Muy a menudo tenemos un tiempo limitado para completar una gran cantidad de tareas. Sin embargo, estar organizado en tu trabajo es garantía de ahorro de tiempo y eficiencia, sin olvidar la tranquilidad que conlleva.
Multitud de tareas, más o menos probadas, emergencias imprevistas … a veces al gerente le cuesta sacar la cabeza del manillar y tomar la distancia necesaria para una adecuada y eficiente gestión de las cosas.
Por tanto, es fundamental para él saber cómo tomar decisiones centrándose en lo que merece ser tratado. En otras palabras, "hacer las cosas correctas en el orden correcto" o incluso ser capaz de clasificar las diferentes prioridades.
¿Por qué priorizar?
Saber organizar su trabajo y priorizar las tareas a realizar es, de hecho, una de las claves del éxito de cualquier gerente, tanto para él como para todo su equipo, o incluso para toda su empresa. Ser capaz de clasificar las diversas emergencias, obligaciones y otras le permite al gerente en particular:
- Perder menos tiempo : deje de perder el tiempo con tareas innecesarias o tareas que podrían delegarse.
- Reduce el estres : una mente organizada es una mente más serena.
- Poner fin a la dilación : enfréntate y trabaja en los malos hábitos.
- Gana en eficiencia : evite procrastinar durante horas para saber qué tarea priorizar, estructurar su trabajo y cómo funciona.
- Esté más disponible para sus empleados : priorice para liberar tiempo y poder escuchar plenamente a sus empleados.
- Gestione mejor los imprevistos y comprenda el cambio : planifique su trabajo para mantener un margen de maniobra reservado para imprevistos y así liderar las transformaciones de forma más eficaz.
- Desarrolla tu inteligencia emocional : desapegarse de las propias creencias limitantes, así como de todos los sentimientos debilitantes que socavan el trabajo y distorsionan nuestra percepción de las cosas y su grado de importancia.
Métodos y herramientas para gestionar las prioridades
Las líneas generales de un trabajo de priorización se pueden rastrear de la siguiente manera:
- Identificar : enumerar con precisión todas las tareas a realizar, sin otorgarles ningún grado de importancia o urgencia por el momento.
- Analizar : clasifica los diferentes elementos enumerados anteriormente: qué debes hacer personalmente, qué puedes delegar, así como los plazos de actuación, urgencia y grados de importancia de cada uno.
- Actuar : una vez que se han enumerado las prioridades, es fundamental abordar las más urgentes rápidamente y luego implementar el plan de prioridades tal como se definió.
- Seguir : hacer un balance periódico del avance de los proyectos y la evolución de la emergencia y / o prioridades para ajustar su plan de acción.
No olvides delega lo que puede ser. Querer hacer todo no tiene sentido si no tienes tiempo para hacerlo todo a tiempo.
A continuación, así como en nuestras páginas anexas, encontrará algunos métodos, técnicas y herramientas. Eres libre de adoptar el más adecuado a tu situación o con el que te sientas más cómodo.
La clasificación A-B-C-D
Esta es una lista simple de las tareas / proyectos a realizar. Amplíe su lista de acuerdo con la siguiente clasificación:
- A - Las tareas esenciales a realizar . Para algunos, la pregunta no surge porque hay mucho en juego. Deben tratarse de inmediato. Anote si se delegarán o no y, de ser así, a quién, para cuándo, etc.
- B - Los que son importantes, pero un escalón por debajo de los primeros . Lo que está en juego es más moderado en términos de tiempo y / o impacto.
- VS - Clasificar aquí los que son interesantes para hacer , pero que no tienen ningún impacto. Es más.
- D - Esas para eliminar : son las que no aportan ningún valor añadido y no tienen una importancia real. Este puede ser el caso de algunas tareas administrativas.
Revise cada categoría y, dentro de cada una, vuelva a clasificar: A1 - A2 - A2 - B1… de la más importante, la prioridad, a la menos urgente. Esto le da una lista de prioridades.
Truco : si dudas sobre una tarea, compárala con otras, ya clasificadas: "¿Cuál de los 2 es el más importante?". Sabrás dónde colocarlo.
Matriz de importancia / urgencia de Eisenhower
Esta matriz también se basa en 4 cajas que combinan 2 ejes: importancia y urgencia . Permite desglosar cada ítem de acuerdo con estos 2 criterios para llegar a una lectura sintética de las prioridades. Bien, evidentemente, las tareas del cuadro "importante / urgente" requieren una acción lo antes posible .
También puede tener en cuenta otros criterios, como el tiempo necesario para completar la tarea o tener en cuenta el facilidad de procesamiento .
(re) Descubrir la matriz de Eisenhower para identificar las tareas a delegar e identificar las acciones.
La técnica POMODORO
Este enfoque se basa en el hecho comprobado de que mantenerse enfocado en una multitud de tareas a lo largo de una jornada laboral sin realmente tomar descansos es totalmente contraproducente.
El objetivo del enfoque es manténgase 100% concentrado en una sola tarea durante 25 minutos (1 sesión), luego tómese un descanso antes de comenzar una segunda. Se realiza una pausa mayor después de varias sesiones. ¡Un método simple, pero una eficacia formidable!
Para leer: la técnica Pomodoro en detalle
El método NERAC
Aquí hay un enfoque que permite ganar eficiencia en la gestión del tiempo mediante la creación de una tabla simple a llenar. Su nombre nació del acrónimo al que se refiere, cada letra representa una columna de la tabla:
- "N" para Notar : esta primera columna enumera todas las acciones / tareas / proyectos a realizar sin prioridad ni orden temporal.
- "E" para Para estimar : se trata aquí de estimar la "duración esperada" de cada una de las tareas enumeradas anteriormente.
- "R" para reservar : el objetivo es mantener un cierto margen de maniobra para los imprevistos, incluido el tiempo destinado a la gestión de este último, así como los ajustes necesarios, si es necesario.
- "Tiene para Arbitrar : el grado de importancia / urgencia de cada tarea se decide especificando las decisiones relacionadas, así como su tiempo de finalización.
- "Es para Controlar : se trata de nombrar un responsable responsable de comprobar la correcta ejecución de la tarea, la consecución de los objetivos, el cumplimiento de los plazos y el análisis de las discrepancias entre la previsión y la real.
Para concluir, es importante decir que Si bien existe una gran cantidad de herramientas y enfoques diversos y variados para la priorización, nada sucederá sin una voluntad real y una cierta disciplina de su parte.
