Además, tan pronto como hablemos de una reunión, ¡La productividad rima con una agenda preparada, pensada, escrita y compartida de antemano! Esto, para evitar el síndrome demasiado frecuente de reunionitis aguda estéril …
¿Qué es una agenda?
En general, esta herramienta es una invitación a participar en un encuentro con otras personas cuidadosamente nombradas y presentadas, en un lugar, fecha y hora específicos, sobre un tema específico, todo ello acompañado de un breve programa de celebraciones.
Demasiado a menudo subestimado, una agenda eficaz y bien articulada es la clave para una reunión exitosa. Define un marco para las discusiones, prepara a todos para lo que se dirá y traza los objetivos esperados al final de la reunión. Además, los participantes toman conciencia del valor de su presencia, dando así aún más sentido a su misión.
¿Por qué crear un calendario de reuniones?
Crear y escribir una agenda que envíe, una vez finalizada, a todos los participantes de la reunión programada, ayuda a enviar el mensaje de que la reunión será realmente productiva. No invitas a todas estas personas pequeñas por el placer de verlas o para discusiones banales tan largas como estériles.
Si bien generalmente se ve como un esquema simple que detalla los temas que se cubrirán, una agenda bien articulada es mucho más que eso. Entre las principales ventajas de dicha herramienta, podemos destacar los siguientes puntos:
- permite a los participantes determinar si su presencia es o no una necesidad real (La información técnica que no justifique la presencia de su autor puede, por ejemplo, enviarse upstream por correo electrónico a todos los participantes). Esto evita un sentimiento, más o menos justificado, de una verdadera pérdida de tiempo para algunos.
- ofrece a todos la oportunidad de hacer el bien preparar la reunión, en particular sus posibles intervenciones y / o preguntas. Todos vienen con pleno conocimiento de los hechos y tienen la seguridad de haber avanzado en el tema / proyecto.
- Él enmarcar el curso de la reunión, tanto en términos de forma como de contenido, evitando así desbordes, fuera de tema, etc.
- constituye un mayor apoyo para el facilitador en su rol de director.
- él es un excelente barómetro para el éxito o no del encuentro en términos de eficiencia y productividad.
¿Cómo construir una agenda de reuniones?
Concretamente, como cualquier documento, la agenda que compartirás con tus colaboradores debe ser clara, precisa, sucinta, ¡pero también lo suficientemente atractiva para ser leída! A continuación se ofrecen algunos consejos para su preparación:
- dar un título en tu agenda: desde el primer momento, los invitados sabrán de qué va a tratarse.
- especificar el tipo de reunión : consejo de administración, asamblea ordinaria, reunión de dirección, reunión de servicio mensual, etc.
- tenga en cuenta con precisión el objetivo general de la reunión para que todos vayan en la misma dirección correcta.
- especificar la ubicación, así como la fecha y hora precisas (hora de inicio y finalización) de la reunión.
- presentar brevemente a los participantes : quién (compañeros, proveedores, abogados, etc.), por qué (función y rol de cada persona durante esta reunión).
- citar cronológicamente todos los elementos que se tratarán durante esta entrevista, con, para cada uno, el tiempo que se le haya asignado. Por supuesto, previamente habrás advertido a cada ponente y le habrás pedido el tiempo que considere necesario para la presentación de su tema. No se trata aquí de detallar cada elemento, sino de definirlo de manera muy sucinta.
- establecer el objetivo de cada punto dirigido.
- organizar algunos descansos que también se puede utilizar en caso de debates más prolongados de lo previsto inicialmente, ¡dentro de lo razonable!
- planificar tiempo extra al final de la reunión para cualquier consulta y / o la organización de una futura entrevista.
- asegúrese de que los ponentes validen su agenda y que no tienen otros temas que discutir durante esta reunión.
- corregir y / o tener corregido su agenda y envíela en el momento apropiado (al menos 1 semana antes de la reunión; tenga cuidado, algunas reuniones muy formales requieren una fecha límite legal, así como un procedimiento de convocatoria específico).
- mantén tu horario en el gran día !
Anotar
Si algunos invitados ajenos a tu empresa tienen un papel clave y no son conocidos por todos los participantes, programa tiempo al inicio de la sesión para que se presenten y se encarguen de su asistencia.
En el caso de una reunión de último minuto, a veces sucede, una vez que todos los participantes están reunidos, rodee la mesa para que todos presenten rápidamente el tema que necesitan discutir y determine la hora de finalización de su entrevista para enmarcar las cosas correctamente. el murciélago. Tome notas e informe a todos los participantes para que todos puedan estar al tanto de lo que se dijo durante esta reunión.
Muestra de agenda
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