Facilitar una reunión de trabajo - las principales fases

• ¿Por qué un taller?
• Prepara la sesión
• Dirigir el taller

Curso de una sesión

1. Antes de empezar

   Ven temprano para asegúrate de que todo esté bien : la sala configurada como desee, las herramientas de presentación en su lugar y funcionales.
   Dependiendo del modo de presentación elegido, Anote la agenda y el horario de la reunión en un rotafolio para que pueda revisarla con regularidad.
   Por experiencia, compruebe al menos el día anterior que los proyectores de vídeo o retroproyectores estén funcionando . Se evitarán algunas sorpresas desagradables el Día D: es un poco justo encontrar una solución de reemplazo en unos minutos. Además, se desviará de su preocupación actual: montar el taller.

2. Durante la sesión

   1. Introducción

      Su objetivo: hacer que los participantes se sientan cómodos a su llegada . Salúdalos personalmente, sonriendo. Darles las herramientas de trabajo y el cuestionario de satisfacción …

      Las presentaciones. Preséntese rápidamente y explique su conexión con el tema del taller.
      Toma el famoso tour de table y pide a todos que hagan lo mismo. : "¿Quién eres? ¿Por qué estás aquí? ¿Qué esperas del taller?". Si es necesario, complete para que el rol de todos sea muy claro para todos.
      Para grupos más grandes, proceda en grupos para que todos puedan identificar a los otros miembros, sus roles y problemas en el grupo. Pregunte, por ejemplo: ¿quién está en el departamento x? ¿Quién ya se ha encontrado con la situación que se abordará? etc.

      Detallar los objetivos de la jornada, la agenda y el cronograma de temas . Haga que los participantes validen el cronograma para garantizar su cumplimiento y que no haya puntos de bloqueo importantes. Anime a las personas a participar activamente en discusiones futuras.

   2. Secuencia de animación

      Por lo general, usted desempeña un papel de facilitador. Tu misión es dirigir las discusiones, evitar tiempos muertos relanzando, animar a todos los participantes a presentar su punto de vista, llegar a un acuerdo… En resumen, ¡un rol muy físico!

      Calentar: empezar desde un ángulo que sea fácil de abordar …

      Gestión del tiempo : preste atención a respetar el horario. No dude en hacerles saber que quedan 30 minutos, 10 minutos, etc. Con esta técnica, empujas a los equipos a sintetizar o por el contrario, a progresar.

      Ambiente general: Animar al grupo manteniendo un buen ambiente con algunos toques de humor en ocasiones para relajar el ambiente, permitir que todos respiren y empezar de nuevo. Sea dinámico y entusiasta. ¡Es comunicativo!

      Testimonios: no se quede en suposiciones, pida a los participantes testimonios concretos, hechos. Asimismo, pídales que expliquen cómo usarían el producto o la solución en su vida diaria. El contexto de uso es importante. El grupo no debe razonar solo dentro de la sala, sino que debe proyectarse hacia afuera.

   3. Conclusión

      Para esta fase, el término más apropiado es " hoja de balance ", o mejor aún" interrogación ". La meta es compartir el contenido del taller .

      Para decidir al final del taller, consulte las herramientas de apoyo a la decisión, incluido el voto ponderado por capital de puntos.

      Siguiendo el cronograma establecido, revisar los temas tratados, no tratados, las principales conclusiones y las decisiones tomadas, en su caso. Si es necesario, programe otro taller.
      Involucre a los participantes en el debriefing validando las conclusiones con ellos. Si se han formado subgrupos, cada uno puede tener un portavoz para entregar el resumen del trabajo. El objetivo no es rehacer el taller. Sea objetivo sobre lo que se ha dicho.

      Recoja el cuestionario de evaluación de todos los participantes.

3. El despues:

   Envíe un informe resumido del taller.

   Repase las respuestas al cuestionario y revise las fortalezas y debilidades. El objetivo: ¡mejorarte a ti mismo la próxima vez!

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