Reuniones silenciosas: silencio y productividad en las reuniones

Viniendo directamente de los EE. UU. Y ya probado por algunos grandes líderes (en particular por Jeff Bezos, CEO de Amazon o incluso, las reuniones silenciosas, o reuniones silenciosas en francés) son discretas. Sin embargo, serían más productivas que las reuniones tradicionales.

De hecho, Steven G. Rogelberg, eminente profesor estadounidense de administración, también consultor de grandes grupos, realizó un análisis sobre la efectividad de las reuniones y el fenómeno de la reunión. Descubrió que los talleres donde hablar estaba totalmente prohibido o solo por un período de tiempo fijo fueron más productivos.

Luego tuvo la idea de reemplazar las ruidosas tormentas orales donde los participantes a veces se ven obligados a hablar en voz alta para ser escuchados, por "escrituras de cerebro". La idea es que todos escriban sus ideas y pensamientos en una hoja de papel de forma anónima en lugar de hablar. Luego, el facilitador puede distribuir los documentos al grupo al azar o mostrarlos para que todos puedan leerlos y posiblemente completarlos.

¿Qué es una "reunión silenciosa"?

La reunión se puede realizar de forma virtual o física. El objetivo de dicha sesión es permitir que todos los participantes lea el contenido detallado de la reunión, piénselo individualmente al principio, expresar si es necesario sus pensamientos y otras ideas, comentarios, etc. por escrito como y cuando anónimamente antes de que todo esté armado.

Se puede prohibir totalmente la palabra o bien solo por un período de tiempo definido de antemano durante el cual cada participante puede reflexionar por escrito sobre el problema planteado, o tomar nota de un documento distribuido por el facilitador y dar su opinión. Completo, etc. .

Una opción es establecer, al inicio de cada reunión, un momento de silencio durante el cual cada participante se toma el tiempo de (re) leer la agenda, el tema a discutir así como el objetivo de dicha reunión. Entonces, solo después, abre la palabra y los intercambios. Esto permite al facilitador asegurarse de que todos estén familiarizados con el tema a tratar y que la reflexión sea fructífera.

Ventajas y limitaciones

Si estas reuniones silenciosas aún son relativamente poco frecuentes, el hecho es que ofrecen una cantidad significativa de ventajas cuando se sabe cómo llevarlas a cabo.

Puntos fuertes

• Daría lugar a más eficiencia de pensamiento y generar menos estrés para los participantes, con un ambiente propicio para la concentración.
• El lado escrito de la reunión induce a mejor preparación de la agenda, los diferentes temas a tratar y los objetivos .
• El anonimato de las anotaciones confiere un aspecto más democrático de los intercambios y ofrece a todos la oportunidad de expresarse y / o ser escuchados sin miedo parecer ridículo o juzgado.
• los las ideas son más creativas, reflexivas y de mejor calidad que durante los debates orales.
• los los participantes tienen tiempo para absorber la información entregado a ellos,
• los discusiones menos innecesarias o infértiles ,
• Los ausentes tienen un registro preciso y detallado de la reunión.

Desventajas

• Sin embargo, la preparación de una reunión silenciosa requiere más tiempo. que una reunión clásica.
• Estas sesiones silenciosas son no muy adecuado para talleres largos .

¿Cómo organizar una reunión silenciosa?

Estas reuniones pueden ser completamente silenciosas - todo se hace por escrito - o solo parcialmente - comienzan con una lectura silenciosa del tema a tratar y luego se abren a debates orales.

Pueden tomar diferentes formas:

• Reuniones donde todos están físicamente presentes en la misma sala durante la cual toda o parte de la reunión se desarrolla en silencio.
• Reuniones remotas para lo cual cada participante se comunica por escrito con los demás a través de un software como skype (este tipo de reunión se denomina entonces "skype silencioso"). De este modo, la información se transmite por escrito, cada uno de los cuales realiza un seguimiento de lo que se ha dicho.

Más que nunca, el rol de facilitador / facilitador es fundamental en este tipo de reuniones. Por tanto, es importante prepararse de forma eficaz.

1. Preparación

   • Redacta una agenda detallada que envías a los interesados ​​y que contiene:
     • cada hora, organización de la reunión (virtual, física, en cuyo caso especifique el lugar exacto de la reunión).
     • Participantes - identidad, cargo, etc. Indique el nombre del facilitador.
     • tipo de reunión : especificar el curso de esta reunión silenciosa - generalmente 30 minutos de lectura silenciosa seguidos de un debate escrito u oral, cuya duración también debes definir (variable según el tema de la reunión y los temas). Si se van a considerar varios puntos importantes, no dude en dividir la reunión en varias reuniones silenciosas una tras otra.
     • elementos que se discutirán.
     • objetivo detalles de la reunión
   • Preparar - o tener preparados - los documentos que se leerán en silencio:
     • Escriba un documento para cada tema cubierto, incluida toda la información importante necesaria para la discusión.
     • Sea claro y específico, use oraciones, no solo palabras clave. El objetivo es iniciar el diálogo.
     • Incluya tanta información como sea posible para evitar tener que buscar información en otros lugares.

2. Realización de la reunión silenciosa

   • Recuerde rápidamente el progreso de la sesión de trabajo especificando en particular el tiempo asignado a las diferentes fases de la reunión.
   • Empezar con solicitar lectura silenciosa de documentos distribuidos .
   • Deje en claro que se recomienda que lea los documentos hasta el final antes de comentar o hacer preguntas.
   • Cada uno de los participantes anota los documentos de sus comentarios, opiniones, etc.
   • Durante este tiempo de lectura y comentarios escritos, el facilitador - usted u otra persona designada de antemano - ya puede identificar los elementos que requerirán un debate oral - opiniones opuestas o fuentes de malentendidos y / o conflictos, etc.
   • Indica el final del tiempo de silencio. .
   • Guiar las discusiones basado en los elementos que vio en los comentarios escritos.

3. Clausura de la sesión

   Antes de levantar la sesión, especifica cuáles serán las acciones a realizar, en qué plazo, por quién y posiblemente establecer una nueva reunión silenciosa.