Reuniendo a muchos expositores y abiertos a una gran audiencia de expertos, o al menos de especialistas en dicho campo, estos encuentros de eventos tienen como objetivo promover y desarrollar en un mismo lugar, generalmente en un período corto, los intercambios entre profesionales del mismo sector. de actividad.
Resumen
- ¿Por qué exponer en una feria comercial?
- - ¿Cuáles son las ventajas de este tipo de eventos?
- Las etapas clave
- - Antes del evento - preparación del espectáculo
- - Durante el evento
- - Después de la operación
¿Por qué exponer en una feria comercial?
Estos eventos, en virtud del hecho de que reúnen oferta y demanda para un mismo evento, ¡son excelentes oportunidades para aprovechar! Como siempre, ¡con la condición de que prepares cuidadosamente tu participación y no dejes nada al azar!
La presencia en una feria no es una herramienta reservada al departamento de comunicación. Es una palanca muy relevante para varios departamentos de la empresa. Por supuesto, ante todo los vendedores, pero también los jefes de producto, jefes de mercado, jefes de oficina de diseño, etc. Identificar nuevos prospectos, fidelizar a los clientes, conocer nuevos socios, sentir las tendencias del mercado, oportunidades para aprovechar o estar al día de las últimas innovaciones… ¡Todas estas son oportunidades que ofrece la participación en una feria!
¿Qué ventajas ofrece una feria comercial?
Entre los muchos intereses que se expondrán en una feria comercial, encontramos:
- visibilidad de la empresa: el hecho de estar presente en los medios de comunicación de una feria amplía enormemente el campo de visibilidad de una empresa. De hecho, estos soportes se distribuirán a muchos visitantes, aumentando así las oportunidades de contacto para la empresa. Además, quien dice stand, dice folletos comerciales y otros medios de comunicación específicos del expositor (objetos publicitarios, muestras, etc.). Estos soportes son imprescindibles en este sentido, en cantidades adecuadas y optimizados para la ocasión. La participación en un evento de este tipo puede, además, dar credibilidad a una nueva entidad en el mercado.
- presentación de nuevos productos / servicios: un salon est une occasion en or de montrer à un panel de potentiels clients ou acteurs experts en la matière un nouveau savoir-faire ou une innovation (maquettes, prototypes, démonstrations, projection de films ou bien lors de présentations ou conférences en public organisées par el salon).
- encuentro con nuevos prospectos: muchos visitantes de la feria son compradores potenciales. ¡Es una oportunidad única para acercarse y conquistarlos!
- la lealtad del cliente: entre los visitantes, algunos ya son clientes del expositor. Un programa puede ser una oportunidad para forjar relaciones más sólidas con ellos, proporcionarles ofertas / descuentos específicos relacionados con el programa, etc. En definitiva, ¡mantenerlos en tu libro de clientes y sobre todo hacer que quieran quedarse allí!
- tejer nuevas sinergias: Los eventos profesionales son una oportunidad única para interactuar con nuevos socios de diferentes orígenes (proveedores, inversores, patrocinadores, etc.).
- humanización de las relaciones: aquí hay una gran oportunidad para intercambiar con sus clientes / proveedores / socios comerciales de una manera más humana (en torno a una bebida, durante una pausa para el almuerzo, una cena, un cóctel, etc.) y, a veces, incluso para poner finalmente una cara en un contacto. !
Participar en una feria comercial: los pasos clave
La participación en una feria comercial es realmente como un proyecto. Sobre todo, debería ser Elija cuidadosamente los eventos profesionales a los que asistirá en función de sus objetivos y estrategia. Luego viene el tiempo de preparación: ¿quién participará? ¿Qué herramientas de comunicación se utilizarán? ¿Qué visuales? ¿Qué stand elegir?… Construir una retroplanificación será oportuno para tener una buena visibilidad de las tareas por venir, su organización en cuanto a cronograma, duración, medios, etc.
En el día, cada empleado presente debe conocer su rol. Deben estar listos folletos comerciales y otros materiales promocionales. El stand atractivo y bien colocado.
Una vez que se cierran las puertas de la feria y se desmantela el stand, viene un trabajo de debriefing, feedback y seguimiento cuidadoso para sacar los mejores beneficios de este evento.
Antes del evento: prepárate para el espectáculo
Una feria no se puede preparar en el último minuto. Generalmente, es la organización que crea el espectáculo la que guía a los expositores en su viaje. La inscripción para un evento profesional como expositor se suele realizar con meses de antelación. Algunas manifestaciones son draconianas en la organización y no toleran ningún retraso. ¡Por tanto, es fundamental estar bien informado para hacerlo con antelación! Cuanto más avanzado se haga el registro, mayores serán las posibilidades de obtener un stand en una ubicación ideal y una configuración adecuada. Primero registrado, primero servido (¡de acuerdo con los presupuestos individuales y las posibilidades, por supuesto!).
