En los negocios solemos decir: "vamos a crear un grupo de trabajo". Sea cual sea el proyecto, todo está sujeto a crear una reunión de trabajo. Según un estudio realizado por la empresa Wisembly, los ejecutivos pasan 27 días al año en reuniones. Para ello, es importante que estos grupos de trabajo estén bien construidos con un equilibrio entre la experiencia de cada persona en el proyecto y su papel dentro del colectivo.
¿Qué es un grupo de trabajo?
Un grupo de trabajo es una reunión de varias personas con el fin de diseñar y llevar a cabo un proyecto o resolver un problema.
La idea es combinar habilidades y energías para producir mejor y más de lo que cada persona haría individualmente. El interés está ahí: movilizar el poder del colectivo para resolver problemas, detectar y aprovechar oportunidades.
Pasos para crear un grupo
El primer paso es definir claramente los desafíos del proyecto. Para ello, puedes crear una ficha de proyecto que te permitirá identificar posteriormente a los miembros de tu grupo de trabajo:
- Describe los objetivos del proyecto.
- Determine una fecha de inicio y finalización para el proyecto.
- Describe el contexto inicial y el propósito.
- Decidir la estrategia a adoptar
Esto nos llevará a identificar los recursos: los expertos en cada área de actividad para lograr el entregable solicitado. Es decir, definir claramente quién hace qué para completar todas las casillas del proyecto.
Lo ideal es tener un máximo de cinco personas en un grupo de trabajo y un número impar para que las decisiones que hay que tomar las gane el mayor número.
A partir de ahí, pueden comenzar las reuniones del grupo de trabajo.
Roles dentro del grupo de trabajo
Durante este tipo de reuniones, cuando los roles de cada miembro no están definidos, podemos encontrarnos con las siguientes situaciones:
- El piloto grupal habla todo el tiempo.
- No se toma ninguna decisión
- La reunión que se suponía iba a durar 1 hora se prolonga, etc.
¿Cómo se asegura de que toda la reunión no se centre en una sola persona y de que las decisiones se tomen a tiempo?
Es fundamental determinar la contribución de cada miembro del grupo y fomentar el diálogo y la comunicación.
Como ejemplo, aquí hay un sistema de roles que se puede definir durante la reunión de un grupo de trabajo (los roles son diferentes de los roles de los expertos).
Este es un método creado por Alain CARDON, especialista en coaching de equipos que tiene como objetivo mejorar la eficiencia de las reuniones.
Los roles son los siguientes:
- Un animador : generalmente el piloto del proyecto. El facilitador está presente para facilitar el flujo de la reunión, preparar la agenda, asegurarse de que se haya abordado el tema, etc.
- Un impulso de decisión: esta persona está presente para hacer avanzar el tema. Él está ahí para alertar en caso de que no se aborden los temas del día y no se tomen decisiones.
- Un guardián del tiempo : Él se asegurará de que la reunión termine a tiempo. Ayuda en la sincronización de las intervenciones de cada miembro del grupo (si el tiempo de intervención es demasiado largo, no dudará en detener la intervención para hacer avanzar la reunión)
- Un escriba: te permite transcribir la información y las decisiones tomadas durante la reunión y luego editar un informe
- Un entrenador: el coach da un paso atrás de lo que ocurre durante la reunión y observa cómo va (si se cumplen bien los roles, escucha entre colaboradores, implicación de todos, etc.)
- Un logista: asegura la disponibilidad de equipos (computadora, retroproyector, sala de reuniones, etc.). El logista puede ser miembro externo al grupo de trabajo.
Para que este método funcione, los roles deben intercambiarse en cada reunión.
Tener diferentes personalidades (estilos de comunicación).
Hay cuatro estilos de comunicación:
- Una persona que se basa en los hechos: se comunica fácilmente y está estructurado. Habla de resultados, desempeño y metas. Su comportamiento es pragmático, directo y enérgico.
- Una persona metódica: Personalidad tranquilizadora que aporta estabilidad y método al grupo de trabajo. Habla de planificación y organización. Sus puntos fuertes: le interesan los vínculos de causa y efecto.
- Una persona centrada en el ser humano: comunicación muy expresiva, centrada en la relación con los demás. Este tipo de persona tiene muy buenas relaciones con la gente y es fácil de expresarse.
- Una persona centrada en las ideas: son personas creativas que seguramente dirán todo lo que se les ocurra. Capacidad para proyectar ideas e innovar.
Es interesante tener los cuatro estilos de comunicación en un grupo de trabajo, ya que cada uno aporta elementos clave que harán avanzar el tema.
Las pruebas están disponibles en Internet para conocer su estilo de comunicación.
En conclusión, todos tienen un papel importante en un grupo de trabajo y tienen algo que aportar a los demás miembros del equipo.
Un grupo de trabajo no debe confundirse con un grupo de participantes en una reunión (como para el lanzamiento de un proyecto por ejemplo ).
