden cultivarse. Organizar una reunión requiere que se desarrollen fuertes habilidades de comunicación.
Consulte el método Philips 6x6 para facilitar las reuniones de forma eficaz
¿Cómo mejoras?
La experiencia acumulada asociada con la preocupación por un interrogatorio permanente le ayudará a mejorando de una reunión a otra.
Después de cada animación, siéntese y resumir lo que funcionó y las dificultades que encontró . Para este segundo punto, piense en lo que podría haber hecho para ser más eficiente. Este informe personal es un paso esencial para mejorar.
Coanfitrión de una reunión
El patrón clásico de facilitar una reunión es el siguiente: un facilitador y un grupo. En algunos casos, se requiere animación grupal.
Este es el caso cuando es necesario llevar a cabo discusiones bajo la apariencia de un experto técnico. También cuando un nuevo gerente va acompañado de un senior. Este último está presente en apoyo para replantear los intercambios y tranquilizar a su potro.
Echemos un vistazo más general a las ventajas y limitaciones de la animación grupal.
Las contribuciones de la coanimación
Esta solución tiene muchas virtudes como:
- - mientras un facilitador anota las ideas de la sala en el rotafolio, el segundo permanece disponible para mantener la dinámica del grupo,
- - en caso de una situación tensa, uno brinda apoyo al otro para reemplazarlo en el campo de las ideas y la argumentación,
- - los 2 ponentes comparten un punto de vista, experiencia complementaria para avanzar en el trabajo
- - en el caso del trabajo por taller, cada facilitador se hace cargo de un minigrupo para hacerle trabajar y devolver el resumen a todos los participantes.
Los límites del ejercicio
La complicidad y el buen entendimiento deben ser la regla. Si se producen conflictos entre personas, si uno de los dos intenta tomar el liderazgo a expensas del segundo o si no se respeta el espacio de expresión de cada uno (discurso interrumpido, etc.) … el encuentro resultará ineficaz o incluso contraproducente , los facilitadores, desacreditados.
Preparación, la clave del éxito
Para tener éxito en esta animación de dúo, un requisito previo y un factor de éxito es la preparación.
La coordinación aguas arriba es esencial para que todos conozcan exactamente su papel y los límites de su territorio durante las discusiones. Además, los objetivos deben ser compartidos y comunes. El dúo estará listo para intervenir de manera organizada y ordenada.
