Ubicado entre la definición inicial y la conducción real de las operaciones, la etapa de diseño es central, tanto literal como figurativamente en el proceso. En efecto, su propósito es la preparación y organización de la implementación elementos previamente definidos.
La fase de encuadre determinó los principios fundamentales, los objetivos clave, la dotación presupuestaria, la macroplanificación … Ha llegado el momento de entrar en detalles en estructurar y secuenciar con precisión las diferentes etapas. También hablamos de un repositorio de proyectos.
¿Qué incluye la etapa de diseño del proyecto?
No hay ninguna regla sobre el contenido de esta fase. Dependiendo del proyecto, el trabajo organizativo puede ser más o menos complejo y profundo. Por ejemplo, en determinados casos, se pueden elaborar especificaciones precisas resultantes de un estudio técnico preliminar. En otros casos, una simple expresión de las necesidades derivadas de la etapa de encuadre es suficiente. El método depende en gran medida de las prácticas habituales de cada empresa.
Elección de enfoque o método
En algunos casos específicos, se puede adoptar un método preciso (o punto de referencia) para todo el proyecto (Scrum, Prince…) o simplemente para una de las partes del proyecto (análisis de valor, etc.).
Diseño del plan de comunicación
El éxito de un proyecto se basa esencialmente en factores humanos. La diversidad de perfiles con objetivos propios, que componen los grupos de interés, requiere construcción y Implementar un plan de comunicación del proyecto bien construido.. Esta tarea implica el análisis de objetivos, la elección de los medios de comunicación, el presupuesto asociado así como la planificación de acciones de comunicación (reuniones, informes, etc.).
Elaboración del plan de gestión del cambio
Asociado al plan de comunicación, El problema del cambio debe pensarse lo suficientemente temprano para anticipar la resistencia. y presupuesto de las acciones necesarias. Por ejemplo: formación que se impartirá.
Organizarse para gestionar los riesgos
Para controlar los riesgos, es importante darle los medios para anticiparlos o prevenirlos. Las herramientas como la Matriz de riesgos, que clasifican cada amenaza en función de su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial, lo ayudarán.
Organización directiva
El desarrollo de un panel de administración asegura que la administración del proyecto se mantenga en el camino correcto. El diseño de las herramientas de gestión y modalidades asociadas se planifica antes de la etapa de implementación para que todo esté listo cuando llegue el momento.
Gracias a estas herramientas, puede anticipar cualquier deriva sin esperar el final del proyecto y, si es necesario, tomar las medidas necesarias (nuevos recursos, nuevos objetivos, modificación del cronograma, etc.).
Identificación y programación de tareas
Para estructurar su proyecto de manera efectiva, es necesario dividirlo en varias tareas. Al ordenarlos y clasificarlos en forma de estructura de árbol, el proyecto se vuelve más fácilmente manejable y controlable. Cada tarea a realizar está así calificada en términos de recursos humanos, económicos, técnicos y de duración.
Esta operacion se lleva a cabo utilizando la herramienta WBS (o Organigrama de tareas, en francés).
Desarrollo del cronograma del proyecto
Una vez que las tareas han sido identificadas, priorizadas y calificadas, el proyecto se puede organizar finamente a lo largo del tiempo. El diagrama de Gantt facilita esta planificaciónfijando la secuencia de tareas y posicionando los distintos hitos.
Se realiza un seguimiento periódico del progreso del proyecto. simplificado gracias a una descripción general de los diferentes pasos.
Consolidación presupuestaria
Conociendo los pasos y después de haber estimó sus cargos en "hombre * día" así como todos los demás costos, es posible compruebe que el sobre presupuestario se haya calibrado correctamente.
