Muy a menudo, las estructuras permanecen bloqueadas en operaciones en las que las reuniones se organizan por costumbre. La cuestión de su utilidad y la forma en que se llevan a cabo no se cuestiona mientras se puedan realizar mejoras.
Pensar en otra forma de operar permite salir de la rutina, dar un nuevo impulso a los equipos y sobre todo ganar en eficiencia.
Dependiendo de sus temas y del objetivo que establezca, puede determinar la técnica de animación que mejor se adapte a su problema.
Visualiza el resultado esperado
¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué quieres conseguir al final de este? La pregunta puede parecer estúpida a primera vista, pero te permitirá definir su orientación. Puede ser para informar, reflexionar sobre un proyecto, analizar una situación, construir un plan de acción, tomar una decisión, resolver un conflicto o llegar a un acuerdo …
Una vez realizada esta elección, puede pensar en la técnica de animación más adecuada en sí misma que le facilitará el acceso al resultado. Para ayudarte, a continuación encontrarás algunas técnicas que te permitirán agregar valor a tus reuniones.
Para utilizar una imagen relacionada con la música, has decidido la obra musical que vas a componer. Ahora eres el director responsable de coordinar la actuación de tus participantes. Es tu turno !
Reglas básicas a seguir
La efectividad de un grupo es de entre 5 y 10 personas. Más allá de las 10 personas, es probable que se divida en subgrupos, y por debajo de las 5 personas, una personalidad fuerte puede destruir la eficacia del grupo. Por lo tanto, un número óptimo de participantes para la eficiencia está entre 6 y 9.
Siempre que haya varios miembros, como en una familia, cualquier institución, empresa o administración debe establecer primero las reglas del juego. No se trata de introducir regulaciones estrictas, sino de crear un clima de confianza especificando reglas simples de decoro:
- todos pueden expresarse,
- se respeta la palabra de todos,
- Todos los comentarios deben ser constructivos.
- …
Estas reglas se pueden adaptar según la respuesta que se dé.
Los diferentes tipos de animación.
La mesa redonda
El facilitador indica el tema de reflexión a los participantes que estudian antes de turnarse para hablar. Una vez finalizado el tour de table, el facilitador sintetiza las distintas reflexiones en un tablero.
Este método permite:
- promover la reflexión individual,
- involucrar toda la asistencia,
- para obtener comentarios y sentimientos de cada participante.
El mapa mental
En lugar de estar destrozado como antes, las diferentes ideas están organizadas y estructuradas. Confía en el grupo para establecer la estructura del árbol, utilizando diferentes colores o imágenes para ilustrar las diferentes palabras.
Esta técnica de animación:
- promueve la memorización,
- facilita la creatividad a través de asociaciones de ideas,
- le permite estructurar la información de la misma manera que el cerebro,
- energiza al grupo y crea interactividad.
Lluvia de ideas
- El facilitador presenta el tema de reflexión en la pizarra, que no debe subdividirse en varias preguntas.
Los participantes hablan a su conveniencia y dan rienda suelta a su imaginación. Los demás presentes no comentaron las ideas expuestas. El regulador simplemente lo reformula si lo considera necesario, anima a la audiencia a hablar, anota las ideas en la pizarra y las categoriza. - En pequeños grupos de dos o tres personas, los participantes reflexionan sobre las ideas propuestas, las clasifican priorizándolas y comparta sus pensamientos con la audiencia. Finalmente, el facilitador, siguiendo estas presentaciones, ofrece un resumen para lograr soluciones.
La lluvia de ideas permite:
- promover la aparición de nuevas ideas sin límites de imaginación,
- para implementar la creatividad,
- promover y desarrollar el trabajo en equipo.
El caso de estudio
- El facilitador expone una situación concreta sirviendo como punto de partida para la reflexión.
- Cada participante estudia la pregunta, luego se forman subgrupos de dos a cinco personas con el fin de :
para especificar los diferentes aspectos del problema,
sugerir soluciones,
retener una propuesta y exponerla claramente. - Al final, cada subgrupo presenta una síntesis a todos los participantes para identificar soluciones priorizándolas.
El estudio de caso permite:
- reflexión en profundidad,
- promover el trabajo en equipo,
- Resolver un problema.
El giro de la pregunta
- Cada participante indica en una hoja una situación relacionada con un problema de carácter técnico o de gestión de grupo.
- Todos pasan su hoja a su vecino, quien ofrece una solución.. Las hojas se distribuyen por la mesa y todos añaden sus detalles y comentarios. La hoja debe doblarse con cada pase para que los participantes no se vean influenciados por comentarios anteriores.
- La hoja vuelve al remitente quien estudia las propuestas, formarse una opinión y presentarla al grupo.
El giro de la pregunta permite:
- inspirarse directamente en las opiniones de los demás,
- abrirse a otras experiencias u opiniones,
- tomar conciencia y reflexionar sobre los temas planteados por el grupo.
La discusión de la conciliación
Tomemos el ejemplo de un grupo de trabajo en el que las reuniones tienen lugar en un ambiente tenso, donde se desarrollan animosidades entre los empleados. Si desea desatar estos nudos, tenga una conversación de conciliación.
Otro ejemplo en el que los colegas mantienen tensas relaciones profesionales a diario. Usted es consciente de que esto envenena las relaciones laborales más allá de estas disputas personales y sabotea el espíritu de equipo.
En estas situaciones, el gerente se encuentra con los protagonistas y les pide que hagan esfuerzos para trabajar mejor juntos.
En lugar de reunirse con cada colega individualmente, lo que en muchos casos será innecesario, ofrézcase a hablar con usted para que el problema se pueda solucionar definitivamente antes de que se vuelva más complejo. ¡Enfréntate al mal desde la raíz y actúa!
No se trata de organizar un combate de box en el que contarás los puntos, sino de animarlos a poner sus cartas sobre la mesa, a "vaciar su bolsa" y así liberarse de sus emociones reprimidas, destructivas para ellos. ellos mismos y los que los rodean, ya sean privados o profesionales.
Para ello, les ofreces un marco de discusión específico (todos hablan por turno, sin juicio ni crítica …).
Abordar la raíz del problema restablecerá una vez más la confianza.
Puede sugerir el mismo procedimiento antes de una reunión en la que se haya vuelto muy difícil discutir. Tener a los interlocutores liberados de sus frustraciones o de sus malentendidos permite discutir con más serenidad.
Crea tu propia técnica
Si sus sesiones no se limitan a un marco legal o institucional estricto (junta directiva, comité, etc.), puede experimentar con otra técnica para determinar el tipo de facilitación que mejor se adapte a sus preguntas.
Estos cambios, estas nuevas formas de abordar las preguntas darán un nuevo impulso a su equipo, su séquito profesional, sus reuniones y serán más eficientes.
Por lo tanto, piénselo antes de su próxima reunión y pruébelo en la sesión.
Autor - Eric CRAIPEAU -
Agregado administrativo desde 2008, en reconversión tras una carrera militar, Eric ha ocupado diversos cargos durante los cuales fue llamado a organizar y participar en numerosas reuniones en el marco de la conducción del diálogo social.
Apasionado por el desarrollo personal y las relaciones que las personas mantienen en el ámbito social y profesional, desea compartir sus experiencias y brindar algunas vías que puedan nutrir el pensamiento de todos.
Comparte su experiencia a través del libro que escribió: "Reuniones ganadoras".
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