Previamente, es fundamental realizar correctamente establecer los objetivos relacionados con este evento. La elección del espectáculo se hará en función de estos: sector de actividad, temática, lugar, fechas, talleres / conferencias / posibles debates, etc. Entonces es necesario determinar los medios que serán asignados: presupuesto, recursos humanos, materiales, etc.). Idealmente, la designación de un equipo de proyecto "espectáculo" que reúna a personas de diferentes departamentos (marketing, comunicación, ventas, etc.) que pilotearán el proyecto en su conjunto es una garantía de éxito. Sobre todo porque, en general, se planifica un espectáculo de un año para otro.
Una vez que todo esto esté validado, ¡es hora de actuar!
Retro Planning
¡Esta es la herramienta imprescindible para preparar una feria! En efecto, la fecha, siendo raras veces modificable el lugar exacto (en todo caso, por razón de los expositores), es imprescindible partir de allí para desplegar, de forma retroactiva, toda la planificación del proyecto "participación en dicha feria".
Por lo general, los pasos son los siguientes:
- Registro de la empresa al evento
- reserva de la ubicación: la ubicación del stand en la feria así como su tamaño son principalmente una cuestión de presupuesto.
- configuración del stand según ubicación: paso esencial para el éxito, ¡trabajar con el siguiente paso!
- reserva de mobiliario y decoración : el stand será la identidad de la empresa durante la duración del espectáculo. Por tanto, es fundamental cuidar el diseño, los colores, la atmósfera de estos últimos.
- reserva de hoteles y posible transporte para el equipo que estará en el estrado
- verificación de la validez de las tarjetas de identidad / pasaportes / visas necesario (prestar atención a los retrasos administrativos)
- preparación de medios de comunicación (folletos, visuales, logotipo de la empresa, señalización, elementos publicitarios, maquetas, prototipos, tarjetas de visita, película de la empresa, etc.)
- iniciar la comunicación (redes sociales, mailings, encartes publicitarios, etc.) así como invitaciones
- entrenar e informar al equipo quien estará en el estrado
Lista de Verificación
En los días previos al espectáculo hasta el día anterior al evento, son necesarias algunas comprobaciones:
- ubicación y mobiliario completo
- Asignación de habitaciones de hotel y billetes de viaje.
- distribución de insignias de acceso a las salas VIP y otras calcomanías para vehículos
- verificación de cartones, folletos y otros medios de comunicación
- constitución cartulina "kit para todo": tijeras, bolígrafos, cinta adhesiva, grapas, pegamento, papeles, toallas de papel, toallas de papel, vajilla, productos de limpieza, etc.
- comprobando las conexiones en el soporte
- código de vestimenta del briefing: ¡siempre con el espíritu de que el equipo presente en la feria represente la imagen de la empresa!
Durante el evento
Ejecutar un stand en una feria comercial no se limita a quedarse detrás del mostrador hasta que un visitante se digna acercarse. Así que aquí hay algunas ideas para un programa exitoso:
- tenga listo su stand tan pronto como se abran las puertas de la feria
- ir a los visitantes y darles una cálida bienvenida (ser acogedor y sonriente, evitando el estilo meloso)
- ofrecer café y bollería o cualquier otro producto local
- anotar en un documento facilitado a tal efecto cada contacto establecido (nombre, datos de contacto, empresa, función, recomendación a seguir después de la feria, etc.) para mantener actualizado su expediente de clientes y ampliarlo.
- descubrir los stands de otros expositores (esto puede dar ideas para una participación futura, pero también permite hacer un reloj discreto en un sector definido)
- animar o participar en las distintas actividades del espectáculo: conferencias, debates, talleres, etc.
- permanecer activo y dinámico hasta que se cierren las puertas de la feria (nada más prohibitivo para un visitante ver a un expositor plegar su stand antes de la hora)
Después de la operación
Una vez pasado el evento, el trabajo no acaba ahí. Los contactos comerciales, las solicitudes de documentación y similares deben tratarse con prontitud. Para ello, es aconsejable contar con el documento cumplimentado por los distintos miembros del equipo de la feria.
Un debriefing sobre la participación en el espectáculo también es esencial para tener en cuenta cualquier inconveniente para rectificarlos y ser aún mejor la próxima vez.
